Jak automaticky aktualizovat text v dokumentech aplikace Word

Použití propojeného textu ve více souborech MS Word šetří čas

Aktualizace stejného textu pro více dokumentů aplikace Word může být časově náročná, pokud budete mít spoustu dokumentů k úpravám, bude to opravdu časově náročné. Naštěstí obsahuje MS Word velmi užitečnou funkci odkazu, která dokáže celý proces opravdu snadno, ale musíte se na to připravit.

Tento typ propojení je užitečný, pokud je text ve všech dokumentech stejný a pokud je třeba text aktualizovat, je třeba celý text aktualizovat . Jedná se o velmi specifický scénář, ale ten, který vám může ušetřit spoustu času, pokud jej používáte.

Řekněme například, že máte 20 dokumentů Microsoft Word nastavených pro tisk 20 různých adresářových štítků a každá stránka má desítky štítků. Pokud si myslíte, že byste někdy museli tyto adresy aktualizovat, můžete se vyhnout tomu, abyste to zvládli ručně tím, že vytvoříte samostatný dokument obsahující seznam 20 adres. Pak stačí propojit 20 dokumentů na jednu stránku s adresami, takže když aktualizujete adresu, aktualizuje se i jakýkoli dokument, který se k němu připojuje.

Dalším příkladem, který vám pomůže pochopit koncept propojení dokumentů aplikace Word, můžete vidět, pokud máte několik dokumentů aplikace Word s vaším jménem napsaným v každém z nich, ale brzy se oženíte. Místo toho, abyste se později vrátili ke každému dokumentu, abyste změnili své příjmení, stačí napsat odkaz na jiný dokument a poté, když aktualizujete vaše příjmení tam, vaše jméno se změní ve všech ostatních dokumentech!

Jak můžete vidět, je to jednoduchý způsob, jak nahradit text v několika dokumentech aplikace Word najednou. Opět je ovšem užitečné pouze vložení stejného bloku textu všude a text bude muset být v určitém okamžiku aktualizován.

Poznámka: Tento typ textového propojení není stejný jako hypertextové odkazy, které při kliknutí otevírají webové stránky nebo jiné soubory.

Jak vložit textový odkaz do aplikace Word

  1. V novém dokumentu aplikace Microsoft Word zadejte z ostatních dokumentů text, na který se chystáte propojit. Formátujte jej přesně tak, jak chcete, aby se zobrazil ve všech dokumentech. Chcete-li si půjčit z prvního příkladu výše, tento dokument je místo, kde byste zadali 20 různých adres.
  2. Uložte soubor pro vytvoření odkazu. Nezáleží na tom, kam ji zachráníte, ale ujistěte se, že víte, kde je.
    1. Důležité: Pokud přesunout soubor obsahující text, musíte znovu připojit aktualizovaný odkaz na text ve všech propojených dokumentech, takže je nejlepší, abyste to zvážili předtím, než vyberete místo, kam ho uložit.
  3. Zvýrazněte text, který chcete propojit, aby byl vybrán.
  4. Klepněte pravým tlačítkem nebo klepněte a podržte vybraný text a poté z nabídky vyberte příkaz Kopírovat . Další možností je použít klávesnici : pomocí klávesnice Ctrl + C na počítači PC nebo Command + C na počítači Mac.
  5. Z jiného dokumentu nebo dokonce ze stejného dokumentu umístěte kurzor na libovolný odkaz, kam chcete. Pozici můžete později změnit, stejně jako při pohybu libovolného textu.
  6. Na kartě Domů v novějších verzích aplikace Word vyberte malou šipku v části "Vložit" a poté vyberte možnost Vložit zvláštní .... Ve starších verzích použijte nabídku Úpravy pro výběr položky Paste Special .
  1. Z dialogového okna "Vložit zvláštní" vyberte volbu Vložit odkaz .
  2. Na pravé straně této obrazovky je několik možností, ale Formátovaný text (RTF) je ten, který vloží propojený text přesně tak, jak se objeví v původním dokumentu.
  3. Tento proces opakujte tolikrát, kolikrát potřebujete ve stejném dokumentu nebo pro každý samostatný dokument, který chcete propojit s původním textem.