Konferenční volání Tipy pro zlepšení vašich hovorů

Problémy se zvukovými konferenčními hovory a jejich řešení

Zvukové konferenční hovory se zdají být zajímavé, když si myslíte, že přinášejí výhody pro vaše podnikání nebo společenské schůzky. Když však uvažujete o problémech spojených s jejich nastartováním a plynulým chodem, brzy si uvědomíte, že účast v jedné nebo v držení jedné je docela náročná. Během pořádání konferenčního hovoru existuje řada otázek, které musíte zahrnout do plánování, abyste předešli problémům, které by mohly způsobit selhání.

1. Hluk pozadí

Jedná se o jakýkoli šum, který pochází od účastníka, kromě jejich hlasu, jako jsou židle křiklavé, lidé hovoří za nimi, hluk strojů, hluk papíru apod. Získáte tyto zvuky většinou s účastníky, kteří používají VoIP , protože tradiční telefonní sluchátko je věnováno a krátké -range microphones, zatímco VoIP pracuje s mikrofonem na zařízení, který je rozumnější. Příkladem je systém mikrofonu, který obsahuje většinu nejnovějších přenosných počítačů. Někteří lidé se účastní konferencí pomocí svých zařízení hands-free.

Jediným způsobem, jak tuto situaci napravit, je upozornit účastníky na poruchy, které způsobují, což se nejlépe provádí prostřednictvím komunikace před konferenčním hovorem. Jako pořadatel například budete chtít rozeslat e-mail na etiketách pro konferenční hovor před zasedáním.

2. Echo

Echo může být součástí šumu v pozadí, ale je to mnohem techničtější. Někdo, kdo se účastní konferenčního hovoru, může mít s telefonem podmínky nebo může používat telefon, který nemá potlačení ozvěny. Přečtěte si další informace o tom, jak přestat vytvářet ozvěnu .

Někdo s ozvěnou je obvykle požádán, aby zavěsil. Takže opět je důležité důkladné vědomí některých technických problémů s telefony a dalšími zařízeními, která jsou použita v konferenčním hovoru.

3. Správa přítomnosti

Při konferenčním hovoru budete používat pouze jeden z vašich smyslů: váš sluch. Nevidíte lidi, s nimiž mluvíte, nebo posloucháte. To znamená, že pokud nebudete sledovat každý vstup a ukončení v konferenčním hovoru, pravděpodobně nebudete vědět o přítomnosti ve vašem publiku, až hluboko do konference.

Tento problém dosud nebyl dosud řešen pro audio konferenci, dokud vývoj nástrojů, které umožňují určité množství správy přítomnosti. Prvním nástrojem je UberConference, kde můžete vidět, kdo mluví, když to dělají, kdo je tady a kdo není, a tak dále. Několik takových nástrojů se objevilo v poslední době, některé se zajímavými vizuálními rozhraními představujícími účastníky s ikonami.

4. Hudba v klidu

Lidé normálně upravují své telefonní rozhraní pro jednotlivce, ale nikdy pro konference. Zatímco by to mohlo být hezké pro někoho, kdo byl přerušen, aby slyšel nějakou hudbu, bude to určitě nepříjemné v konferenčním hovoru. Někteří účastníci mohou konferenci pozastavit, když se účastní jiného volání nebo úkolu, čímž do konference přidá rytmickou atmosféru. Zde opět bude důležitá kampaň na předběžné konference o etickém kontextu.

5. Vedení

V některých případech, pokud skupina nemá vůdce, bude chaos vést. To se pravděpodobně stane na konferenci, zejména v kontextu smysluplných záležitostí, kde není žádná osoba, která drží otěže. Tento vůdce by měl zajistit, aby všichni dostali dostatek času, aby si promluvili, a aby byla věnována pozornost. Měli by také být schopni vrátit věci zpět na cestu, kdyby se vyskytly strachy nebo přímý konflikt.

6. Materiály a dokumenty

Mnoho konferencí, zejména obchodních, zahrnuje odkaz na dokumenty, materiály a nástroje. Nesprávné šíření těchto informací způsobuje, že někteří účastníci jsou v určitých bodech v temnotě, což způsobuje nezajímavost. Proto je třeba věnovat pozornost šíření potřebných informací a dokumentů všem stranám, které jsou požadovány před zahájením konference. Dalším a lepším způsobem je využít nástroje online spolupráce, kde odkaz na dokumenty a další materiály bude nejen pasivní, ale také může být aktivní aktivita během online pracovního setkání.

7. Špatná kvalita hlasu

Nemluvím o hlase někoho s bolestí v krku, ale o hlasu někoho, kdo používá telefonní službu, která nabízí špatnou kvalitu hovoru. Nyní se to stává často u služby VoIP, která závisí na určitém počtu faktorů , včetně šířky pásma , používaných kodeků , telefonů a dalších používaných zařízení. Není to bohužel nic co dělat, pokud jste vedoucím konference nebo pořadatelem. Účastník, který trpí špatnou kvalitou hlasu, potřebuje zlepšit své věci na své straně.