Můžete dostat všechny své e-maily tím, že omezíte množství e-mailů, s nimiž se musíte kdykoli vypořádat.
Máte-li zprávy ve více než déle ...
... ve vaší doručené poště, "řešit každou zprávu v okamžiku, kdy přijde" -proces nefunguje pro vás.
Není to tvoje chyba. Tento přístup může fungovat pouze pro ty, jejichž jediným úkolem je co nejrychleji odpovídat na e-maily.
Naštěstí mírně odlišná třída vám umožní pracovat nepřetržitě e-mailem, stále odpovídat v přiměřené době, nemáte žádné emaily po měsících a zbavíte se nevyplněných e-mailů.
Získejte a zůstaňte na špičce vašeho e-mailu snadno jednat s tím zítra
Získejte svůj e-mail:
- Dej pozor .
- Ujistěte se, že automatická kontrola pošty a nové ohlášení jsou vypnuty.
- Zabývejte se veškerou poštou, která dorazila včera , v tolika dávkách, které považujete za vhodné.
- Čím méně šarží, tím lépe. Pokud se všichni včera zacházíte se všemi včerejšími zprávami, je pravděpodobné, že jste na to vynaložili nejméně času a úsilí.
- Časový plán pro zpracování e-mailu .
- Zabývejte se zprávami v pořadí.
- Pokud zpráva vyžaduje výzkum, naplánujte výzkum pro zítřek a nechte odesílatele vědět, že se k nim vrátíte. Pokud je zapotřebí více práce, naplánujte si delší dobu.
- Ujistěte se, že při dokončení práce najdete původní zprávu . Musí stačit odesílatel, a co je nejdůležitější, datum uvedené spolu s úkolem. V Mac OS X Mail můžete také použít LinkABoo .
- Můžete použít inteligentní složku, která zobrazuje pouze zprávy, které přišly včera, používají příznaky (například dny označené barvou střídavě) nebo se spoléhají na řazení podle data příjezdu.
- Můžete pravidelně kontrolovat doručenou poštu pro všechny e-maily vyžadující naléhavou akci .
Pokud to vaše práce vyžaduje, zpracujte poštu častěji než denně - například třikrát denně. Bez ohledu na to, jaké období si vyberete, zásadním prvkem je, že seznam e-mailů je během práce na něm uzavřen.
Proč denní zpracování e-mailové schránky?
Pokud se s poštou nemusíte zabývat častěji, vyzývám vás, abyste zkusili každodenní zpracování. Má další výhody:
- Neočekávaně nastavíte precedent odpovědi okamžitě, závazek, který nelze splnit.
- Denní plán je snadný k udržování a zapamatování.
- Můžete si vybrat správný denní čas pro každý typ zprávy.
Nejprve zacházejte s nejjednoduššími emaily!
Dokonce i když to není váš styl,
- experimentujte s tím, abyste nejprve nejprve odeslali nejjednodušší zprávy.
Jakmile se dostanete k náročnějším e-mailům, ustálený pokrok je trochu zkrotil. Pokud jste rychle prozkoumali komplikované, než jste se vyhnuli snadnému, strávil jste nějaký čas s řešením.
Co když ztratím den vyprázdnění mé doručené pošty?
Pokud vám chybí pár dní kvůli cestování nebo svátcích, není to velký problém.
- Zabývejte se e-maily, jako kdyby přišli včera.
Často procházíme dva dny nebo dokonce týden e-mailu, který nevyžaduje tolik času a úsilí než manipulace s jedním dnem.
Pokud je hromada e-mailů natolik vysoká, že se s tím nemůžete vypořádat během jednoho dne, nechte další strategii pomoci:
Jak vymazat nevyřízený e - mail
Chcete-li se zbavit nevyřízených e-mailů:
- Vytvořte nový adresář.
- Přesuňte všechny nevyřízené e-maily ze složky Doručená pošta do této složky.
- Každý den a předtím, než něco jiného, udělejte něco alespoň s jednou zprávou ve složce nevyřízených záloh.
- Nemusíte na něj odpovídat. Nemusíte ji podávat. Něco udělej. Najděte například stránky, které vám mohou pomoci. Nebo se podívejte na e-mailovou adresu (nebo číslo) někoho, kdo by vám mohl pomoci.
- V některých dnech uděláte toto minimum. Skvělý! V mnoha dalších se vypořádáte s hromadou zpráv. Skvělý!
- Vyřizujte veškerou novou poštu, jak je uvedeno výše.
Tyto strategie jsem se naučil od Mark Forster's Do It Tomorrow a dalších tajemství časového řízení (porovnávejte ceny), všude kolem skvělé knihy, pokud chcete získat vše a stále máte čas hrát (porovnávejte ceny) - Mark Forster je první splátka časového řízení.