Jak bezpečně sdílet soubory s lidmi
Služba SharePoint Online, služba cloud založená společností Microsoft, je součástí plánu Office 365 nebo ji lze získat jako doplněk serveru SharePoint. Hlavním zájmem o nové a vylepšené služby SharePoint Online je zlepšit interaktivní konverzace online a usnadnit a bezpečnější sdílení dokumentů na cestách.
Pokud již používáte službu SharePoint Online, můžete předvídat inovované služby. Služba SharePoint Online nyní zahrnuje používání na mobilních telefonech a tabletech a bezproblémový společenský zážitek. Součástí aplikace Office 365 je také OneDrive for Business, profesionální verze aplikace OneDrive pro ukládání dokumentů v cloudu, která umožňuje synchronizaci se soubory uloženými na počítači nebo na firemním serveru.
Uspořádání oprávnění a uživatelů ve skupinách
Oprávnění pro sdílení dokumentů v službě SharePoint Online se nejlépe provádí podle požadovaného přístupu uživatele. Úrovně oprávnění pro službu SharePoint Online zahrnují:
- Návštěvníci - prohlížení dokumentů v prohlížeči
- Členové - upravují nebo přispívají dokumenty
- Majitelé - mají úplné oprávnění ze stránky SharePoint Online
Pro návštěvníky ke stažení dokumentů musí oprávnění obsahovat přístup "číst".
Nové názvy skupin mohou být vytvořeny pro vytvoření konkrétní skupiny uživatelů nebo týmové spolupráce . "Designery stránek", "autoři" a "zákazníci" jsou příklady.
Sdílení dokumentů mimo organizaci
Externí uživatelé jsou zpravidla dodavatelé, konzultanti a zákazníci, s nimiž chcete čas od času sdílet dokumenty.
Majitelé služby SharePoint Online, kteří mají úplné oprávnění k řízení, mohou sdílet dokumenty s externími uživateli. Externí uživatelé mohou být přidáni do skupin návštěv uživatelů nebo členů, aby lépe spravovali oprávnění pro sdílení dokumentů.
- Sdílejte hostující odkazy. Odkaz na hosta lze sdílet prostřednictvím e-mailu a zobrazit dokumenty z knihovny dokumentů služby SharePoint Online. Chcete-li minimalizovat riziko sdílení dokumentů s někým jiným, můžete požadovat, aby se externí uživatelé přihlásili. Tento krok vyžaduje, abyste nastavili uživatele v skupině oprávnění Návštěvníci (nebo neoprávněná skupina uživatelů s povolením přístupu ke čtení), aby se zajistilo, otevřené anonymními uživateli.
- Sdílet s členy. Pokud mají externí uživatelé předplatné služby Office 365 nebo jsou členy vašeho webu, můžete požádat o jejich přihlášení předtím, než přistupujete ke sdíleným dokumentům. Tento krok předpokládá, že jste je přidali do skupiny oprávnění členů. Externí uživatelé bez sady Microsoft Office mohou stáhnout soubor, pokud mají přístup ke čtení.
- Sdílejte veřejný odkaz z produktu OneDrive for Business. OneDrive je úložiště dokumentů uložené v sadě Office 365, pokud byla služba upgradována. OneDrive se nejlépe používá ke sdílení souborů s externími veřejnými uživateli oddělenými od knihovny dokumentů služby SharePoint Online. OneDrive lze považovat za konečnou verzi dokumentu pro veřejné prohlížení - například jako odkaz na webové stránky nebo blog. Knihovna dokumentů služby SharePoint Online může být zdrojem, takže můžete vytvořit kopii aplikace OneDrive, která vám pomůže rozlišovat dvě oblasti, pokud se rozhodnete používat aplikaci OneDrive tímto způsobem.
- Sdílení dokumentů uvnitř vaší organizace. Interní uživatelé jsou lidé ve vaší organizaci nebo v jiných odděleních. Typicky sdílíte dokumenty jinak, v závislosti na tom, zda pracujete a spolupracujete ve skupině, nebo zda poštujete dokumenty na intranetu, aby ostatní mohli zobrazit aktuální stav znalostí nebo verze dokumentu.
- Sdílet s členy. Použití Office 365 s aplikací SharePoint Online poskytuje přístup k aplikacím Office Web Apps, lehké služby založené na prohlížeči, které můžete použít k vytváření, úpravě a sdílení dokumentů online. Uživatelé s aplikací Microsoft Office mohou synchronizovat soubory ze svého počítače se soubory uloženými v SharePoint Online a sdílet je s členy. Uživatelé se službou Microsoft Office mohou také synchronizovat soubory a složky ze služby SharePoint Online s počítačem nebo mobilním zařízením, které pracují offline.
- Sdílet s nonmembers. Předpokládejme, že nikdo ve vaší organizaci nemá předplatné Office 365, dokumenty lze sdílet v závislosti na skupině oprávnění. Například nonmembers, jako jsou výkonné týmy ve vaší organizaci, mohou být potřeba hodnotit knihovnu marketingových dokumentů, kde jsou na poli zaznamenávány informace o trhu nebo zkušenosti zákazníků.
- Sdílejte od aplikace OneDrive. S aplikací OneDrive můžete sdílet soubory s interními uživateli. Jednotku OneDrive můžete použít jako oblast stagingu před přesunutím dokumentů do knihovny dokumentů služby SharePoint Online.