Definice a výhody Groupware, Software pro spolupráci
Termín groupware odkazuje na několik typů spolupracujících pracovních prostředí podporujících počítač. S důrazem na interoperabilitu a kolektivní práci v nastavení pro více uživatelů spolupracuje software pro spolupráci jako portál, od kterého uživatelé vytvářejí a aktualizují dokumenty řízené verzí, spravují online obsah, sdílejí prostředky jako kalendáře a schránky a poskytují prostřednictvím chatu a zpráv .
V některých případech je groupware samostatným nástrojem, stejně jako platforma OnlyOffice pro spolupráci dokumentů nebo platformu Intuit Quick Base pro správu dat. V ostatních případech funguje groupware jako systém správy obsahu (jako u aplikace WordPress) nebo plnohodnotný intranet (jako u služby SharePoint).
Termín groupware zahrnuje jak velmi široké, tak velmi specifické implementace softwaru. Co je však pro libovolnou definici společné, je, že více uživatelů spolupracuje ve stejném prostředí pomocí stejných nástrojů a procesů.
Výhody a funkce Groupware
Groupware umožňuje pracovníkům na pracovišti i členům geograficky rozptýlených týmů pracovat mezi sebou prostřednictvím internetu nebo intranetu . Tyto softwarové aplikace obvykle poskytují mnoho výhod :
- Autentizace a protokolování - standardní způsoby přístupu k groupware, protokolům o tom, kdo dělá co, záznamy splňující požadavky právního zjišťování
- Komunikace - nástroje pro chat, diskusní skupiny se závitem, soukromé poštovní schránky
- Interaktivní pracovní políčka, editace souborů v reálném čase, sdílená správa úloh
- Objevitelnost - centrální ukládání souborů a informačních zdrojů podporovaných robustním vyhledávacím nástrojem
- Koordinované pracovní postupy - procesy spravované skupinou, které spravují schválení, recenze, korektury atd., Stejně jako podpora procesů řízení projektů
- Řízení podnikových znalostí - vnitřní wiki, chráněné referenční dokumenty, skupinové záložky, sdílené archivy hesel, historie řízení verzí
- Správa sociálních zájmů a reputace - skupiny uživatelů, profilové odznaky, přizpůsobení profilů uživateli, gamifikace prostřednictvím uživatelských úrovní a soutěží uživatelů o interakci
Nejen zaměstnanci velké společnosti, kteří využívají skupinový software. Pro podnikatele a nezávislé pracovníky umožňují tyto nástroje snadné sdílení souborů, spolupráci a komunikaci přes projekty se vzdálenými klienty, a to vše z pohodlí domácí kanceláře.
Různá řešení groupware podporují různé funkce. Většina skupinových prostředí nenabízí všechny výše uvedené funkce, ale mnohé nabízejí podmnožinu v různých kombinacích. Jedna výzva při výběru správného řešení groupware pro danou podnikovou potřebu spočívá v vyvážení funkcí, které každá potenciální platforma nabízí vzhledem k potřebám organizace.
Skupinové softwarové příklady
Lotus Notes společnosti IBM (nebo Lotus Software na webových stránkách IBM Lotus) byl jedním z nejčasnějších softwarových programů pro spolupráci a stále je používán v mnoha kancelářích dnes. Microsoft SharePoint je dalším významným groupware řešením, které je ve velkých podnicích dobře zavedeno.
Mezi rozsáhlé komplexní balíčky groupware, mimo nabídky IBM a Microsoft, patří:
- G-Suite - platforma Google e-mailů, dokumentů a sociální spolupráce
- Zoho Jeden podnik zaměřený na malé a střední firmy
- Salesforce - platforma pro správu vztahů se zákazníky
Navíc prosperující ekosystém skupinového softwaru s případy cílené spotřeby nabízí flexibilitu při hledání nejlepších řešení pro použití s dražší komplexní groupwarovou sadou nebo místo ní:
- Basecamp, populární placený nástroj pro správu projektů
- Huddle, která nabízí bezplatný, ale omezený účet a placené účty
- Xero, který nabízí v cloudu kompletní online účetní systém
- WordPress, bezplatná platforma pro webový obsah