Zatímco ztráta dat ovlivňuje každého, kdo používá počítač, je obzvláště problematický pro ty, kteří používají software pro zpracování textu.
Není nic více frustrující než ztráta důležitých dokumentů, které jste vynaložili tolik času na vytvoření - zejména pokud jste jako většina uživatelů, kteří vytvářejí dokumenty přímo v počítači a nemají tu výhodu ručně psané kopie.
Pravidelně dostáváme dotazy od uživatelů, kteří potřebují obnovit ztracené soubory, a bohužel je v tomto okamžiku příliš pomalé, protože škoda už byla provedena. Jediným jistým způsobem, jak obnovit ztracené soubory, je jejich obnovení ze zálohy, a proto je velmi důležité mít systém, který zabrání ztrátě dat.
Zde je to, co doporučujeme předcházet ztrátě dat
1. Dokumenty nikdy neukládejte na stejnou jednotku jako váš operační systém
Zatímco většina textových procesorů uloží soubory do složky Dokumenty, je to pro ně nejhorší místo. Ať už je to virus nebo selhání softwaru, většina problémů s počítačem ovlivňuje operační systém a často je jediným řešením přeformátování disku a přeinstalování operačního systému. V takovém případě bude vše na jednotce ztraceno.
Instalace druhého pevného disku do počítače je poměrně levným způsobem, jak tento problém řešit. Druhý interní pevný disk nebude ovlivněn v případě poškození operačního systému a může být dokonce nainstalován v jiném počítači, pokud potřebujete zakoupit nový; dále, budete překvapeni, jak snadné je nastavit. Pokud máte skeptický ohled na instalaci druhého interního disku, vynikající alternativou je koupit externí pevný disk. Externí disk můžete kdykoli připojit k libovolnému počítači, jednoduše připojením do portu USB nebo firewire.
Mnoho externích jednotek má další výhodu při zálohování jedním stisknutím a / nebo naplánovaným zálohováním - jednoduše zadáte složky a software se postará o ostatní. Používám Maxtorův externí pevný disk o kapacitě 200 GB, který má nejen dostatek prostoru, ale je snadno použitelný (porovnat ceny).
Pokud jiný pevný disk není pro vás volbou, ukládejte soubory na jasně označené disky, ale dávejte si pozor: výrobci počítačů se přestěhují od disketových jednotek s novými počítači, takže v budoucnu budete mít problémy s načítáním dat z disket .
2. Zálohujte soubory pravidelně, bez ohledu na to, kde jsou uloženy
Pouhé uložení souborů na jiném místě, než je váš operační systém, nestačí; musíte vytvářet pravidelné zálohování souborů a řekněme to, i vaše zálohování podléhá selhání: CD se poškrábá, pevný disk se zlomí a diskety se vymažou.
Je rozumné zvýšit pravděpodobnost, že budete schopni načíst soubor tím, že jej vytvoříte druhý záložní soubor; pokud jsou data skutečně důležitá, můžete dokonce chtít přemýšlet o uložení zálohy do ohniště.
3. Dávejte pozor na přílohy e-mailů
Dokonce i když jste si jisti, že neobsahují viry, přílohy e-mailů mohou způsobit ztrátu dat.
Přemýšlejte o tom: pokud obdržíte na svém disku dokument se stejným názvem jako jeden a váš e-mailový software je nastaven tak, aby ukládal přílohy na stejném místě, vystavujete se riziku přepsání souboru, který již existuje. K tomu často dochází, když spolupracujete na dokumentu a posíláte ho e-mailem.
Takže ujistěte se, že nastavíte svůj e-mailový program, chcete-li ukládat přílohy na jedinečné místo, nebo je zablokujte, ujistěte se, že si dvakrát přemýšlejte před uložením přílohy e-mailu na pevný disk.
4. Dávejte pozor na chybu uživatele
Nesouhlasíme s tím, ale často se zabýváme vlastními problémy. Využijte záruky zahrnuté ve vašem textovém editoru , jako jsou například funkce verzí a sledované změny. Obvyklým způsobem, jakým uživatelé ztrácejí data, je při úpravách dokumentu a omylem smazání částí - po uložení dokumentu se části, které jsou změněny nebo odstraněny, ztratí, dokud neumožníte funkce, které vám budou ukládat změny.
Pokud nechcete pokročit s pokročilými funkcemi, dříve než začnete pracovat, použijte klávesu F12 pro uložení souboru pod jiným názvem.
Není to tak organizované jako některé z ostatních metod, ale je to užitečný trik nicméně.
5. Uchovávejte dokumenty v tištěné podobě
Zatímco to nebrání tomu, abyste museli znovu psát a formátovat svůj dokument, zaškolení přinejmenším zajistí, že máte obsah souboru - a to je lepší než mít vůbec nic!