Sledujte osobní úkoly a profesionální projekty s tímto jednoduchým nástrojem
Trello je nástroj pro řízení projektů ve stylu Kanban, který je vizuálním způsobem, jak vidět všechny úkoly, které vy nebo váš tým potřebujete splnit, což usnadňuje vidět, co dělá každý tým v daném okamžiku. Je také zdarma, což znamená, že je přístupný malým i velkým skupinám, stejně jako jednotlivcům, kteří provozují podnikání nebo kteří chtějí sledovat osobní úkoly. Mezi nástroje pro správu projektů je Trello jedním z nejjednodušších nástrojů, který lze použít a implementovat, ale jeho rozhraní s prázdnými břity může být trochu skličující. Naštěstí máme několik tipů, které vám a vašemu týmu pomohou získat co nejvíce z Trello, bez ohledu na to, co používáte ke sledování.
Co je Kanban?
Kanbanský styl řízení projektů je inspirován japonským výrobním procesem, který Toyota realizovala koncem čtyřicátých let. Jeho cílem bylo zvýšit efektivitu ve svých továrnách sledováním zásob v reálném čase pomocí karet, které procházely mezi pracovníky na podlaze. Když se určitý materiál vyskytl, pracovníci by si na kartě vzali na vědomí to, co by se dostalo na dodavatele, který by pak odeslal požadovaný materiál do skladu. Tyto karty byly často nazývány Kanban, což znamená znamení nebo billboard v japonštině.
Tak jak to převádí na řízení projektů? Software, jako je Trello, přebírá tuto koncepci předávání karet a vkládá je do vizuálního rozhraní, kde jsou úkoly vyloženy na desce a přizpůsobeny pracovní schopnosti týmu. Na své nejzákladnější úrovni bude deska mít tři sekce, jak je vidět na obrázku výše: dělat, dělat (nebo v procesu), a hotovo. Týmy však mohou tento nástroj použít jakýmkoli způsobem, který pro ně pracuje. Některé týmy mohou upřednostňovat skutečnou desku, zatímco jiné chtějí pohodlí virtuálního řešení, jako je Trello.
Jak používat Trello
Trello využívá desky , které obsahují seznamy, které se skládají z karet. Desky mohou představovat projekty (přepracování webových stránek, renovace koupelny), seznamy mohou být použity pro úkoly (grafika, obklady) a karty mohou obsahovat dílčí úkoly nebo možnosti (pronájem návrháře, velikosti dlaždic a barev).
Jakmile se rozhodnete uspořádat své seznamy, můžete začít s přidáním karet, které zase mohou mít kontrolní seznamy a štítky. Kontrolní seznamy jsou způsob, jak rozložit úkoly do dílčích úkolů. Například pokud používáte Trello k naplánování dovolené, můžete mít kartu restaurace, kterou chcete vyzkoušet, s kontrolním seznamem, který zahrnuje rezervaci, zkoumání nejlepších pokrmů a ověření, zda je to vhodné pro děti . Štítky lze použít k zobrazení stavu karty (schválené, předložené atd.) Nebo kategorie (věda, technologie, umění atd.) Nebo jakoukoli požadovanou značku. Pak můžete provést vyhledávání, které přinese všechny vědecké související karty nebo všechny schválené karty, například. Na štítku však nemusíte přidávat žádný titul; můžete je také použít pro barevné kódování (k dispozici je až 10 barev, je k dispozici barevná možnost blind).
Jakmile začnete pracovat a dokončovat úkoly, můžete jednoduše přetáhnout karty z jednoho seznamu do druhého a nakonec archivovat karty a seznamy poté, co se rozhraní stane nepraktickým.
Můžete přidělit karty členům týmu a přidat poznámky, přílohy souborů, barevně označené štítky a termíny splatnosti. Členové týmu mohou @ zmínit ostatní v komentářích k zahájení konverzace. Můžete nahrát soubory z počítače i ze služeb pro ukládání dat v cloudu, včetně Google Drive, Dropbox, Box a OneDrive.
