Většina společností je obeznámená s tím, co lze udělat v aplikacích Microsoft Word a Excel, ale pochopení toho, co může aplikace Microsoft Access udělat, je trochu těžší pochopit. Myšlenka vytváření databází a snaha o jejich udržení se zdá být zbytečným využitím zdrojů. V případě malých podniků však tento program může poskytnout několik zřetelných výhod, zejména pokud jde o řízení růstu a organizaci.
Microsoft Access poskytuje mnohem robustnější způsob, jak pro malé společnosti sledovat data a projekty než Excel nebo Word. Přístup může trvat déle než u běžně používaných aplikací společnosti Microsoft, ale má také nejvyšší přidanou hodnotu pro sledování projektů, rozpočty a růst. Všechna data potřebná ke spuštění malé firmy pro porovnání a analýzy jsou zachovány v jednom programu, což usnadňuje spouštění přehledů a grafů než jakýkoli jiný program. Společnost Microsoft nabízí řadu šablon pro zjednodušení procesu učení a uživatelé mohou přizpůsobit šablony tak, jak jsou. Pochopení základů aplikace Microsoft Access může pomoci malým podnikům vidět jejich plnou hodnotu ve svých každodenních operacích.
Pokud již používáte tabulku, je snadné převést tabulku aplikace Excel do databáze aplikace Access.
Údržba informací o zákaznících
Databáze umožňuje podnikům sledovat všechny potřebné informace pro každého klienta nebo zákazníka, včetně adres, informací o objednávce, faktur a plateb. Dokud je databáze uložena v síti, do níž mají přístup všichni zaměstnanci, mohou uživatelé zajistit, aby informace zůstaly aktuální. Protože informace o klientech jsou pro každou malou firmu rozhodující, může být databáze zajištěna. Přidání formulářů do databáze pomáhá malým podnikům, aby data důsledně zadávali všichni zaměstnanci.
Jakmile se uživatelé seznámí s programem, mohou být přidány další komplikované součásti, jako je mapování na adresy klientů. To umožňuje zaměstnancům ověřit adresy pro nové zákazníky nebo plánovat trasy pro dodávky. Umožňuje firmám také vytvářet faktury a odesílat e-maily nebo běžnou poštu a je schopen sledovat, kdy a jak byly uhrazeny faktury. Aktualizace a ukládání dat zákazníků v aplikaci Access je spolehlivější než tabulkový procesor nebo dokument aplikace Word a zjednodušuje správu těchto informací.
Sledování finančních dat
Mnoho firem nakupuje software specificky pro sledování financí, ale pro malý podnik, který není jen zbytečný, má tendenci vytvářet další práci. Kromě toho, že jsou schopny vytvářet a sledovat faktury, všechny obchodní výdaje a transakce mohou být zaznamenány prostřednictvím stejného programu. Pro společnosti, které mají kompletní sadu Microsoft Office, včetně aplikací Outlook a Access, mohou být připomenutí platby v aplikaci Outlook propojena s databází. Když se zobrazí připomenutí, uživatelé mohou provést potřebné platby, zadat data v aplikaci Access a poté zavřít připomenutí.
Může se stát, že bude nutné nakupovat více sofistikovaného softwaru, jak se podnik rozrůstá, a tyto podniky mají výhodu, pokud jsou všechny jejich finanční údaje uloženy v aplikaci Access. Mnoho dalších programů dokáže přizpůsobit data exportovaná z aplikace Access, což usnadňuje migraci informací po uplynutí doby.
Řízení marketingu a prodeje
Jedním z nejméně používaných, ale silných způsobů využití přístupu je sledování marketingových a prodejních informací. S existujícími informacemi o klientovi, které jsou již uloženy v databázi, je snadné posílat emaily, letáky, kupony a pravidelné příspěvky těm, kteří by mohli mít zájem o prodej nebo speciální nabídky. Malé podniky pak mohou sledovat, kolik jejich stávajících klientů reagovalo po marketingové kampani.
Pro nové zákazníky je možné vytvářet a sledovat celé kampaně z jednoho místa. To usnadňuje zaměstnancům, aby zjistili, co již bylo dokončeno, a co je třeba udělat, nebo co je třeba provést.
Sledování výroby a inventáře
Podobně jako při sledování klientů je schopnost sledovat údaje o inventáři, zdrojích a zásobách, je kritická pro jakoukoli firmu. Přístup umožňuje snadné zadávání údajů o zásilkách do skladu a vědět, kdy je čas objednat více konkrétního produktu. To je zvláště důležité pro výrobce, kteří potřebují k dokončení výrobku řadu různých zdrojů, jako jsou součásti letadel nebo aktivní farmaceutické přísady.
Dokonce i servisní průmysl musí udržovat inventář a mít všechny tyto informace na jednom místě usnadňuje vidět, který počítač je přiřazen ke kterému zaměstnanci nebo zjistit, kdy kancelářský přístroj musí být upgradován. Ať už se jedná o sledování vozidel, mobilních zařízení, sériových čísel, registračních informací, protokolů uživatelů nebo životnosti hardwaru, mohou malé firmy snadno sledovat svůj hardware.
Kromě hardwaru musí mít podniky možnost sledovat software. Od registrace a počtu počítačů umožňujících používat software k informacím o verzi a uživatelům je pro podniky důležité, aby mohli rychle a přesně vytáhnout informace o svých současných konfiguracích. Nedávné ukončení podpory pro systém Windows XP slouží jako jasná připomínka, proč je důležité vědět, jaké jsou softwarové a operační systémy v podnikových počítačích a zařízeních.
Spouštění zpráv a analýz
Snad nejsilnějším aspektem aplikace Access je schopnost uživatele generovat přehledy a grafy ze všech dat. Být schopen kompilovat vše uložené v různých databázích je to, co dělá Microsoft Access Powerhouse pro malé podniky. Uživatel může rychle vygenerovat přehled, který porovnává náklady na zdroje s aktuálními cenami, vytváří graf, který ilustruje, kolik je na skladě pro nadcházející marketingovou kampaň, nebo provede analýzu, která určuje, kteří klienti mají za sebou platby. S malým množstvím znalostí o dotazy mohou malé firmy převzít kontrolu nad tím, jak zobrazují data.
Ještě důležitější je, že aplikace Microsoft Access může být spojena s dalšími produkty společnosti Microsoft. Malé firmy mohou přehlédnout zprávu, vyhledat data klienta a generovat faktury v aplikaci Word. Hromadná korespondence může vytvořit pravidelné poštovní dopisy, zatímco uživatel současně generuje e-mail v aplikaci Outlook. Data lze exportovat do aplikace Excel pro podrobnější pohled na detaily a odtud je posílána do aplikace PowerPoint pro prezentaci. Integrace se všemi ostatními produkty společnosti Microsoft je snad nejlepším důvodem k tomu, abyste mohli přístup k centralizaci všech obchodních informací použít.