Opravdu potřebujete odpovědět všem ve skupinové zprávě?
Pokud je dobré odpovědět, mělo by být ještě lepší odpovědět všem. Že jo?
Ne vždy. Pokud je odpověď opravdu důležitá pro všechny příjemce, měla by být použita odpověď "all".
Některé odpovědi na všechny scénáře jsou způsobeny nehodami, kdy si jeden příjemce neuvědomuje, že klikli na tuto možnost nebo klepali na ni. Většina je však pravděpodobné kvůli skutečnosti, že osoba si neuvědomuje, kdy zaslat odpověď na všechny zprávy.
Ať tak či onak, je to obecně nepříjemné pro ostatní lidi zapojené do skupinové zprávy. To je důvod, proč je nejlepší použít Odpovědět všem opatrně.
Kdy odpovědět všem
Použijte funkci Odpovědět všem v e-mailovém programu, pouze pokud:
- Vaše odpověď bude potřeba znát původnímu odesílateli a všem lidem v polích Komu a Cc: původní e - mail.
Neodpovídejte všem, pokud:
- Pouze původní odesílatel potřebuje znát vaši odpověď,
- Vaše připomínky budou mít zásadní význam pro původního odesílatele a několik dalších příjemců,
- V takovém případě proveďte normální odpověď a poté další vybrané příjemce vyberte ručně. Pokud to pomůže, můžete zkopírovat jejich adresy z původního e-mailu.
- Vaše zpráva je jednoduchá jako "Díky!" nebo "Me too":
- Děkujeme, že oznámení mohou být v pořádku, ale neposílejte je ostatním příjemcům. Pouze odesílatel si skutečně musí být vědom toho, jak se cítíte ve zprávě, nikoli v každé jiné skupině.
Odpovědět vše je vyhrazeno pouze pro zvláštní případy. Měla by být použita pouze tehdy, pokud potřebujete odeslat stejnou zprávu všem příjemcům ve skupině. V opačném případě, pokud to nemusíte dělat, měli byste odpovědět pouze na příslušné osoby, i když to může znamenat, že právě odpovíte odesílateli.
Jako příklad zvážit získání e-mailu s dotazem, zda byste chtěli přijít o víkend do odchodu do důchodu. Předstírajte, že byla odeslána třem třem lidem a jste požádáni nejenom o to, jestli jedete, ale pokud můžete přinést nějaké jídlo nebo pomoci jiným způsobem.
V této situaci není obvykle vhodné zasílat odpověď všem ostatním a vysvětlit, že nemůžete jít, protože musíte tento víkend pracovat a vaše dítě je stejně nemocné, takže pro vás není dobrý víkend. Tyto údaje jsou relevantní pro odesílatele, ale pravděpodobně nikomu, kdo byl pozván.
Existují však chvíle, kdy byste měli odpovědět všem a kdy byste měli odpovědět všem. Možná se jedná o skupinovou diskusi o pracovním projektu nebo o něco jiného, který přímo zahrnuje ostatní příjemce.
Nezáleží na tom, měli byste si to vždy promyslet před odesláním hromadného e-mailu ostatním. Je to ještě horší, když pár lidí pošle odpověď na všechny zprávy po sobě a dostanete tucet e-mailů za minutu nebo dvě. Nejsou jen těžké sledovat, ale také otravovat, pokud nemusíte číst.