Použití finančních technik pro zdůvodnění akvizice IT Asset
Odůvodňující investice do IT je kritická dovednost pro každého, kdo pracuje v technologii. Zatímco mnoho rozhodnutí o investicích do IT bude vedeno vedením v IT organizaci, často návrhy na nové vybavení nebo služby přicházejí od pracovníků IT. Je důležité porozumět terminologii a základním technikám pro případ investování do nového zařízení. Jedna věc je požádat o výměnu softwaru help desk. Pravděpodobně slyšíte: "Budeme se na to podívat - bla bla bla". Případně řekněme, že něco jako "nahrazení našeho softwaru help desk ušetří 35 000 IT ročně a zaplatí za sebe za 3 roky" získáte mnohem více pozitivní odpovědi od vašeho IT managementu. Můžu vás ujistit.
Tento článek vám poskytne základní dovednosti potřebné k analýze a vytvoření ocenění pro navrhovanou IT investice. Potřebujete porozumět základům dříve, než se ukážete v těchto finančních technikách. Sledujte budoucí články, kde vám poskytnu pokročilejší analytické techniky pro odůvodnění investice do IT v zařízení nebo službě.
Základní terminologie analýzy IT investic
Kapitálové výdaje (CAPEX): Kapitál je termín používaný k odlišení nákupu, který má užitečnou životnost více než rok. Například, když společnost koupí notebook pro zaměstnance, očekává se, že notebook bude trvat 3 nebo 4 roky. Účtovníci vyžadují, aby tento typ investic do IT byl v daném období účtován, místo aby byl vykázán v roce, kdy byl zakoupen. Společnost obvykle používá zásady týkající se životnosti zařízení, stejně jako minimální částku v dolaru pro investiční výdaje. Klávesnice, která stojí 50 dolarů, by například nebyla považována za kapitál.
Odpisy: Odpisování je metoda, která se používá k rozložení nákladů kapitálové investice do IT po dobu životnosti nákupu. Předpokládejme například, že účetní pravidla pro kapitál používá lineární odpis. To jen znamená, že odpis bude stejný každý rok. Řekněme, že si koupíte nový server za 3000 dolarů s očekávanou životností 3 roky. Odpisy z této investice do informační technologie budou každoročně 3 roky. To je znehodnocení.
Peněžní tok: Peněžní tok je pohyb peněžních prostředků z podnikání. Potřebujete porozumět rozdílu mezi hotovostními a nepeněžními položkami. Obvykle se při výpočtu hodnoty investic do IT používá hotovost. Odpisy jsou nepeněžní náklady, což znamená, že podkladové aktivum bylo již uhrazeno, ale rozložíte náklady po dobu životnosti aktiva. Původní nákup investice do IT by byl při finanční analýze považován za odliv hotovosti.
Diskontní sazba: Jedná se o poměr použitý při analýze, aby se zohlednil fakt, že dnes dolar stojí za dolar za 5 nebo 10 let. Použití diskontní sazby v analýze investic do informačních technologií je metodou pro stanovení budoucích dolarů z hlediska dnešních dolarů. Samotná diskontní sazba je předmětem mnoha textových knih. Pokud potřebujete velmi přesnou diskontní sazbu pro vaši společnost, obraťte se na účetní oddělení. V opačném případě budeme používat něco jako 10%, což představuje inflaci a míru, kterou může firma vydělat za peníze, které nebyly investovány do vašeho IT vybavení. Je to trochu příležitostná cena.
IT investiční analýzy
Existuje mnoho metod, které pomáhají při hodnocení investic do IT (kapitál). To skutečně závisí na druhu investice, kterou děláte, a splatnosti IT organizace při hodnocení nákupu kapitálu. Velikost organizace může také hrát určitou roli. Mějte však na paměti, že to je něco, co nevyžaduje hodně času, a dokonce i když pracujete pro malou až středně velkou organizaci, bude toto úsilí oceněno.
V tomto článku se podíváme na 2 jednoduché investiční techniky IT. Chtěla bych vás povzbudit k tomu, abyste společně používali oba společně, sdělí vám komplexnější představu o hodnotě navrhované investice do IT.
- Čistá současná hodnota
- Doba návratnosti
Čistá současná hodnota (NPV)
Čistá současná hodnota je finanční technika, která line-up sérii peněžních toků v průběhu času a slevy každý v aktuálním období. Čistá současná hodnota zohledňuje časovou hodnotu peněz. Je typické sledovat příjmy z peněz a peněžní odtoky za období 3 až 5 let a slevit čistý příliv snížený o čistý odliv do jedné hodnoty. Je-li číslo pozitivní, pak projekt přidá hodnotu organizaci a pokud je NPV záporná, znamená to nižší hodnotu organizace. Skutečná síla analýzy NPV je při porovnávání alternativních investic do IT. NPV poskytuje relativní hodnotu investičních scénářů v oblasti IT a ten, který má nejvyšší NPV, je obvykle převzat z ostatních alternativ.
Složitá část výpočtu čisté současné hodnoty je skutečná čísla, která se mají použít při analýze. Na odtokové straně rovnice můžete použít celkové náklady investice spolu s náklady na údržbu a náklady na realizaci. Vstupní strana může být obtížnější. Pokud investice do IT generují přírůstkové výnosy, je to docela rovně vpřed a můžete tyto čísla použít ve své analýze. Pokud je příliv (nebo výhody) na měkké straně, což znamená, že jsou subjektivnější, jako jsou časové úspory, je mnohem obtížnější odhadnout.
