Archivovat starou poštu v aplikaci Outlook a udržovat soubor PST malý

Jak hromada pošty, kterou máte v aplikaci Outlook, roste, takže obvykle trvá čas, kdy aplikace Outlook dělá, co chcete. Limit velikosti souboru PST se stává. (Soubor PST nebo "Osobní složky" je samozřejmě v místě, kde aplikace Outlook uchovává všechna data, včetně kalendářů , kontaktů a e-mailů.)

Malý soubor PST je rychlý soubor PST

Ať tak či onak, platí, aby velikost vašeho hlavního souboru PST byla malá a zvládnutelná. Pomocí aplikace AutoArchive můžete provést některé aplikace Outlook. Nebo rozdělíte zprávy mezi více souborů PST, které mohou být bezbolestné a rychlé.

Archivovat starou poštu v aplikaci Outlook a udržovat soubor PST malý

Vytvoření archivu starých zpráv v aplikaci Outlook odděleně od souboru PST, který používáte každý den:

1. • V aplikaci Outlook 2007:
     1. Vyberte soubor | Správa datových souborů z nabídky v aplikaci Outlook.
   • V aplikaci Outlook 2016:
     1. Klepněte na soubor .
     2. Přejděte do kategorie Info .
     3. Klikněte na položku Nastavení účtu .
     4. V zobrazené nabídce vyberte Nastavení účtu ....
     5. Přejděte na kartu Datový soubor .
2. Klepněte na tlačítko Přidat:
   • V aplikaci Outlook 2016:
     1. Zadejte název archivu pod názvem File:.
     2. Zvolte požadovaný formát v části Uložit jako:; obvykle vyberte soubor dat aplikace Outlook .
   • V aplikaci Outlook 2007:
     1. Vyberte požadovaný formát. Pokud nemusíte přímo přistupovat k datům v aplikaci Outlook 2002 nebo dřívějších, je bezpečné zvýraznit soubor Office Outlook Personal Folders (.pst) .
     2. Klepněte na tlačítko OK .
     3. Zadejte požadovaný název souboru.
        • Roční archivy fungují dobře a pojmenování souboru PST po roce má smysl. Samozřejmě, můžete si vybrat měsíční archivy, pokud máte spoustu velkých pošty k řešení nebo jiné schématu. Jen se ujistěte, že výsledné velikosti souborů PST jsou někde kolem 1-2 GB. Větší soubory mají tendenci být méně účinné.
     4. Klepněte na tlačítko OK .
     5. Zadejte požadované jméno souboru PST do složky Name:.
        • Opět má smysl pojmenovat váš archiv po jeho obsahu (v mém případě je to poštovní zásilka).

1. Volitelně chránit přístup heslem .
2. Klepněte na tlačítko OK .
3. Nyní klikněte na Zavřít .

Přesunout poštu do archivu

Naplnění nově vytvořeného archivu PST:

• Přetáhněte všechny složky do kořenového adresáře, který se nově objeví pod složkami Mail .
  • To je užitečné, pokud již máte složku "Archivace", která obsahuje, například, celý loňský mail. Stačí ji pustit do archivu PST.
• Alternativně můžete archivovat jednotlivé položky:
  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na kořenovou složku pojmenovanou po archivu PST pod složkami Mail .
  2. V nabídce vyberte položku Nová složka ....
  3. Zadejte požadovaný název složky.
  4. Ujistěte se, že je v položce Složka obsahuje vybrána možnost Pošta a pošta : pokud chcete archivovat e-maily. Pro archivaci dalších položek zvolte příslušnou kategorii.
  5. Klepněte na tlačítko OK .
  6. Přetáhněte jednotlivé nebo skupiny e-mailů do nově vytvořené složky.
• Chcete-li přesunout všechny zprávy před určitým datem ve složce (nebo vnořených složkách):
  1. • V aplikaci Outlook 2016:
       1. Klepněte na soubor .
       2. Přejděte do kategorie Info .
       3. Klikněte na Nástroje pro vyčištění .
       4. V nabídce, která se objevila, vyberte možnost Archivovat ....
     • V aplikaci Outlook 2007:
       1. Vyberte soubor | Archivovat ... z nabídky v aplikaci Outlook.
  2. Ujistěte se, že je vybrána možnost Archivovat tuto složku a všechny podsložky:.
  3. Zvýrazněte požadovanou složku.
  4. Zadejte datum e-maily, před kterými (například letos 1. ledna) chcete přesunout pod položky Archiv starší než: __ .
  5. Pomocí tlačítka Procházet ... vyberte archivovaný soubor PST vytvořený výše.
  6. Klepněte na tlačítko OK .

• Volitelně kompaktujte svůj živý soubor PST, abyste si nárokovali nově uvolněný prostor.

Zavřete soubor PST v archivu

Po archivaci všech položek můžete zavřít soubor PST v aplikaci Outlook:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na kořenovou složku vašeho archivu PST pod složkami Mail .
2. V nabídce vyberte možnost Zavřít "___" .

Přístup k poště z uzavřeného souboru PST archivu

Chcete-li načíst zprávy z archivního souboru PST, který jste uzavřeli:

1. • V aplikaci Outlook 2016:
     1. Klepněte na soubor .
     2. Vyberte možnost Otevřít a exportovat .
     3. Klepněte na Otevřít datový soubor aplikace Outlook .
   • V aplikaci Outlook 2007:
     1. Vyberte soubor | Otevřít | Datový soubor aplikace Outlook ... z nabídky v aplikaci Outlook.
2. Zvýrazněte požadovaný archivní soubor PST.
3. Klikněte na Otevřít .

Soubor PST a jeho složky se objeví pod složkami Mail , připraveny k akci.