Rozhodování o tom, který EDMS balíček je správný pro práci, kterou uděláte, je klíčem k úspěšnému provedení procedur pro správu dokumentů ve vaší kanceláři. Podívejme se na pět největších balíčků a zvážíme jejich výhody a nevýhody před tím, než si je koupíte.
01 z 05
Spolupráce se sebou
Autodesk Vault Collaboration se dodává ve dvou variantách: Vault pro AEC a Vault pro výrobu. V závislosti na tom, jaký typ práce uděláte, jeden z nich vám určitě poskytne všechny nástroje EDMS, které budete potřebovat. Vzhledem k tomu, že produkt Vault je produkt společnosti Autodesk, můžete si být jisti, že jsou plně vyvinuty a těsně integrovány s příslušným designovým softwarem společnosti Autodesk. Každý program má rozšířenou funkcionalitu, pokud používáte vertikální aplikace AutoCAD jako primární návrhový balíček. To neznamená, že Vault je omezen na práci s těmito programy, ale není. Vault je integrován s MicroStation a celou řadou produktů řady Microsoft Office, ale jeho skutečná síla spočívá v tom, jak dobře se váže do různých návrhových balíků Autodesk.
Můj tým pracuje v oblasti infrastruktury a Civil 3D je náš hlavní návrhový software. S ohledem na to přecházíme celou firmu mimo společnost Meridian a přesuneme se na Vault AEC Collaboration kvůli dalším výhodám, které nám poskytuje při sdílení dat mezi soubory, které žádný jiný software EDMS nemůže poskytnout. Vzhledem k tomu, že Civil 3D vytváří v rámci jediného výkresu všechny své konstrukční informace (zarovnání, povrchy apod.), Musíte manuálně vytvořit datový odkaz, který umožní uživatelům sdílet tato data mezi soubory. Vault AEC má tuto funkcionalitu již zabudovanou: když zavřete soubor uvnitř Civil 3D, Vault zasáhne a zeptá se, zda chcete sdílet tyto konstrukční informace s každým dalším výkresem v projektu Vault. Jedním kliknutím na tlačítko a to, co kdysi bylo mátlým ručním procesem, se děje důsledným a efektivním způsobem.
Mezi produkty Vault a AutoCAD jsou desítky dalších integrací, jako je automatické propojení s nástrojem Set Sheet Set Manager, takže můžete v jednom kroku vygenerovat celé sady výkresů a automaticky aktualizovat hlavičky a krycí listy, když změníte vlastnosti projektu a přidáte nebo mažete soubory. Vault je velmi výkonný a přizpůsobitelný balíček EDMS a dostává mé nejvyšší doporučení pro každého, kdo pravidelně používá produkty společnosti Autodesk. Více "
02 z 05
Integrovaný poledník
Meridian Integration je velmi výkonný balíček EDMS, který má některé z nejpokročilejších integračních funkcí dostupných na trhu. Meridian pracuje s téměř libovolným významným softwarovým balíčkem, který máte ve svém systému a má vysoce rozvinuté rozhraní se všemi hlavními CAD systémy. Zatímco se nezaměřuje na žádné konkrétní odvětví AEC, Meridian má velmi pěkné generické ovládací prvky pro integraci se standardními aplikacemi AutoCAD, MicroStation a dalšími balíčky. Chcete-li se přesunout nad rámec toho, Meridian nechal otevřené programovatelné uživatelské rozhraní, které můžete použít k přizpůsobení programu pro přístup ke skoro jakékoli funkci v rámci těchto CAD systémů.
Tato škálovatelnost je jednou ze silných stránek společnosti Meridian; můžete opravdu přizpůsobit program vašemu vlastnímu procesu workflow jen s trochou programování. Pokud nemáte programátor na zaměstnance, většina prodejců nabízí přizpůsobení za přiměřené ceny. Tento program jsme použili na naší současné pozici po více než deset let a podařilo se nám dát dohromady některé funkce, které šetří čas a minimalizují investice. Přemístění projektu, dávkové vykreslování, elektronické podpisy a půl tuctu dalších přizpůsobení nám ušetřily nespočet tisíců zúčtovacích hodin.
Meridian schopnost sledovat změny v souboru, vytvářet zálohy a revize s jediným kliknutím, a zobrazit a red-line soubory, aniž by bylo nutné otevřít skutečný výkres, jsou fantastické nástroje. Budu vás varovat, že je to složitý systém a je zde i určitá křivka učení, která se podílí na tom, aby se uživatelé spokojili s tím. Meridian je velmi soustředěný v aplikaci Autodesk Inventor, ale je tak konfigurovatelný, že jeho přizpůsobování různým průmyslovým odvětvím není problém vůbec. Při práci s aplikací Inventor však provádí úžasnou práci při vytváření katalogů součástí, sledování revizí komponent a vytváření vizualizačních souborů. Pokud je program Inventor primárním programem, pak je Meridian určitě balíčkem pro vás. Více "
03 ze dne 05
Adept
Adept od společnosti Synergis Software je plně vybavený software pro správu dokumentů, který obsahuje všechny standardní základní postupy, které pravděpodobně najdete v jakémkoli pokročilém systému EDMS. Umožňuje úplnou konfiguraci vlastních polí v metadatech, kontrolu dokumentů uživatelemi, kontrolu verzí a audit trasy, aby bylo možné sledovat, kdo dělal to, co a kdy, na všechny vaše soubory.
