Netiketa, kterou byste měli vědět
Zatímco všichni každý měsíc používají e-maily pro alespoň některé obchodní komunikace, někteří z nás budou používat e-mail jako denní nástroj k naší profesionální práci. Budeme používat e-mail pro komunikaci se zákazníky, spoluhráči, nadřízenými a případnými novými nájemci nebo případnými novými zaměstnavateli. A ano, tito lidé nás budou soudit svou schopností vytvářet jasnou a profesionální psanou zprávu.
Etiketa e-mailu, nebo "netiquette", byla kolem 27 let po World Wide Web. Netiquette je soubor široce přijímaných zásad, jak ukázat respekt a kompetence v e-mailu. Je smutné, že jsou lidé, kteří si nikdy nevšimli čas na to, aby se naučil e-mailové netikety pro obchodní nastavení. Ještě horší: existují lidé, kteří zaměňují e-mailovou netiketu s volným a neformálním stylem textových zpráv.
Nedovolte, aby špatně vytvořený e-mail zabránil vaší důvěryhodnosti u zákazníka nebo nadřízeného nebo potenciálního zaměstnavatele. Zde jsou pravidla pro netechnickou poštu, která vám budou dobře sloužit a ušetřit na pracovišti rozpaky.
01 z 10
Vložte e-mailovou adresu jako poslední, co děláte před odesláním.
To se zdá být proti-intuitivní, ale je to vynikající forma. Počkáte až do konce vašeho psaní a korektury dříve, než přidáte e-mailovou adresu k hlavičce e-mailu. Tato technika vám ušetří rozpaky nad náhodným odesláním zprávy příliš brzy, než dokončíte svůj obsah a korekturu.
To je zvláště důležité pro delší e-mail s citlivým obsahem, jako je například odeslání žádosti o zaměstnání, odpověď na otázku zákazníka nebo komunikaci špatných zpráv vašemu týmu. V těchto případech odložení e-mailové adresy zvyšuje bezpečnost, když potřebujete chvíli odejít z vašeho e-mailu, abyste si sbírali své myšlenky a nacvičení svých slov do vaší mysli.
Pokud odpovídáte na e-mail a považujete obsah za citlivý, stačí dočasně smazat e-mailovou adresu příjemce, dokud nebudete připraveni k odeslání, a pak jej znovu přidejte. Můžete také alternativně odstranit a vložit e-mailovou adresu příjemce do souboru Poznámkový blok nebo do stránky OneNote, napsat e-mail a potom znovu a znovu vložit e-mailovou adresu.
Věřte nám o tom: prázdná e-mailová adresa, zatímco při tvorbě vám ušetří podstatný smutek jeden den!
02 z 10
Zkontrolujte trojnásobně, že odesíláte e-mailem správnou osobu.
To je zvláště důležité, pokud pracujete ve velké společnosti nebo ve vládním oddělení. Při odesílání citlivého e-mailu na adresu "Mike" nebo "Heather" nebo "Mohammed" bude váš e-mailový software chtít prediktivně zadat celou adresu. Populární názvy, jako jsou tyto, budou mít mnoho výsledků ve vašem firemním adresáři , a mohli byste se nechtěně poslat ošklivě později svému viceprezidentovi nebo důvěrnou odpověď na lidi v účetnictví.
Díky pravidlu č. 1 o netiketu jste ponechali adresy do konce, takže trojnásobná kontrola e-mailové adresy příjemce by měla probíhat hladce jako poslední krok před odesláním!
03 z 10
Vyhněte se odpovědi všem, zejména ve velké společnosti.
Když obdržíte vysílání zaslané desítkám lidí, je rozumné odpovědět pouze odesílateli. To platí zejména v případě, že jde o společnost vysílanou s velkými distribučními seznamy.
Například: generální manažer pošle celou společnost o parkování na jižním pozemku a požádá lidi, aby respektovali očíslované a přidělené stánky, které zaměstnanci platí. Pokud kliknete na tlačítko "odpověď na všechny" a začnete si stěžovat, že ostatní zaměstnanci zasáhnou vaše osobní vozidlo a poškrábání barvy, můžete ublížit své kariérní postup tím, že se stanete společností shmuck.
Nikdo nechce přijímat zprávy, které se na ně nevztahují . Ještě víc, nikdo neví, že by si stěžoval na skupinu nebo slyšel o vašich osobních stížnostech vysílaných ve formátu vysílání.
Vyhněte se tomuto faux pasu a použijte individuální odpověď na odesílatele jako výchozí akci. Rozhodně viz Pravidlo č. 9 níže.
04 z 10
Používejte profesionální pozdravy místo hovorových výrazů.
Nejlepší způsob, jak spustit profesionální e-mail, je některá z následujících verzí:
1. Dobré odpoledne, paní Chandra.
2. Dobrý den, projektový tým a dobrovolníci.
3. Ahoj, Jennifer.
4. Dobré ráno, Patricku.
NEVYSTAVUJTE za žádných okolností profesionální e-mail:
1. Hej,
2. Sup, tým!
3. Ahoj, Jen.
4. Mornin, Pat.
Hovorné výrazy jako "hej", "yo", "sup" se vám mohou zdát přátelské a teplé, ale ve skutečnosti narušují vaši důvěryhodnost v obchodním prostředí. Zatímco můžete určitě použít tyto rozhovory v rozhovoru, jakmile máte důvěryhodný vztah s druhou osobou, je špatné používat tyto slova v obchodním e-mailu.
