Aplikace Microsoft Access má tři hlavní součásti: tabulky, dotazy a formuláře
Každá společnost, která je zahlcena velkým množstvím dat, které je třeba sledovat, nebo systémem, který používá archivování papíru, textové dokumenty nebo tabulku ke sledování důležitých informací, může mít prospěch z přechodu na systém správy dat. Databázový systém, jako je Microsoft Access 2010, může být právě to, co společnost potřebuje.
Co je to databáze?
Na nejzákladnější úrovni je databáze organizovanou sbírkou dat. Systém správy databází (DBMS), jako je například Microsoft Access, vám poskytuje softwarové nástroje, které potřebujete pro flexibilní uspořádání dat. Obsahuje zařízení pro přidávání, úpravu a mazání dat z databáze, dotazování na data uložená v databázi a vytváření přehledů shrnujících vybraný obsah.
Komponenty Microsoft Access 2010
Aplikace Microsoft Access 2010 poskytuje uživatelům jednoduché a flexibilní řešení DBMS. Pravidelní uživatelé produktů společnosti Microsoft oceňují známý vzhled systému Windows a těsnou integraci s jinými produkty řady Microsoft Office.
Tři hlavní součásti aplikace Access, které se setkávají s většinou uživatelů databáze, jsou tabulky, dotazy a formuláře. Pokud právě začínáte s aplikací Access a nemáte již k dispozici databázi aplikace Access, přečtěte si o tvorbě databáze Access 2010 od nuly.
Tabulky jsou stavební bloky
Tabulky jsou základními stavebními kameny jakékoli databáze. Pokud jste obeznámeni s tabulkami, najdete databázové tabulky podobné. Typická databázová tabulka může obsahovat informace o zaměstnancích, včetně charakteristik, jako je jméno, datum narození a titul. Může být strukturován takto:
- ID zaměstnance
- Příjmení
- Jméno
- Titul
- Oslovení
- Datum narození
Zkontrolujte konstrukci tabulky a zjistíte, že každý sloupec tabulky odpovídá specifické charakteristiky zaměstnanců nebo atributu v databázových termínech. Každý řádek odpovídá jednomu konkrétnímu zaměstnanci a obsahuje jeho informace. To je vše, co je k tomu. Pokud to pomůže, přemýšlejte o každé tabulce jako tabulkový seznam informací.
Dotazy načíst informace
Databáze, která uchovává pouze informace, by byla zbytečná; potřebujete také metody k načítání informací. Pokud chcete jednoduše vyvolat informace uložené v tabulce, aplikace Microsoft Access umožňuje otevřít tabulku a procházet záznamy obsažené v ní. Reálná síla databáze však spočívá ve schopnostech odpovědět na složité dotazy. Přístupové dotazy umožňují kombinovat data z více tabulek a umístit specifická data na načtená data.
Představte si, že vaše organizace vyžaduje jednoduchou metodu k vytvoření seznamu těch produktů, které aktuálně prodávají nad svou průměrnou cenu. Pokud jednoduše načtete tabulku s informacemi o produktu, splnění této úlohy by vyžadovalo velké množství třídění dat a provedení výpočtů ručně. Výkon dotazu však umožňuje požádat, aby přístup vrátil pouze ty záznamy, které splňují nadprůměrné ceny. Dále můžete databázi pokyn uvést pouze název a jednotkovou cenu položky.
Další informace o síle databázových dotazů v aplikaci Access naleznete v tématu Vytvoření jednoduchého dotazu v aplikaci Microsoft Access 2010.
Formuláře Vložit informace
Zatím jste si přečetli pojmy uspořádání informací v databázi a získávání informací z databáze. Stále ještě potřebujete mechanismy k umístění informací do tabulek. Aplikace Microsoft Access poskytuje dva primární mechanismy k dosažení tohoto cíle. První metodou je vyvolání tabulky v okně poklepáním na něj. Poté přidejte informace do dolní části tabulky, stejně jako byste přidali informace do tabulky.
Přístup také poskytuje uživatelsky přívětivé rozhraní formulářů. Rozhraní umožňuje uživatelům zadávat informace v grafické podobě a tyto informace transparentně předávat do databáze. Tato metoda je pro obsluhu zadávání dat méně zastrašující, ale potřebuje trochu více práce administrátora databáze. Další informace naleznete v části Vytváření formulářů v aplikaci Access 2010
Zprávy aplikace Microsoft Access
Zprávy poskytují schopnost vytvářet atraktivní formátované souhrny údajů obsažených v jedné nebo více tabulkách a dotazech. Prostřednictvím použití zkratek a šablon mohou uživatelé znalých databází vytvářet zprávy během několika minut.
Předpokládejme, že chcete vytvořit katalog pro sdílení informací o produktu se stávajícími a potenciálními klienty. Tento druh informací lze získat z databáze prostřednictvím rozumného používání dotazů. Informace jsou však prezentovány v tabulkové formě - nikoliv přesně ten nejatraktivnější marketingový materiál. Zprávy umožňují zahrnutí grafiky, atraktivního formátování a stránkování. Další informace naleznete v tématu Vytváření sestav v aplikaci Access 2010.