Představte si sebe, nastavte kontext a nechte ho krátký
Okamžité zasílání zpráv může být pro vás standardní komunikační metodou, ale někteří lidé ji stále považují za zastrašující. Pokud jste zvyklíte na posílání zpráv nebo na přátelé a kolegy, můžete si možná neuvědomit, jak může vypadat text z levého pole na nový kontakt. Tento typ překvapení je obzvláště zájmem v podnikatelském kontextu. Používáte-li texty v podnikání, pamatujte si na etiketu s obecnou zprávou a postupujte podle několika jednoduchých pravidel chování.
Oprávnění k odeslání textové zprávy
Byla osoba, kterou chcete, souhlasit s tímto způsobem? Nepředpokládejte, že každý má vždy mobilní telefon, který přijímá textové zprávy nebo je online k přístupu k rychlým zprávám prostřednictvím sítě, Facebooku nebo jiných programů pro rychlé zasílání zpráv. Zeptejte se osobně nebo v telefonickém rozhovoru, jakým způsobem lidé chtějí kontaktovat. Mohli byste zjistit, že mají omezený textový plán nebo že se na jejich pracovištích odrazuje používání IM.
Představte si při odeslání počáteční zprávy
Představte se ve své zprávě a učiňte ji stručnou. Zatímco se může zobrazit vaše jméno, přezdívka nebo telefonní číslo, v závislosti na použitém způsobu zasílání zpráv , příjemce vidí text mimo kontext. Spusťte zprávu s intro a referenčním rámcem, například:
- "Jsem Joan Smith z XYZ Consultants. Máte čas diskutovat o otázce, kterou jste mi minulý týden telefonovali?"
- "Je to Brad Jones z účetnictví, mám otázku o vaší žádosti o úhradu. Máte na to čas odpovědět, nebo vám mám zavolat později?"
Tímto způsobem vyhneme tomu, aby se vaše zpráva zdála náhodná a možná špatně směřovaná otázka od osoby, kterou si příjemce může pamatovat jen nejasně nebo vůbec ne.
Zatímco mnoho programů pro rychlé zasílání zpráv má archiv, který umožňuje lidem zjistit, kdo jste a co jste mluvili v minulosti, je obvykle dobré se představit ještě více krátce v následujících rozhovorech, zejména pokud jste změnili svůj přezdívku nebo telefonní číslo.
Uchovávejte první zprávu řetězce
Začněte pouze úvodem a kontextem, dokud osoba neodpoví. V opačném případě můžete napsat a odeslat podrobnou zprávu, která není nikdy vidět. To je dobrá praxe pro všechny řetězce zpráv.
Pokračujte zdvořile, pokud nedojde k žádné reakci
Odeslání textové zprávy nebo IM a nedostání odpovědi může znamenat několik věcí. Tato osoba by vás mohla ignorovat, avšak osoba s největší pravděpodobností nesleduje telefon nebo počítač, aby viděla vaši zprávu. Po uplynutí určitého časového období následujte další zprávu, ale také se pokuste kontaktovat osobu e-mailem nebo telefonicky. Pokud je to vhodné, můžete také zastavit u osobního stolu.
Tyto protokoly se shodují s tím, jakým způsobem se lidé rádi obracejí. Zatímco zasílání zpráv může být jediným způsobem, jakým chcete komunikovat, není to vůbec první volbou pro každého. Chcete-li mít produktivní pracovní vztahy, pochopte a respektujte, že lidé mají různé preference.