Adept se silně zaměřuje na zpracovatelský průmysl a integruje se s programy jako Inventor a SolidWorks , což znamená, že Adept má schopnost přímo propojit s prvky výkresu, jako jsou atributy a názvy bloků, automaticky generovat díly a účty seznamů materiálů. Adept má také integrovaný klient, který běží uvnitř libovolného softwaru AutoCADu a poskytuje uživatelům přímý přístup k souborovým strukturám projektu bez nutnosti opustit AutoCAD. Stejně tak má Adept identickou integraci do produktové řady Bentley MicroStation.
Protože je to tak silně zaměřené na výrobu, integrace společnosti Adept se systémem SolidWorks od společnosti Dassault je jednou z jejích nejsilnějších součástí. Uživatelé mají přístup k dílům a sestavám, mohou na nich spouštět dotazy týkající se stavu, dokonce vyhledávat v několika revizích a automaticky aktualizovat součásti svého návrhu prostřednictvím panelu úkolů Adept, který běží zcela uvnitř SolidWorks. Prostřednictvím tohoto podokna můžete procházet libovolnou částí nebo sestavou a pohybovat se nad ní myší, abyste získali popisky, které zobrazují aktuální stav každé součásti. Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na libovolný soubor v databázi a otevřít / upravit, aniž byste museli opustit otevřený soubor. To je velký spořič času: můžete upravovat kusy vašeho návrhu za běhu a okamžitě vidět změny, které se odrážejí ve vašich celkových plánech, aniž byste museli zavírat soubor.
Adeptův jediný negativní je také jeho největší pozitivní: je to opravdu určeno pro zpracovatelský průmysl. Pokud je to váš svět, Adept může být pro vás ten správný EDMS. Pokud se vaše práce primárně v jakémkoli jiném průmyslu AEC, možná budete chtít vyhnout tomuto balíčku a hledat něco lépe přizpůsobeného tomu, co děláte. Více "
04 z 05
AutoEDMS
AutoEDMS ze softwaru ACS je software pro správu dokumentů, který může oslovit menší firmy. AutoEDMS má standardní vstupní / výstupní, pracovní tok, revizi a blok titulků, které spojují ovládací prvky, které očekáváte v každém balíku EDMS, ale nad rámec toho, udržuje věci poměrně jednoduché. AutoEDMS nemá pokročilá data a součásti, které propojují řadu svých konkurentů, ani nesou špičkové nástroje pro přizpůsobení a integraci větších programů. To není nutně špatná věc. Někdy je jednodušší rozhraní vše, co potřebujete, tak proč koupit program, který vám dává více, než kdy budete používat?
AutoEDMS je spíše generickým systémem správy dokumentů, který umožňuje základní ovládání centrální databáze pro ukládání a manipulaci se soubory namísto zaměření na průmyslové balíčky. Integruje se s aplikacemi AutoCAD, MicroStation, SolidWorks a dalšími podobnými produkty, ale nenabízí plně rozšířené datové propojení, které dělají další balíčky EDMS.
Pokud se chcete poprvé přesunout do EDMS, může to být pro vás dobrá volba. Jednodušší rozhraní zajistí spokojenosti vašich zaměstnanců se základními pojmy správa dokumentů, aniž by to zaměňovalo s desítkami pokročilých funkcí, které možná nikdy nebudete potřebovat. Začněte s malým softwarem, jako je tento, a dejte si sami a vašim zaměstnancům čas, abyste se stali pohodlnými v prostředí EDMS, než se přesunete do robustnějšího balíčku, který se specializuje na vaše odvětví. Více "
05 z 05
Control Central
Obsah Centra od společnosti Ademero je spíše přímým balíčkem pro správu dokumentů než systémem EDMS, ale vzhledem k tomu, že umožňuje ukládat a přistupovat k libovolnému typu souboru pomocí svého původního programu, rozhodl jsem se ho zahrnout zde. Content Central je rozšířený systém správy souborů, který umožňuje zachovat všechny soubory ve struktuře definovaných složek projektu a přiřadit rozšířené informace každému souboru v rámci této struktury. Má standardní funkce check-in / out a obsahuje nástroje pro automatické pojmenování a indexování souborů.
Na rozdíl od většiny ostatních balíčků EDMS má Control Central také funkčnost vestavěnou pro skenování dokumentů a použití funkcí automatického rozpoznávání, aby zjistila, co jsou a kde se nacházejí ve vašem projektu. To může být velmi hezká vlastnost pro vyřizování faktur a smluv od konzultantů a klientů. Tento program má také velmi pěkný systém pro sledování schválení a sdílení / spolupráci na souborech s ostatními uživateli.
Z technického hlediska je tento balíček poněkud omezený. Nemá integraci, kterou byste mohli chtít s vaším designovým balíčkem a nemá jednoduchý plug-in pro přístup k databázi zevnitř jiného softwaru. Většina vaší správy souborů má být provedena přímo prostřednictvím klienta Control Central, který právě spouští soubory v programu, který je vytvořil, když na ně dvakrát kliknete. Tento software vypadá více soustředěný na generický model správy kanceláří než na inženýrské, ale má pěkné funkce, které mohou být přijaty pro malou až středně velkou firmu AEC. Více "