Zůstaňte produktivní tím, že instruujete aplikaci Outlook, aby vám archivovala zprávy
E-mail může rychle vyplnit vaše schránky aplikace Outlook, takže vás sužuje množství mailů a složek, které se stále zvětšují . Zůstaňte produktivní tím, že udržujete své světlo ve schránce a čisté. Samozřejmě můžete ručně archivovat každou jednotlivou zprávu, která přichází, ale také můžete zapnout funkci AutoArchive a nechat aplikaci Outlook vykonávat práci s přesunem starších zpráv do archivu pro vás.
Archivace pošty automaticky pomocí aplikace AutoArchive aplikace Outlook
Funkce AutoArchive je začleněna do verze systému Windows pro systém Windows (není ve verzi Mac). Chcete-li zapnout funkci AutoArchive v aplikaci Outlook 2016, 2013 a 2010 pro systém Windows:
- Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit .
- Klepněte na položkuAutoArchive Settings (Nastavení automatického archivace) v AutoArchive .
- V poli Spustit automatickou archivaci v každém políčku n dnů specifikujte, jak často se má spustit funkce AutoArchive.
- Vyberte si další možnosti. Například můžete instruovat Outlook odstranit staré položky namísto jejich archivace.
- Klepněte na tlačítko OK .
Pokud nezadáte jiný čas, aplikace Outlook použije pro zprávy aplikace Outlook standardní dobu stárnutí. Pro doručenou poštu je období stárnutí šest měsíců, u odeslaných a smazaných položek je to dva měsíce a u doručené pošty je doba stárnutí tři měsíce. Když zprávy dosáhnou stanoveného období stárnutí, jsou označeny pro archivaci v příští relaci AutoArchive.
Po zapnutí funkce Automatické archivace ujistěte, že na úrovni složky zobrazíte, co představuje starou poštu a jak by měla být zpracována.
- Klepněte pravým tlačítkem myši na složku a klepněte na příkaz Vlastnosti .
- Na kartě Automatické archivace vyberte požadované možnosti.
Položky můžete také archivovat ručně, pokud je váš hlavní soubor aplikace Outlook příliš velký.