Součástí je také šikovná integrace e-mailu. Každá deska má jedinečnou e-mailovou adresu, kterou můžete použít k vytvoření karet (úkolů). K této e-mailové adrese můžete také odesílat přílohy. A co nejlepší je, když obdržíte e-mailovou zprávu, můžete na ni odpovědět přímo spíše než spouštět Trello.
Oznámení, včetně poznámek a poznámek, jsou k dispozici v mobilních aplikacích, v prohlížeči na ploše a prostřednictvím e-mailu. Trello má aplikace pro iPhone, iPad, telefony s Androidem, tablety a hodinky a tablety Kindle Fire.
Trello nabízí více než 30 doplňkových funkcí a integrací, které nazývá napájení. Mezi příklady zapojení patří zobrazení kalendáře, opakovač karet pro opakované úkoly, stejně jako integrace s aplikacemi Evernote, Google Hangouts, Salesforce a dalšími. K bezplatným účtům patří jedna vyúčtování na desku.
Všechny hlavní funkce Trella jsou zdarma, ačkoli existuje placená verze s názvem Trello Gold (5 dolarů za měsíc nebo 45 dolarů za rok), která přidává některé výhody, včetně tří power-upů na desku (spíše než jednu). Obsahuje také atraktivní desky na pozadí a samolepky, vlastní emojis a větší přílohy (250 MB namísto 10 MB). Trello nabízí zdarma jeden měsíc členství v Gold pro každou osobu, do které se dostanete do Trella, a to až do 12 měsíců.
Jak jsme říkali, na první pohled je, že nastavení Trella je trochu zastrašující, protože neexistuje mnoho omezení, jak ho můžete použít. Na jedné straně můžete vytvářet desky, které jednoduše ukazují, co jste skončili, na čem pracujete a co dál. Na druhou stranu můžete jít hlouběji, vytvářet seznamy úkolů rozdělených do kategorií nebo oddělení.
Trello můžete použít ke sledování jakéhokoli úkonu, od osobních úkolů až po profesionální projekty až po plánování událostí, ale zde je několik příkladů skutečného světa, které vám pomohou začít.
Použití služby Trello pro správu renovace domů
Řekněme, že plánujete renovovat jednu nebo více pokojů ve vašem domě. Pokud jste někdy přežili rekonstrukci, víte, že existuje spousta pohyblivých částí a spousta překvapení, bez ohledu na to, jak pečlivě se připravujete. Organizování všech rozhodnutí, která je třeba udělat v Trello, může pomoci udržet projekt na správné cestě. Řekněme, že plánujete obnovu kuchyně. V tomto případě můžete vytvořit desku s názvem Renovace kuchyně a poté přidat seznamy věnované každému prvku, který nahrazujete.
Deska kuchyňské renovace může obsahovat seznamy pro:
- Potenciální dodavatelé
- Každý spotřebič, který nahradíte
- Kabinetry
- Desky a backsplash
- Podlaha
- Instalatérství
- Elektrický
Karty pro každý seznam obsahují rozměry, rozpočet a musí mít funkce, stejně jako všechny modely, které uvažujete. Karty pro instalatérské práce by mohly zahrnovat výměnu potrubí, novou vodní linku, stejně jako odhadovanou cenu a související obavy, jako jsou odstavení vody. Můžete snadno připojit obrázky materiálů a zařízení, o kterých uvažujete, a odkaz na výpisy produktů, abyste mohli cenově nakupovat. Jakmile se rozhodnete, můžete použít označení pro označení nebo barevný kód produktu nebo materiálu.
Konečně můžete pro každou kartu vytvořit kontrolní seznamy. Kartu lednice by například mohl mít kontrolní seznam, který zahrnuje likvidaci staré chladničky a instalaci vodovodního potrubí pro lednici.
Pokud opravujete několik pokojů, stačí vytvořit desku pro každou z nich a vypsat vše, co je třeba zvážit; nepřetržitě přidávat seznamy a karty a podle potřeby přesouvat prvky.
