Malá organizace jde dlouhou cestu, když hledáte soubory
Pokud strávíte více času hledáním souborů aplikace Microsoft Word, než vy pracujete na nich, je na čase využít některé z organizačních funkcí aplikace Word a vašeho počítače.
Uložit všechny soubory aplikace Word s miniatury
Ukládání každého souboru aplikace Word pomocí náhledu nebo náhledu usnadňuje jejich identifikaci bez jejich otevření. Všechny dokumenty aplikace Word můžete uložit pomocí náhledu nebo náhledů pomocí několika kroků:
- Otevřete aplikaci Microsoft Word.
- V liště nabídek klikněte na Soubor .
- V dolní části rozbalovací nabídky vyberte Vlastnosti .
- Klepněte na kartu Souhrn .
- Zaškrtněte políčko Uložit obrázek náhledu s tímto dokumentem nebo Uložit miniatury pro všechny dokumenty aplikace Word (v závislosti na verzi aplikace Word).
- Klepněte na tlačítko OK .
Aktualizace vlastností dokumentu aplikace Word
Pokud pracujete s velkým množstvím dokumentů aplikace Word, které mají podobné názvy a umístění, určitě budete chtít využívat vlastnost dokumentu ve formátu Word. Vraťte se zpět do Soubor > Vlastnosti > Souhrn a vložte poznámky, klíčová slova, kategorii, titul nebo informace o předmětu - vše, co vám pomůže rozlišovat soubory. Když přijde čas provést vyhledávání, Word může najít přesně to, co potřebujete.
Vytvořte složky a používejte je
Nastavte jednu složku pro všechny dokumenty aplikace Word, která bude vpřed a pojmenujte jej něco, na co nezapomenete - jako "MyWordDocs". Vyplňte je složkami s názvy, které vám dávají smysl a používají je. Pokud jste zodpovědný za vytváření týdenních poznámek o schůzkách, například vytvořte složku pro tyto poznámky a vložte do ní několik měsíců nebo let.
Pokud máte v počítači uloženy roky dokumentů aplikace Word a nemáte čas k jejich otevření a rozhodnete se, zda jsou držiteli nebo nikoli, stačí vytvořit složku pro každý rok, ve kterém jsou staré dokumenty, a odebrat všechny dokumenty z roku 2010 jednu složku, další v roce 2011 a tak dále, dokud nebudete mít čas na návštěvu.
Používejte konzistentní systém pojmenování souborů
Vytvoření systému názvů je možná nejdůležitější věc, kterou můžete udělat, abyste pomohli, až přijde čas najít soubory, které chcete. Neexistuje žádný správný způsob, jak pojmenovat vaše soubory, ale vybírání systému pojmenování a jeho důsledné používání stojí za to. Návrhy jsou:
- Zahrnout typ dokumentu, abyste mohli okamžitě zjistit, že název souboru, který obsahuje "smlouvu", "pronajmout" nebo "informační bulletin", není písmeno, které hledáte.
- Začněte s názvem klienta (nebo jeho příjmením, pokud jsou dokumenty písmeny).
- Zahrnout datum do názvu souboru.
Nepospíchej
Pokud je váš počítač již plný souborů, nepokoušejte se naraz vyřešit vaše organizační problémy. Přetáhněte úlohu dolů na zvládnutelné kusy a strávte 15 minut denně. Jakmile do počítače vložíte strašidelné soubory aplikace Word, vložte je do jedné ze složek, které jste vytvořili, vytvoříte novou složku nebo je odstraníte, pokud již nebudete potřebovat. Pokud se nemůžete rozhodnout, vložte je do složky s názvem HoldUntilDate a v budoucnu si vyberte dostatečně daleko, že pokud jste složku dosud neotevřeli, budete se jí smazat. Bez ohledu na typy složek, které vytvoříte, vložte je do jediné velké složky aplikace Word, takže budete vědět, kde hledat.