Pokud jste jako většina uživatelů, pravděpodobně nebudete trávit příliš mnoho času přemýšlet o tom, co pojmenovat dokumenty, když je uložíte. Bohužel to může být obtížné nalézt požadovaný soubor bez trochu vyhledávání - možná dokonce budete muset otevřít několik různých souborů a najít ten, který chcete.
Rozvíjení systému jmenování dokumentů a získání zvyku na jeho používání vám ušetří čas a frustraci, až přijde čas najít dokument, který potřebujete. Spíše než vyhledávání v nesčetných dokumentech s nepřesnými názvy souborů, systém jmenování vám pomůže urychlit vyhledávání.
Systém správného pojmenování
Neexistuje jediný správný způsob, jak pojmenovat vaše soubory, a pojmenování systémů se bude lišit od uživatele k uživateli. Důležité je najít metodu, která je pro vás smysluplná a následně ji používat důsledně. Zde je několik tipů, jak začít začít:
- Zahrnout datum, kdy byl dokument složen ve vašem názvu souboru: Jedná se o potenciálně jeden z nejužitečnějších prvků, který chcete zahrnout do názvu souboru, zvláště když jednáte s korespondencí. Dokonce i když si nepamatujete přesně, kdy jste složili dokument, budete pravděpodobně schopni omezit vyhledávání na určité časové období.
- Zahrnout jméno příjemce do názvu souboru: Jedná se o zvlášť cennou praxi při práci s písmeny, ale může to být užitečný prvek pro jiné typy dokumentů, jako jsou smlouvy, poznámky a dokonce i poznámky.
- Uveďte, jaký typ dokumentu je soubor: Znovu to vypadá jako u některých uživatelů a je to proto, že je tak důležitou součástí názvu souboru. Pokud hledáte dopis, který jste napsali, můžete odstranit soubor, který má název "smlouvy" nebo "poznámky".
- Věnujte pozornost tomu, jak si objednáte prvky názvu souboru: Přestože to nemusí pomáhat rozlišovat vaše soubory, pomůže jim při jejich hledání. Pomocí třídění ovládacích prvků v dialogovém okně Otevřít v aplikaci Word nebo v Průzkumníku Windows můžete soubory řadit abecedně (nebo číselně) tak, aby byly seřazeny podle prvního znaku v názvu souboru.
Není to vyčerpávající seznam tipů pro pojmenování souborů, ale je to dobrý začátek. Jakmile začnete pracovat s důsledným pojmenováním souborů, vyvinete systém, který vám nejlépe vyhovuje - a pravděpodobně přijde s některými vlastními triky.