Nejlepší, co můžete udělat, je dokumentovat předpoklady a jít se svým střevem. Uveďme příklad, kdy investujete do softwaru help desk. Výhodou takové investice je úspora času pracovníky IT a možná i zvýšená spokojenost uživatelů. Pokud nahrazujete stávající balík softwaru help desk, můžete z tohoto systému také ušetřit peníze na údržbu. Musíte rozdělit přítoky a odtoky, abyste provedli analýzu čisté současné hodnoty (NPV) pro váš investiční návrh v oblasti IT.
Vstupy: Příjmy nebo výhody vyplývající z investice do IT mohou být subjektivní a méně přesné. Často je výhodou IT investice úspory času, spokojenosti zákazníků nebo jiných "měkkých" čísel. Zde je několik příkladů přílivu.
- Uložené náklady na údržbu z důchodového softwaru
- Čas ušetřený IT zaměstnanci kvůli vyšší efektivitě
- Zvýšené příjmy
Odtoky: Odtoky jsou obvykle snazší odhadnout, ale některé mohou být i subjektivní. Zde je několik příkladů odtoků.
- Náklady na software (licenční poplatky atd.)
- Údržba
- Externí prováděcí náklady
Tento zvětšený obrázek ukazuje jednoduchou investiční analýzu IT s použitím analýzy čisté současné hodnoty (NPV). Aplikace Excel dělá tento typ analýzy velmi jednoduché. Má také funkci k výpočtu NPV. Jak můžete vidět z obrázku, jsem stanovil příliv a odtok podle roku a poté vypočítala NPV na základě diskontní sazby 10%.
- Analýza NPV: Investice do IT Screenshot (velký obrázek)
Doba návratnosti
Výsledek analýzy období návratnosti ukazuje, jak dlouho trvá investice do IT, aby se investice navrátila. Obvykle se uvádí v letech, ale závisí na časovém horizontu analýzy. Období návratnosti může být jednoduchým výpočtem, ale pouze s velmi jednoduchým souborem předpokladů. Zde je vzorec pro výpočet období návratnosti investice do IT. Obecně platí, že čím je doba návratnosti kratší, tím méně riziková je investice do IT.
[Náklady na IT investice] / [Roční hotovost z investic do IT]
Podívejme se na scénář, kde kupujete kus softwaru pro elektronický obchod za 100 000 dolarů. Předpokládejme, že tento software zvyšuje tržby o 35 000 dolarů každý rok. Výpočet doby návratnosti by byl 100 000 USD / 35 000 USD = 2,86 roku. Takže tato investice by sama zaplatila za 2 roky a 10 měsíců.
Existuje významná nevýhoda výpočtu doby návratnosti pomocí takového jednoduchého souboru předpokladů. Je velice nepravděpodobné, že příjmy plynoucí z investice do IT skutečně přicházejí rovnoměrně po delší dobu. Je mnohem realističtější, aby příjmy byly nerovnoměrné. V takovém případě se musíte podívat na kumulativní roční přírůstek výnosů, dokud nebude původní IT investice "placena".
Zvažte stejný příklad výše. Předpokládejme, že v prvním roce je čistý nárůst tržeb z investice do IT 17 000 USD. V letech 2, 3, 4 a 5 činí 29 000 dolarů, 45 000 dolarů, 51 000 dolarů a 33 000 dolarů. Přestože se jedná o průměrný roční nárůst tržeb ve výši 35 000 USD, doba odplutí je odlišná z důvodu nerovných příjmů plynoucích z této investice. Doba návratnosti v příkladu je ve skutečnosti delší než 3 roky, což je delší než původní výpočet s použitím průměru. Při pohledu na kumulativní nárůst výnosů zjistíte, kdy je pokryta původní investice. V tomto příkladě zjistěte, kde jsou pokryty náklady na investice do IT (100 000 USD). Vidíte, že k tomu dochází mezi rokem 3 a rokem 4.
Kumulativní nárůst výnosů:
- Rok 1 - 17 000 USD
- Rok 2 - 46 000 dolarů
- Rok 3 - 91 000 dolarů
- Rok 4 - 142 000 dolarů
- Rok 5 - 175 000 dolarů
Podívejte se na ukázkový výpočet tabulky Excel pro výpočet doby návratnosti.
IT Investiční návrh
Zatímco výpočty jsou důležité v investiční analýze IT, není to všechno. Důrazně doporučuji, abyste sestavili návrh místo toho, abyste vytiskli tabulku nebo e-mailovali výsledky. Zamyslete se nad svým finančním ředitelem jako s publikem při sestavování návrhu. Nakonec, jestli může skončit na svém stole stejně.
Doporučil bych, abyste návrh spustili s krátkým shrnutím navrhované investice do informačních technologií (kapitál) a následně stručným souhrnem výsledků analýz (spolu se souhrnnými výpočty). Nakonec přiložte podrobnou analýzu tabulky a máte profesionální návrh, který váš šéf ocení.
Váš balík návrhů pro investice do IT může zahrnovat:
- Shrnutí: jeden nebo dva odstavce shrnující navrhované investice do IT.
- Odůvodnění: jeden nebo dva odstavce shrnující výsledky vaší analýzy spolu s technikou, kterou jste použili (včetně souhrnné tabulky)
- Výtisk: čistý výtisk tabulky aplikace Excel s podrobnou analýzou
Sample Excel tabulka
Vzorové tabulky aplikace Excel mají 3 listy včetně:
- souhrn
- Výpočet čisté současné hodnoty (NPV)
- Výpočet návratnosti
- Investiční analýza IT - verze Excel 97-2003
Máte-li jakékoli dotazy týkající se odůvodnění investic do informačních technologií, dejte mi e-mail nebo příspěvek ve Fóru nového tech.