Pozvěte ostatní členy rodiny do svých boardů a přiřaďte jim karty k distribuci potřebných prací, jako je výzkum produktů a cen, plánování a další logistika. Trello má veřejnou rekonstrukci domů, kterou můžete zkopírovat na svůj vlastní účet.
Plánování dovolené s Trello
Cestování s několika členy rodiny nebo přáteli se může rychle zkomplikovat. Použijte Trello k výběru destinace, plánování aktivit a naplánování dopravy. V takovém případě byste mohli mít jednu desku, která obsahuje možná místa k návštěvě a další na výlet, jakmile se rozhodnete kam jít.
Vývěsní tabulka může obsahovat seznamy pro:
- Možnosti letu
- Pozemní doprava
- Hotely, seznamy Airbnb, pronájem chaty a kempy
- Turistické atrakce
- Restaurace a obchody s potravinami
V rámci desky s potenciálními cíli byste vytvořili seznam pro každé místo, s kartami pro cestovní čas, rozpočet, klady a zápory a další úvahy. Seznamy ve výletní desce by zahrnovaly karty pro letecké společnosti, pronájem automobilů, pozoruhodnou kuchyni v oblasti a zajímavosti, jako jsou muzea, nákupy a čtvrti, které je třeba prozkoumat. Pokud se rozhodnete vyrazit na plavbu, můžete vytvořit seznamy pro věci, které se mají dělat na palubě a pro plánované zastávky, stejně jako pro dopravu, kterou je nutné dostat na loď. Použijte štítky k označení vybraných položek nebo zvýraznění kandidátů poté, co jste zúžili své možnosti. Přidejte kontrolní seznamy na karty pro rezervaci a plánování výletů nebo výletů. Trello má také společnou rekreační tabuli, kterou můžete použít jako výchozí bod.
Sledování osobních cílů a projektů
Ať už hledáte vyčistit nepořádek ve svém domě nebo garáži, přijet hobby nebo cvičit více, můžete ji snadno sledovat v Trello. Vytvořte desky pro novoroční uzávěry nebo pro víceúrovňové projekty, jako je vyčištění podkroví nebo organizace pro domácí kancelář.
Pro rozlišovací tabulku vytvořte seznam pro každé rozlišení a pak karty, jak je lze implementovat, jako je například vstup do posilovny, chodit na každodenní procházky nebo kupovat vybavení pro domácí cvičení. Použijte seznamy v osobním projektu k rozdělení velkých úkolů s kartami pro dílčí úkoly. Například jarní čistící deska může obsahovat seznamy místností a dalších částí domu. Seznamy by měly karty pro související úkoly, jako je potřebné úklidové potřeby, inventář položek, které chcete prodat, darovat nebo vyhazovat, a úkoly, které chcete zadávat, například čištění oken nebo odstraňování stromů.
Správa nezávislého nebo poradenského podniku
Nakonec, pokud provozujete vlastní firmu, Trello může být vaším špičkovým asistentem. Desky mohou představovat projekty se seznamy pro každou etapu nebo mezník a karty pro související úkoly. Spisovatelé na volné noze mohou používat Trello ke správě příběhů a publikovaných prací.
Řekněme, že máte projektovou desku pro redesign stránek. Vaše seznamy by mohly zahrnovat důležité úkoly, jako je pronájem designéra a další důležité role, stejně jako milníky, jako je například výběr barevné schéma, správa rozvržení a získání schválení podél cesty. Karty by obsahovaly navrhované barevné schémata a rozvržení a kroky potřebné k přípravě na schůzky. Spisovatel na volné noze může mít desky pro náměty příběhů, publikace a marketing. Seznamy mohou představovat fáze, například v průběhu procesu, odeslání a publikování, nebo k tomu můžete použít štítky.
Trello je jednoduchý, ale výkonný nástroj a stojí za to, že s ním strávíte nějaký čas. Pokud si nejste jisti, kde začít, procházejte uživatelskou komunitu společnosti Trello, která zahrnuje veřejné desky, které můžete zkopírovat do svého účtu.