Navíc je špatná forma, aby se zkratky pravopisu, jako 'ráno'. Je velmi špatná forma ke zkrácení něčího jména (Jennifer -> Jen), pokud vás tato osoba výslovně nepožádá.
Stejně jako u každé inteligentní obchodní komunikace, je smysluplné chybět na straně příliš formální a demonstrovat, že věříte v etiketu a respekt.
05 z 10
Zajistěte si opravu každé zprávy, jako by na ní závisla vaše profesionální pověst.
A opravdu, vaše reputace je snadno odstraněna chudou gramatikou, špatným pravopisem a špatně zvolenými slovy.
Představte si, jak váš profesionál zaujme hit, pokud náhodou pošlete zprávu " Musíte zkontrolovat svůj metr , Ala ", když jste opravdu chtěli říci, " musíte zkontrolovat svou matematiku, Alma" . Nebo když říkáte, že " zítra mohu udělat intervue ", když jste mysleli " zítra mohu udělat rozhovor ".
Korektujte každý odeslaný e-mail; dělejte to, jako by vaše profesionální pověst závisí na tom.
06 z 10
Stručná a jasná čára předmětů dosáhne zázraků (a pomůže vám to přečíst).
Řádek předmětu je jak název komunikace, tak způsob, jak shrnout a označit váš e-mail, aby byl snadno nalezen později. Mělo by jasně shrnout obsah a jakoukoli požadovanou akci.
Například řádek předmětu: "káva" není příliš jasný.
Místo toho vyzkoušejte "Předvolby pro kávu zaměstnanců: je zapotřebí odpověď"
Jako druhý příklad je předmět " vaše žádost " příliš vágní.
Místo toho vyzkoušejte jasnější předmět, jako je například: " Vaše žádost o parkování: jsou požadovány další podrobnosti" .
07 z 10
Použijte pouze dvě klasická písma: Arial a Times Roman, s černým inkoustem.
Může to být lákavé přidat do svého e-mailu stylové písmo a barvy, aby to bylo úžasné, ale je lepší použít černé 12-ti nebo 10-ti písmeny Arial nebo Times New Roman. Podobné varianty jako Tahoma nebo Calibri jsou také v pořádku. A pokud upoutáte pozornost na určitou frázi nebo kuličku, pak může být pomalý červený inkoust nebo tučné písmo velice užitečné.
Problém je v okamžiku, kdy se vaše e-maily začnou stát nekoherentní a nezaostřeným, nebo začnou sdělovat maverick nebo rušivý postoj z vaší strany. Ve světě podnikání lidé chtějí, aby komunikace byla důvěryhodná a jasná a krátká, nikoli ozdobná a rušivá.
08 z 10
Vyhněte se sarkasmu a negativním / snootským tónům za každou cenu.
E-mail vždy nedokáže zprostředkovat vokální vjem a jazyk těla. To, co si myslíte, že je přímý a přímočarý, může skutečně narazit na to, že je drsné a přiměřené, jakmile je vložen do vašeho e-mailu. Nepoužívat slova "prosím" a "děkuji" způsobí záporné podproudy. A to, co považujete za humorné a světlo, by mohlo skutečně přenášet jako bláznivé a hrubé.
Poskytování úctyhodného tónu a poctivého chování v e-mailu trvá praxe a spousta zkušeností. Pomáhá, když si přečtete e-mail nahlas na sebe, nebo dokonce i na někoho jiného, než jej pošlete. Pokud se něco o e-mailu zdá být špatné nebo tvrdé, přepište jej.
Pokud jste stále zasekli s tím, jak v e-mailu vyslovit tón něčeho, pak vážně zvažte zvednutí telefonu a doručování zprávy jako rozhovoru.
Pamatujte, že e-mail je navždy a po odeslání této zprávy ji nikdy nemůžete stáhnout.
09 z 10
Předpokládejme, že svět bude číst váš e-mail, a tak naplánujte odpovídajícím způsobem.
Ve skutečnosti je e-mail navždy. To může být předáno stovkám lidí během několika vteřin. Tuto výzvu mohou požádat donucovací a daňoví auditoři, pokud by se někdy vyšetřovalo. Dokáže to dokonce i do zpravodajství nebo sociálních médií.
Jedná se o širokou a děsivou odpovědnost, ale je to taková, že my všichni raději: to, co píšete v e-mailu, by se mohlo snadno stát veřejným poznatkem. Vyberte si slova pečlivě a pokud si myslíte, že existuje nějaká šance, že by vás mohla kousnout zpět, pak vážně zvažte, že zprávu vůbec neposíláte.
10 z 10
Vždy skončíte s krátkým "poděkováním" a podpisovým blokem.
Síla jemností jako "děkuji" a "prosím" je neměřitelná. Také několik vteřin, které obsahují váš profesionální podpisový blok, mluví o vašem pozornosti k detailu a že jste se podíleli na vaší komunikaci tím, že označíte své jméno a kontaktní informace.
Dobrý den, Shailesh.
Děkujeme za váš dotaz na naše služby výšivky v TGI Sportswear. Byl bych rád, kdybych s vámi mluvil o telefonu, abych vám sdělil víc o našich variantách sportovních bund. Mohli bychom vás také navštívit v našem showroomu později tento týden a mohu vám ukázat naše vzorky osobně.
Na jaké číslo vás mohu zavolat? Jsem připravena mluvit po 13:00 dnes.
Děkuji,Paul Giles
Ředitel Klientských služeb
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vaše branding je naše zaměření"