Uložte své e-maily a složky v Gmailu úplnou zálohou
Služba služby Gmail je robustní a dobře podporovaná společností Google. Nicméně Gmail - jako primárně e-mailové řešení založené na webu - není k dispozici, když ztratíte konektivitu. Navíc někteří lidé používají svůj účet Gmail (nebo placený účet G Suite) pro obchodní účely, které vyžadují určitou formu uchovávání a obnovy dokumentů nad rámec toho, co nabízí bezplatné prostředí Gmailu.
Použijte jedno z několika různých řešení archivace, abyste zajistili, že nikdy nebudete bez důležitých zpráv, bez ohledu na okolnosti.
Použijte aplikaci Outlook nebo Thunderbird ke stažení e-mailů služby Gmail
Pomocí aplikace Outlook nebo Thunderbird nebo jiného e-mailového klienta pro stahování e-mailů Gmailu můžete stahovat jako POP3, který bude ve vašem e-mailovém klientovi skutečně ukládat zprávy místně. Udržujte zprávy v e-mailovém softwaru, nebo ještě lépe zkopírujte důležité e-maily do složky na pevném disku. Budete muset povolit přístup POP3 v nastavení účtu Google v části Přesměrování a POP / IMAP . Naleznete zde také pokyny pro konfiguraci pro nastavení služby POP pro Gmail v poštovním klientovi.
Jedinou nevýhodou pro načítání POP3 je to, že pokud se váš počítač rozbije nebo vaše místní složky zkorumpují, ztratíte archiv.
Můžete také nastavit službu Gmail ve vašem emailovém programu jako IMAP. Tento přístup synchronizuje váš e-mail z cloudu s počítačem, takže v případě, že všechny e-maily zmizí ze serverů společnosti Google (nebo jiného poskytovatele webové pošty), může váš e-mailový klient skutečně synchronizovat s prázdným serverem a odstranit místní kopie. Pokud přistupujete ke službě Gmail prostřednictvím služby IMAP, můžete tyto zprávy přetáhnout nebo uložit na pevný disk jako zálohu. Samozřejmě byste to museli dělat pravidelně - než vzniknou problémy na serveru. Více "
Stáhněte si archiv z Google Takeout
Chcete-li stáhnout jednorázový archiv celého účtu Gmail, navštivte stránku Google Takeout.
- Navštivte Takeout a přihlaste se s pověřeními účtu, který vás zajímá o archivaci. Použití položky Takeout můžete použít pouze s přihlášeným účtem.
- Vyberte službu Gmail a volitelně můžete zahrnout i další údaje související s Google, které chcete exportovat. Rozbalovací nabídka pro službu Gmail vám umožňuje vybrat konkrétní etikety pro export, pokud nepotřebujete všechny staré e-maily.
- Klepněte na tlačítko Další . Společnost Google nabízí tři možnosti, které musíte přizpůsobit, než budete pokračovat:
- Typ souboru. Vyberte typ souboru, který může počítač spravovat. Ve výchozím nastavení vám dává soubor ZIP, ale také podporuje extrakci do gzipového tarballu.
- Velikost archivu. Vyberte největší velikost souboru, který může počítač spravovat pro jednotlivé segmenty většího archivu. Ve většině případů je vhodný limit 2 GB.
- Způsob doručení. Řekněte Takeout kam umístit kompletní archivní soubor. Vyberte si z přímého odkazu ke stažení nebo (po udělení oprávnění) přesměrovat přímo na Disk Google, Dropbox nebo OneDrive.
- Google vás po odeslání e-mailu dokončí.
Archivované soubory služby Gmail se zobrazují ve formátu MBOX, což je velmi velký textový soubor. E-mailové programy jako Thunderbird mohou nativně číst soubory MBOX. U velmi rozsáhlých archivních souborů byste měli namísto pokusu analyzovat textový soubor použít e-mailový program kompatibilní s MBOX.
Služba Google Takeout nabízí zobrazení vašeho účtu Gmail v okamžiku zobrazení; nepodporuje přírůstkovou archivaci, takže dostanete všechno, pokud se neomezíte na konkrétní štítky. Přestože můžete požádat o odběr archivů kdykoli budete chtít, použití Takeout pro opakované výpisy dat není efektivní. Pokud potřebujete vytahovat data častěji než jednou za kalendářní čtvrtletí, najděte alternativní způsob archivace.
Používejte službu Online Backup
Backupify zálohuje osobní informace z Facebook, Flickr, Blogger, Kalendář Google a Kontakty, LinkedIn, Twitter, Webová alba Picasa a podobné služby. Předtím, než se zavážete zaplatit za službu, dejte jí zdarma 15denní zkušební verzi.
Případně zkuste Upsafe nebo Gmvault. Upsafe nabízí zdarma až 3 GB úložného prostoru, zatímco Gmvault je open-source projekt s multiplatformní podporou a robustní komunitou vývojářů. Více "
Selektivní archivace pomocí datových pravidel
Pokud nepotřebujete všechny své e-maily, zvážit selektivnější přístup k archivaci e-mailů.
- Přesměrování . Když obdržíte e-mail, který víte, že jej chcete zachovat, předávejte ho individuálně na archivační účet jinde. Chcete-li uchovat kopii toho, co pošlete, použijte e-mailovou adresu účtu archivace na řádku BCC.
- Automatické přesměrování . Řekněte službě Gmail kopírování nebo zaslepení kopírování všech přijatých e-mailů (nebo BCC všech zaslaných e-mailů) na konkrétní e-mailovou adresu.
- IFTTT recept . Oblíbená webová stránka If This Then That vytvoří recepty (v podstatě skripty, které stanoví, že když dojde k události X, událost Y by měla následovat), abyste mohli nastavit konkrétní akce Gmailu pro spuštění konkrétní činnosti. Recepty IFTTT jsou zvláště užitečné, když potřebujete nastavit vlastní pravidla a používat zdroje mimo ekosystém společnosti Google.
- Předat dál Evernote nebo OneNote . Nastavte alias me@onenote.com k importu e-mailů přímo do přiřazeného notebooku OneNote nebo použijte vlastní e-mailovou adresu Evernote pro protokolování zpráv do Evernote.
Přemýšlej před archivem!
Tam je chata průmyslu zálohování služeb, které naznačují, že musíte zálohovat své e-maily, aby oni jednoho dne magicky zmizí navždy.
Přestože společnost Google smí smazat váš účet za porušení podmínek služby nebo může hacker získat kontrolu nad svým účtem a odstranit některý nebo celý archiv, jsou tyto výsledky poměrně vzácné. Společnost Google, jako poskytovatel robustní e-mailové platformy založená na cloudovém směru, nemá tendenci ztrácet zprávy ani náhodně odstranit účty bez důvodu.
Ačkoli může mít oprávněný důvod zálohování vašeho účtu, zálohy nejsou obvykle nutné. Mohou skutečně otevřít vaše e-maily k ještě většímu úniku dat, když propojíte další produkty a služby s vašimi účetními nástroji v Gmailu, které nemusí být stejně bezpečné jako vlastní cloudová platforma společnosti Google.