Hromadná korespondence je nástroj, který zjednodušuje vytváření sady podobných dokumentů, které však obsahují jedinečné a proměnné datové prvky. To je dosaženo propojením databáze, která obsahuje tyto datové prvky, do dokumentu, který obsahuje sloučené pole, ve kterých budou tato data obsazena.
Hromadná korespondence vám ušetří čas a úsilí automatizací procesu zadávání standardních dat, jako jsou jména a adresy, do dokumentu. Můžete například propojit dopis formuláře se skupinou kontaktů v aplikaci Outlook; toto písmeno může mít sloučení pole pro adresu každého kontaktu a jedno pro odpovídající jméno kontaktu jako součást pozdravu dopisu.
Použití hromadné korespondence
Sloučení pošty, pro mnoho lidí, vyvolává myšlenky na nevyžádanou poštu. Zatímco obchodníci bezpochyby používají hromadnou korespondenci pro generování velkého množství pošty rychle a snadno, mnoho dalších použití vás může překvapit a změnit způsob, jakým vytvoříte některé z vašich dokumentů.
Pomocí hromadné korespondence můžete vytvářet jakýkoli typ tištěného dokumentu, stejně jako elektronicky distribuované dokumenty a faxy. Typy dokumentů, které lze vytvořit pomocí hromadné korespondence, jsou prakticky neomezené. Zde jsou nějaké příklady:
- Katalogy
- Zásoby
- Faktury
- Štítky
- Obálky
- A samozřejmě dopisy
Při chytrém použití může hromadná korespondence výrazně zvýšit vaši produktivitu. Může také zvýšit účinnost dokumentů, které vytvoříte. Například přizpůsobením písmen s jmény příjemců nebo jinými prvky, které jsou specifické pro každého příjemce, předložíte vyleštěný osobní obrázek, který nastaví požadovaný výsledek.
Anatomie hromadné korespondence
Hromadná korespondence se skládá ze dvou hlavních částí: dokumentu a zdroje dat , které jsou také nazývány jako databáze. Aplikace Microsoft Word zjednodušuje práci tím, že používá jako zdroj dat další aplikace sady Office, jako je aplikace Excel a Outlook. Pokud máte úplnou sadu Office, použijte jednu z jejích aplikací, protože váš zdroj dat je snadný, pohodlný a vysoce doporučený. Použití kontaktů, které jste již zadali do kontaktů aplikace Outlook, vás například ušetří před opětovným zadáním těchto informací do jiného zdroje dat. Použití existující tabulky aplikace Excel vám poskytuje ještě větší flexibilitu s daty než zdroj dat, který aplikace Word vytvoří.
Pokud máte pouze program Word, můžete však stále používat funkci hromadné korespondence. Aplikace Word má možnost vytvořit plně přizpůsobitelný zdroj dat, který můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Nastavení hromadné korespondence
Hromadná korespondence se může zdát komplikovaná - a složité, těžké dokumenty, které se spoléhají na rozsáhlé databáze, jistě mohou být. Word však zjednodušuje nastavení hromadné korespondence pro běžné použití poskytnutím průvodců, kteří vás provedou procesem propojení dokumentu s databází. Obecně můžete dokončit proces v méně než 10 poměrně snadných krocích, včetně nalezení a opravy chyb. Je to méně, než připravit dokument ručně, a s mnohem méně času a potíží.