Jak správný nástroj online spolupráce může změnit způsob, jakým pracujeme
Týmová práce je jedním z nejdůležitějších aspektů moderního pracoviště. Široká dostupnost internetu však znamená, že členové týmu by mohli být téměř kdekoli na světě. Aby týmová práce byla efektivní, je důležité, aby společnosti přijaly moderní pracovní postupy a technologie, které pomáhají spolupracovníkům, ať jsou kdekoli, sdílejí svou práci jednoduchým a účinným způsobem. Zde přichází dobrý nástroj pro online spolupráci . Pokud se chystáte přijmout - nebo navrhovat přijetí - nástrojů online spolupráce, seznam níže uvedených výhod online spolupráce vám a vaší organizaci může pomoci rozhodnout o této užitečné technologii .
Je snadné sledovat projekty
Nástroje online spolupráce mají různé možnosti sledování projektů, které členům týmu usnadňují vidění vývoje projektu od prvního dne. Ze sledování toho, kdo provedl nejnovější změny dokumentu, jak byl dokument před změnami, a označil kolegu, aby mohl dokument zkontrolovat, nebylo nikdy snadnější spravovat projekt. Nástroje online spolupráce odstraňují potřebu používat e-mail jako primární prostředek pro komunikaci s členy týmu, takže je třeba zcela odstranit potřebu prohledat do doručené pošty ztracený dokument.
Členové týmu mohou být kdekoli
Dokud mají připojení k internetu, členové týmu mohou pracovat vzdáleně odkudkoliv na světě. To znamená, že je možné, aby byl tým zcela rozptýlený, a přitom stále pracoval organizovaně. Spolupracovníci v různých státech nebo dokonce v zemích mohou snadno spolupracovat na tomtéž projektu, což pomůže organizacím spojit nejlepší projektový tým bez ohledu na umístění zaměstnanců. To také znamená, že zatímco zaměstnanci jsou mimo kancelář na služební cestě, nemusí být odpojeni od projektu a mohou přispět k tomu, jako by byli na svých pracovních stolech.
Snadné hlášení
Téměř všechny pracovní projekty mají s nimi nějaký druh sdělení a doba hlášení je obvykle stresující. Někdy je snadné ztratit přehled o některých aktivitách, které byly provedeny pro určitý projekt, zejména když pracujete s velkým týmem. Použitím dobrého nástroje online spolupráce je však snadné rychle generovat podrobné přehledy, které zahrnují všechny aktivity spojené s určitým projektem, čímž členům týmu poskytne více času na práci na činnostech generujících výsledky.
Akce se provádějí rychle
S dobrým nástrojem online spolupráce již není potřeba uspořádat schůzku nebo telefonát, abyste si mohli prohlédnout dokumenty. Dokumenty mohou být nahrány do nástroje a recenzenti mohou být automaticky upozorněni e-mailem, že byly nahrány dokumenty. Posuzovatelé pak mohou anotovat dokument a provést potřebné změny a upozornit všechny členy týmu, že dokument byl přezkoumán a je připraven. Díky tomu je mnohem snazší udržet stabilní a organizovaný workflow na projektu, přičemž členové týmu okamžitě přispějí, pokud je to nutné.
Dokumenty jsou uloženy na jednom místě
Tím je snadné, aby všichni členové týmu měli přístup ke všem potřebným dokumentům, bez ohledu na to, kde se nacházejí. Zaměstnanci také nemusí ukládat dokumenty na paměťovou kartu USB nebo jiné úložné médium, pokud hodlají pracovat na nich vzdáleně, a okamžitě se zobrazí všechny aktualizace dokumentu. Není třeba, aby různé verze dokumentu byly zasílány e-mailem a členové týmu stále vědí, kde najdou nejnovější verzi dokumentu.