V aplikaci Stránky, které spolupracuje s textovým procesorem společnosti Apple , můžete vytvořit hromadnou korespondenci během několika minut. Hromadná korespondence je nástroj pro generování hromadných zásilek, například formulářových dopisů. Sloučení pošty obsahují jedinečná data, například názvy a adresy, stejně jako informace, které jsou standardní v každém dokumentu. Můžete například použít hromadnou korespondenci k vytištění e-mailových štítků, připomenutí události nebo připomínek k platbě nebo odeslat zákazníkům informace o novém produktu nebo prodeji.
Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci ve stránkách, nastavte dokument s textem zástupného symbolu, připojte zdroj dat k dokumentu a propojte zástupné symboly s odpovídajícími daty v datovém zdroji. Jakmile je tento postup dokončen, můžete zvolit, zda chcete sloučit dokumenty vytisknout nebo uložit.
Při hromadění pošty se dostanou do hry tři různé položky:
- Datový soubor je místo, kde jsou uloženi vaši příjemci.
- Soubor formuláře je místo, kde navrhujete sloučení.
- Dokončený dokument kombinuje data z datového souboru s textem v dokumentu hromadné dokumentace a vytvoří jednotlivé dokumenty pro příjemce.
Tento tutoriál vás provede vytvářením jednoduché hromadné korespondence pomocí stávajícího datového souboru.
Vytvořte formulářový soubor
Před sloučením dat je třeba vytvořit nový soubor formuláře - jakýsi plán, který řekne Stránkám, kam dát každý bit dat z datového souboru.
Chcete-li tak učinit, otevřete nový dokument a vytvořte jej tak, jak chcete, včetně datového pole pro každou informaci, kterou chcete zobrazit v každém sloučeném dokumentu. Vložte text zástupného symbolu, v němž stojíte pro každou položku. Například zadejte "Křestní jméno", kde chcete, aby se jméno kandidáta objevilo.
Vyberte datový soubor
Nyní, když jste vytvořili šablonu dokumentu, musíte propojit zdroj dat:
- Stisknutím klávesy Command + Option + I na klávesnici otevřete okno Inspector .
- Vyberte kartu Link Inspector .
- Klepněte na kartu Sloučení .
- Klepnutím na tlačítko Vybrat vyberte zdroj dat. Vyberte buď adresář nebo přejděte na zdroj dat dokumentů Numbers.
Přidat pole sloučení
Nyní musíte propojit zdroj dat s textem zástupného symbolu v šabloně dokumentu.
- V šabloně dokumentu vyberte textový zástupný symbol.
- Klepněte na ikonu + v okně Inspektor slučování .
- Z nabídky vyberte možnost Přidat sloučení .
- V rozbalovací nabídce ve sloupci Cílový zdroj vyberte data importu. Například vyberte Jméno k propojení prvních jmen s textem pro jméno prvního jména .
- Dokončete tyto kroky, dokud nebude celý text zástupného symbolu propojen s daty ve zdroji dat.
Dokončete své sloučení
Nyní, když jste připojili k datovému souboru a vytvořili soubor formuláře, je čas na dokončení sloučení.
- Vyberte možnost Upravit> Hromadná korespondence .
- Zvolte možnost Sloučit na: cíl - buď přímo k tiskárně, nebo k dokumentu, který můžete zobrazit a uložit.
- Klepněte na Sloučit .