Aplikace Excel nemá možnosti správy dat relačních databázových programů, jako je SQL Server a Microsoft Access. Co však může udělat, je sloužit jako jednoduchá nebo plochá databáze, která vyplňuje požadavky na správu dat v mnoha situacích.
V aplikaci Excel jsou data uspořádána do tabulek pomocí řádků a sloupců listu. Novější verze programu mají funkci tabulky , která usnadňuje zadávání, úpravu a manipulaci s daty .
Každý jednotlivý údaj nebo informace o předmětu - například číslo součásti nebo adresa osoby - jsou uloženy v samostatné buňce listu a označovány jako pole.
Podmínky databáze: tabulka, záznamy a pole v aplikaci Excel
Databáze je sbírka souvisejících informací uložených v jednom nebo více počítačových souborech organizovaným způsobem.
Obvykle jsou informace nebo data uspořádány do tabulek. Jednoduchá nebo plochá databáze, například Excel, obsahuje všechny informace o jednom předmětu v jedné tabulce.
Relační databáze naopak obsahují řadu tabulek s každou tabulkou obsahující informace o různých, ale souvisejících tématech.
Informace v tabulce jsou uspořádány tak, aby byly snadno:
- Aktualizováno
- Seřazeno
- Opraveno
- Filtrovala nebo vyhledala konkrétní informace
Evidence
V terminologii databáze obsahuje záznam všechny informace nebo údaje o jednom konkrétním objektu, který byl vložen do databáze.
V aplikaci Excel jsou záznamy obvykle uspořádány v řádcích pracovních listů s každou buňkou v řádku obsahujícím jednu položku informace nebo hodnotu.
Pole
Každá položka informací v záznamu databáze - například telefonní číslo nebo číslo ulice - se označuje jako pole .
V aplikaci Excel slouží jednotlivé buňky listu jako pole, protože každá buňka může obsahovat jednu informaci o objektu.
Názvy polí
Je zásadní, aby byla data vložena do databáze v organizované podobě, aby mohla být tříděna nebo filtrována, aby bylo možné najít konkrétní informace.
Aby bylo zajištěno, že data budou zadána ve stejném pořadí pro každý záznam, budou do každého sloupce tabulky přidány nadpisy. Názvy těchto sloupců se označují jako názvy polí.
V aplikaci Excel obsahuje horní řádek tabulky názvy polí tabulky. Tento řádek se obvykle označuje jako řádek záhlaví .
Příklad
Ve výše uvedeném obrázku jsou veškeré informace shromážděné pro jednoho studenta uloženy v samostatném řádku nebo zaznamenány v tabulce. Každý student, bez ohledu na to, jak moc nebo jak málo informací je shromážděn, má v tabulce samostatný řádek.
Každá buňka v řádku je pole, které obsahuje jeden kus této informace. Názvy polí v řádku záhlaví pomáhají zajistit, aby data zůstala uspořádána tak, že všechny údaje o určitém tématu, jako je název nebo věk, budou uchovány ve stejném sloupci pro všechny studenty.
Excel Data Tools
Společnost Microsoft přidala řadu datových nástrojů, které usnadňují práci s velkým množstvím dat uložených v tabulkách aplikace Excel a pomáhají je udržet v dobrém stavu.
Použití formuláře pro záznamy
Jedním z nástrojů, které usnadňují práci s jednotlivými záznamy, je datový formulář. Formulář lze použít k vyhledání, úpravě, zadávání nebo odstranění záznamů v tabulkách obsahujících až 32 polí nebo sloupců.
Výchozí formulář obsahuje seznam názvů polí v pořadí, které jsou uspořádány v tabulce, aby bylo zajištěno správné zadání záznamů. Vedle každého názvu pole je textové pole pro zadávání nebo úpravu jednotlivých polí dat.
I když je možné vytvářet vlastní formuláře, vytváření a používání výchozího formuláře je mnohem snazší a často je to vše, co je potřeba.
Odebrat duplicitní záznamy dat
Společným problémem se všemi databázemi jsou chyby v datech. Kromě jednoduchých pravopisných chyb nebo chybějících polí dat mohou být duplicitní datové záznamy velkým problémem, protože tabulka dat roste.
Jiný z datových nástrojů aplikace Excel lze použít k odstranění těchto duplicitních záznamů - buď přesných nebo částečných duplikátů.
Třídění dat
Třídění znamená reorganizovat data podle určité vlastnosti, například třídění tabulky abecedně podle příjmení nebo chronologicky od nejstarší k nejmladší.
Možnosti třídění aplikace Excel zahrnují třídění podle jednoho nebo více polí, vlastní řazení, například podle data nebo času a třídění podle řádků, které umožňují změnit pořadí polí v tabulce.