Chcete-li, aby váš výchozí soubor osobních složek byl štíhlý, malý a v dokonalé podobě pro rychlý každodenní přístup, má aplikace Outlook praktickou funkci AutoArchive , která automaticky přesune staré položky do archivního souboru .
Ale co když archivujete pouze jednou za rok a na vyměnitelném médiu? Řekněme, že každý rok mezi Vánocemi a silvestrovským rokem, chcete přesunout starou poštou z Outlooku na DVD-ROM za rok. S nějakým žonglováním souboru PST můžete.
Archivace pošty Outlook do odnímatelného média
Chcete-li archivovat starou poštu aplikace Outlook na vyměnitelné médium:
- Vyberte soubor | Správa datových souborů ... z nabídky v aplikaci Outlook.
- Klepněte na tlačítko Přidat ....
- Ponechte soubor Office Outlook Folders (.pst) .
- Pokud potřebujete mít přístup k archivovaným zprávám z verze aplikace Outlook před aplikací Outlook 2003, vyberte soubor Office 97-2002 Personal Folders (.pst) .
- Klepněte na tlačítko OK .
- V části Uložit do: přejděte na vyměnitelné médium, síťovou jednotku nebo na jiné místo, kam chcete archiv uložit.
- Zadejte požadovaný název vašeho archivu pod Název souboru:.
- Klepněte na tlačítko OK .
- Dejte archivu popisné jméno (např. Rok archivované pošty) v části Název:.
- Případně šifrování a ochrana heslem archivovaných zpráv.
- Klepněte na tlačítko OK .
- Klepněte na tlačítko Zavřít .
- Přesuňte složky, které chcete archivovat, do nového umístění archivu v navigačním podokně aplikace Outlook.
- Chcete-li archivovat pouze jednotlivé zprávy, ne celé složky, klepněte pravým tlačítkem myši na nové místo archivu a vyberte položku Nová složka ... a vytvořte novou složku Mail and Post Items . Poté přesuňte požadované zprávy do nové složky.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na místo archivu.
- V nabídce vyberte možnost Zavřít "..." .
Vaše zprávy jsou nyní archivovány a vynechány. Samozřejmě, můžete je připojit zpět do aplikace Outlook kdykoli snadno číst nebo obnovit.