Existuje mnoho dobrých důvodů, proč digitalizace papírových dokumentů může být obrovskou pomocí, pokud jde o uspořádání vaší domácí kanceláře (nebo vlastně vašeho domova). Za prvé, můžete se zbavit spousty dalšího papíru, který je napuštěn do zásuvek a souborů nebo do cenného místa na stole.
Digitální soubory (dokonce i PDF) mohou být konvertovány do prohledávatelných souborů pomocí softwaru OCR (Optical Character Recognition), který se obvykle dodává s tiskárnou (HP má velmi cool video, které vysvětluje, jak funguje OCR a jak může pomoci zjednodušit úkol zjednodušení vašeho života).
To znamená, že nejenže se vaše informace nezachytí v žádném pokoji, je mnohem jednodušší najít, než by to bylo na papíře. A můžete si uložit své digitální soubory, které se vám líbí - na CD nebo DVD, na flash disku, v online úložišti nebo na všechno výše. Takže si můžete být jisti, že když něco potřebujete, můžete si na ně dát ruce.
Když spustíte digitalizaci vašich domovských souborů, je to ten správný čas pro vytvoření organizované sady souborů, které vám usnadní život. Přemýšlejte o kategoriích papírování, které potřebujete, a nastavte složku pro každou z nich. Příjem kreditní karty v jedné složce; pojištění vozidel papírování v jiném; účty za telefony, potvrzení o prodeji potravin, účty pro opravy domů atd., mohou být všechny uvedeny samostatné složky. V každé složce vytvořte podsložky pro každý rok (nebo měsíc). Je to mnohem jednodušší začít s organizovaným systémem a jednoduše přidávat nové papíry do správného souboru, když jedete, než je snaha o uspořádání systému pokaždé, když dostanete nový doklad.
Ujistěte se, že váš skener nebo tiskárna jsou dodávány se softwarem OCR (software ABBYY FineReader se zdá být součástí balíčku s mnoha testovanými tiskárnami a skenery). Pokud nenájdete žádné, nezapomeňte na paniku. Existuje velká šance, že již máte v počítači nějaký slušný software OCR, pokud používáte systém Windows. Chladný software OCR, který už máte , vás provede procesem vyhledávání a používání tohoto softwaru spolu s vaším skenerem, abyste vytvořili upravitelné dokumenty.
Samozřejmě, to přináší další důležitý bod: Musíte mít alespoň skener pro dokumenty, pokud to uděláte. Nemusí to být drahé ani fantazie. Pokud nemáte jeden, nyní je vhodný čas, abyste hledali jeden; začněte s těmito recenzemi skenerů fotografií a skenerů dokumentů pro některé nejlepší nákupy. Pokud nechcete mít samostatný skener, pomůže vám to levná tiskárna vše v jednom .
Takže tady je těžká část. Nastavení systému není příliš složité; dokonce ani skenování papírování nebude příliš tvrdé. Co je těžké, je ujistit se, že to automaticky provedete pokaždé, když získáte nové potvrzení nebo papírování. V opačném případě se papíry začnou znovu hromadit a budete mít pocit, že ztrácíte čas. Takže se držte!