Odstraňování rozdílu mezi tabulkou a databází
Jedním z důvodů, proč společnosti váhavě využívají Microsoft Access, je nedostatečné pochopení rozdílu mezi tabulkou a databází. To vede mnoho lidí k přesvědčení, že sledování informací o klientovi, objednávkách objednávek a podrobnostech o projektu v tabulce odpovídá jejich potřebám. Konečným výsledkem je, že je obtížné udržovat konfigurační kontrolu, soubory se ztrácejí kvůli korupci a zaměstnanci náhodně přepsají příslušné informace. S malou znalostí o síle a mnoho využití databáze je pro malé podniky jednodušší zjistit, kdy je pro pracovní místo dostatečná tabulka a kdy je třeba vytvořit databázi.
Je důležité mít základní znalosti o tom, co je databáze . Většina lidí má přístup k databázím dříve, stejně jako k těm, které jsou ve veřejné knihovně, ale jejich pouhým pouţitím není jasné, jak jsou tabulky a databáze odlišné. Strávit několik minut učení o databázích vám pomůže srovnání jasnější.
Organizace dat
Možná nejzřejmější rozdíl mezi tabulkou a databází je způsob, jakým jsou data organizována. Pokud jsou data relativně plochá, tabulka je dokonalá. Způsob, jak zjistit, zda je nejvhodnější plochý stůl, se zeptáte, zda lze všechny datové body snadno vykreslit na grafu nebo tabulce? Například, pokud chce společnost sledovat měsíční výdělky v průběhu roku, tabulka je dokonalá. Tabulky jsou určeny pro práci se spoustou stejného typu dat, mapující průběh několika klíčových bodů.
Pro srovnání mají databáze relační datovou strukturu. Pokud by uživatel musel vytáhnout data, bylo by mnoho věcí, které je třeba zvážit. Například, pokud chce společnost sledovat své měsíční výdělky a srovnávat je s konkurencí za posledních pět let, existuje vztah mezi těmito datovými body, nikoliv však jediným zaměřením. Vytvoření jediné tabulky, na níž by bylo možné ohlásit výsledky, bude obtížné, ne-li nemožné. Databáze jsou navrženy tak, aby umožnily uživatelům generovat přehledy a spouštět dotazy.
Složitost dat
Nejjednodušší způsob, jak porovnat, zda mají být data uložena v tabulce nebo v databázi, je podívat se na to, jak složité jsou data. To pomáhá objasnit, jak mají být data organizována, pokud uživatel stále není jistý.
Údaje tabulky jsou jednoduché. Může být snadno přidán do jedné tabulky nebo grafu a přidán do prezentace bez nutnosti vyloučení informací. Je snadné jej udržovat, protože se jedná pouze o několik klíčových číselných hodnot. Pokud je zapotřebí pouze několik řádků a sloupců, data jsou nejlépe uložena v tabulce.
Databáze obsahují mnoho různých typů dat, které mají nějaký vztah k ostatním datům v databázi. Například společnosti uchovávají značné množství údajů o svých zákaznících, od jmen a adres k objednávkám a prodeji. Pokud se uživatel pokusí napravit tisíce řádků do tabulky, je pravděpodobné, že kurzy by měly být přesunuty do databáze.
Opakování dat
Jen proto, že data budou muset být aktualizována, nemusí nutně znamenat, že je požadována databáze. Budou stejné údaje stále opakovány? A je zájem o události nebo akce?
Pokud se datové body mění, ale typ dat je stejný a sleduje jednu událost, jsou tyto informace pravděpodobně ploché. Příkladem je objem prodeje v průběhu roku. Časové období se změní a čísla se budou měnit a nebude se opakovat.
Pokud některé části dat zůstanou stejné, například informace o zákaznících, zatímco jiné se mění, například počet objednávek a včasnost plateb, jsou sledovány kurzy. Toto je, kdy by měla být použita databáze. Akce mají k nim mnoho různých komponent a snaží se je sledovat všechny vyžaduje databázi.
Datový primární účel
Tabulky jsou skvělé pro jednorázové události, které nevyžadují sledování mnoha různých aspektů. U projektů, které potřebují jeden nebo dva grafy nebo tabulky pro prezentaci před jejich archivací, je nejlepší způsob, jak jít. Pokud tým nebo společnost musí být schopni vypočítat výsledky a určit procenta, to je místo, kde jsou tabulky nejužitečnější.
Databáze se týkají delších projektů, kde je pravděpodobné, že budou data znovu a znovu používána. Pokud jsou potřebné poznámky a komentáře, data by měla být přesunuta do databáze. Tabulky nebyly navrženy pro sledování detailů, jen několik klíčových číselných bodů.
Počet uživatelů
Počet uživatelů může být rozhodujícím faktorem pro použití tabulky nebo databáze. Pokud projekt vyžaduje, aby velký počet uživatelů mohl aktualizovat data a provádět změny, neměl by to být proveden v tabulce. Je mnohem obtížnější udržovat správnou konfiguraci pomocí tabulkového procesoru. Je-li jen několik uživatelů k aktualizaci dat, obecně mezi třemi a šesti, tabulka by měla být adekvátní (ačkoli ujistěte se, že jste vytvořili pravidla předtím, než s nimi budete pokračovat).
Pokud všichni účastníci projektu nebo celé oddělení potřebují provést změny, databáze je lepší volbou. Dokonce i v případě, že je společnost malá a má pouze jednoho nebo dva pracovníky v oddělení, zvažte, kolik lidí by mohlo v tomto oddělení skončit za pět let a zeptat se, zda budou všichni potřebovat změny. Čím více uživatelů, kteří potřebují přístup, tím lepší je možnost databáze.
Musíte také vzít v úvahu bezpečnost dat. Pokud existuje mnoho citlivých informací, které je třeba zajistit, poskytují databáze lepší zabezpečení. Než provedete krok, nezapomeňte přečíst bezpečnostní problémy, které je třeba vzít v úvahu před vytvořením databáze.
Pokud jste připraveni udělat ponor, přečtěte si náš článek Konverze tabulek na databáze, abyste mohli začít svou cestou.