V závislosti na verzi sady Microsoft Office, kterou používáte, může obsahovat různé aplikace. Základní nabídka obvykle obsahuje aplikace Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Aplikace PowerPoint zřejmě nenabízí žádné inherentní zabezpečení, ale aplikace Word, Excel a Outlook poskytují určitou úroveň šifrování.
Zajištění dokumentů aplikace Word
Pro dokumenty aplikace Microsoft Word (Word 2000 a novější) můžete zvolit vyšší úroveň zabezpečení při ukládání souboru. Spíše než jednoduše klepnout na "Uložit", klepněte na příkaz Soubor a potom na příkaz Uložit jako a postupujte takto:
- Klikněte na Nástroje v pravém horním rohu dialogového okna pro ukládání souborů
- Klikněte na možnosti zabezpečení
- Políčko Možnosti zabezpečení nabízí různé možnosti:
- Pokud chcete, aby byl soubor zcela přístupný bez hesla, můžete zadat heslo do pole vedle položky Heslo
- V aplikaci Word 2002 a 2003 můžete klepnutím na tlačítko Upřesnit vedle pole s heslem zvolit vyšší úroveň šifrování, které je ještě těžší prolomit
- Do pole vedle položky Heslo můžete zadat heslo, pokud je pro ostatní vhodné otevřít soubor, ale chcete omezit, kdo může provést změny v souboru
- Spodní část pole Možnosti zabezpečení také obsahuje několik možností ochrany soukromí dokumentu:
- Odstranit osobní údaje z vlastností souborů při uložení
- Upozornění před tiskem, uložením nebo odesláním souboru, který obsahuje sledované změny nebo komentáře
- Uložení náhodného čísla pro zlepšení přesnosti sloučení
- Ujistěte se, že při otevření nebo ukládání je viditelné skryté značení
- Klepnutím na tlačítko OK zavřete okno Možnosti zabezpečení
- Vyberte název souboru a klikněte na tlačítko Uložit
Zabezpečení souborů aplikace Excel
Aplikace Excel nabízí velmi podobný styl ochrany aplikace Microsoft Word. Stačí kliknout na soubor , uložit jako a postupujte takto:
- Klikněte na Nástroje v pravém horním rohu dialogového okna pro ukládání souborů
- Klikněte na Obecné možnosti
- Pokud chcete, aby byl soubor zcela přístupný bez hesla, můžete zadat heslo do pole vedle položky Heslo
- Klepnutím na tlačítko Upřesnit vedle pole s heslem můžete zvolit vyšší úroveň šifrování, u které je dokonce těžší proniknout
- Do pole vedle položky Heslo můžete zadat heslo, pokud je pro ostatní vhodné otevřít soubor, ale chcete omezit, kdo může provést změny v souboru
- Klepnutím na tlačítko OK zavřete pole Obecné možnosti
- Vyberte název souboru a klikněte na tlačítko Uložit
Zabezpečení souborů Outlook PST
Skutečné digitální podepisování a šifrování příchozích nebo odchozích e-mailových zpráv a jejich příloh je celá samostatná záležitost, která bude vysvětlena ještě jednou. Pokud však exportujete data ze složek aplikace Microsoft Outlook do souboru PST, můžete přidat ochranu, abyste zajistili, že data nebude dostupná ostatním. Postupujte podle následujících kroků:
- Klikněte na Soubor
- Vyberte možnost Importovat a exportovat
- Zvolte položku Export do souboru a klikněte na tlačítko Další
- Vyberte soubor Osobní složky (.pst) a klepněte na tlačítko Další
- Vyberte složku nebo složky, které chcete exportovat (a pokud chcete, zaškrtněte políčko Zahrnout podsložky ) a potom klepněte na tlačítko Další
- Vyberte cestu výstupu a název souboru a vyberte jednu z možností exportního souboru a klepněte na tlačítko Dokončit
- Nahradit duplikáty s exportovanými položkami
- Povolit vytvoření duplicitních položek
- Neexportujte duplicitní položky
- V části Nastavení šifrování vyberte jednu z následujících možností
- Žádné šifrování
- Stlačitelné šifrování
- Vysoké šifrování
- Ve spodní části obrazovky zadejte heslo, které chcete použít k otevření šifrovaného souboru PST (v obou polích musíte zadat stejné heslo, abyste ověřili, zda jste zadali heslo tak, jak jste zamýšleli, jinak byste nemohli otevřít vlastní soubor)
- Zvolte, zda chcete také uložit toto heslo do seznamu hesel
- Klepnutím na tlačítko OK dokončíte export souboru
(Vydal Andy O'Donnell)