Dlouhé e-maily mohou vypadat zastrašující a dlouhá posloupnost dlouhých odstavců, případně včetně dlouhotrvajících vět, které se nezdá, že se zastaví, ale nezdá se, že by se nikam nepohnuly - věty naplněné cizími slovy, které přidávají jen malý význam, ale slouží zaměňovat se s mnohovrstevnými a někdy protichůdnými možnými interpretacemi - může přinést, aby příjemce četl méně, než kdyby zpráva byla pouze, uh, asi 3 věty - tři vtipné, stručné a přesné věty - dlouhé.
Pokud jste nečetl odstavec výše, máte tu věc.
Udržujte e-maily krátké
Proto je obvykle dobrý nápad
- udržet e-maily co nejkratší.
Samozřejmě, to neznamená, že byste měli rozdělit zprávy za každou cenu.
Napište tolik, co potřebujete
Napište co nejdéle a co je to nutné a vhodné. Je důležitější, aby obchodní e-maily byly stručné.
Osobní e-maily mohou být květinové a dlouhé. Z důvodu srozumitelnosti je méně a jednodušší slova stále lepší.
Použijte body odrážky
Pokud máte co psát:
- Rozdělte zprávu na body odrážky.
- Začněte každý bod stručným shrnutím akce, kterou chcete přijmout.
- Ujistěte se, že důležité informace nejsou skryty ve vašem zprávě nebo v jakémkoli kulovém bodě .
Jedna akce na zprávu
Nevystavujte vše, co potřebujete, nebo chcete příjemci sdělit do jedné zprávy. Zejména:
- Začněte novou zprávu pro každou důležitou akci, kterou požadujete od příjemce.
Tím je usnadněno, aby příjemci dostali své e-maily a provedly nezbytné kroky. Tím, že nastavíte precedens, je pravděpodobné, že přijmou stejnou metodu pro zprávy - a budete mít také snazší čas klepat na e-maily.