Předávané e-maily jsou často vyplněny nepotřebnými znaky a adresami
Když je e-mail předáván vícekrát, často shromažďuje nepotřebná slova, znaky a e-mailové adresy, které již nejsou potřebné a které by měly být vyčištěny ještě před odesláním.
Před zasláním této zprávy do svých kontaktů zvážit následující jednoduchou e-mailovou etiketu v zájmu vašich příjemců.
Jak vyčistit předávané e-maily
Postupujte podle těchto tipů, chcete-li rychle posílat e-maily:
Odstraňte zbytečné e-mailové adresy
Pokud je e-mail předáván jako-je bez předchozí úpravy, může příjemce zobrazit e-mailové adresy, kterým byla původní zpráva odeslána.
To může být užitečné v některých případech, kdy chcete, aby nový příjemce zjistil, kdo viděl e-mail nebo kdy byl originál odeslán, ale většinou z nich obvykle není dobrý nápad. To platí zejména tehdy, když málo, jestliže některý z ostatních příjemců skutečně přidal do e-mailu nějaké informace.
Kombinujte zprávu a odstraňte všechny nadpisy, které obsahují ostatní e-mailové adresy, kterým byla zpráva odeslána.
Smazat dopředu související značky
Po několika málo předávání e-mailu může pole a tělo tématu shromáždit jeden nebo více znaků ">", nebo dokonce celá slova, jako je "forward this", "FWD" nebo "FWDed". Je to dobrý nápad, abyste je odstranili, abyste odmítli celkovou zprávu.
Ve skutečnosti, zachování těchto znaků může příjemce si myslet, že zpráva je spam, nebo že jste se nestaral o e-mailu odstranit tyto zbývající znaky.
Zvažte barvu a velikost textu
Je velmi běžné, že předávané e-maily nesou stejný styl, který je obvykle text různých velikostí a více než jedné barvy. To je často těžko čitelné a může rychle přinutit příjemce, aby celou zprávu odmítl jako spam.
Pokuste se upravit e-mail, abyste mohli číst.
Napište do horní části zprávy
Jakékoli komentáře, které chcete přidat do předávaného e-mailu, by měly být umístěny přímo v horní části e-mailu, aby příjemce mohl vidět své poznámky nejprve.
Mohli byste napsat o tom, o čem je tento e-mail nebo o tom, proč ho předáváte, ale bez ohledu na to, proč je to váš důvod, měl by být jasně vidět nahoře, jinak ho příjemce nevidí, dokud již nečetl celou zprávu.
Poslední věc, kterou chcete, je, aby vaše připomínky byly zamíchány a nesprávně vyloženy pro text v původní zprávě.
Alternativy k pravidelnému předávání
Jednou z alternativ k předávání zprávy je uložení e-mailu do souboru a následně připojit zprávu jako přílohu e-mailu. Některé e-mailové klienty mají k tomu tlačítko, například Microsoft Outlook . Pro ostatní zkuste stáhnout e-mail jako soubor, jako je soubor EML nebo MSG , a pak je odeslat jako běžnou přílohu souboru.
Další možností je prostě zkopírovat původní text a potom jej vložit jako obyčejný text, aby se zabránilo kopírování jakýchkoli lichých formátů nebo barev. Ujistěte se také, že jste předali text v uvozovkách tak, aby nový příjemce mohl jasně vidět, která část e-mailu není od vás.