Filtrování dat v tabulce znamená nastavení podmínek tak, aby se zobrazovaly pouze určité údaje. Je to tak, aby bylo snadnější zaměřit se na konkrétní informace ve velké datové sadě nebo tabulce dat. Filtrování neodstraní nebo neupraví data; pouze změny, které řádky nebo sloupce se zobrazí v listu aplikace Excel.
Filtrování záznamů dat
Filtry pracují se záznamy nebo řadami dat v listu. Nastavené podmínky jsou porovnávány s jednou nebo více polí v záznamu. Pokud jsou splněny tyto podmínky, zobrazí se záznam. Pokud podmínky nejsou splněny, je záznam filtrován tak, aby se nezobrazoval se zbytkem datových záznamů.
Filtrování dat sleduje dva různé přístupy v závislosti na typu dat, které jsou filtrované číselné nebo textové.
Filtrování číselných dat
Numerická data mohou být filtrována na základě:
- zda se data rovnají určitému číslu
- zda jsou data větší nebo menší než určité číslo
- data jsou nad nebo pod průměrnou hodnotou dat jako celku
Filtrování textových dat
Textová data mohou být filtrována na základě:
- zda se data shodují s určitým slovem
- zda se jedná o slovo obsahující jedno nebo více písmen
- zda jsou data slova, která začíná nebo končí určitým písmenem abecedy
Kopírování filtrovaných záznamů
Kromě dočasného skrytí záznamů aplikace Excel nabízí možnosti kopírování požadovaných dat do samostatné oblasti listu . Často se tento postup provádí, když trvalá kopie filtrovaného seznamu splňuje nějaký obchodní požadavek.
Nejlepší postupy pro filtrování
Ušetřete si nějaké potíže podle pokynů pro nejlepší praxi pro práci s filtrovanými daty:
- Pokud není pro to dobrý důvod, nehýbejte sdílenou tabulku s aktivním filtrem. Jiní uživatelé si možná nevšimnou, že je soubor filtrován.
- Ačkoli můžete filtrovat několik sloupců současně, jsou tyto filtry doplňkové, nikoliv exkluzivní. Jinými slovy, filtrování seznamu kontaktů, který by vám ukázal všechny ve státě Kalifornie a kteří jsou starší než 60 let, vám poskytne všechny, kteří jsou v Kalifornii více než 60 let. Takový filtr vám neukáže 60leté nebo kalifornské.
- Komplexní textové filtry fungují stejně jako základní data umožňují. "Messy" data budou mít za následek filtrované výsledky, které mohou být zavádějící nebo nesprávné. Například filtrování lidí, kteří žijí v Illinois, nezachytí lidi, kteří žijí v "IL" nebo žijí v "Ilinois" nebo "Illenois".
- Při třídění filtrovaných dat buďte opatrní. Třídění částečně filtrovaných dat vede k restrukturalizaci datového souboru - situaci, která se většinou nejlépe vyhnout. Pokud musíte třídit filtrovanou množinu dat, zkopírujte filtrované údaje do nového listu a poté je zoradit.