Formulář pro zadání dat aplikace Excel

Pokyny k zadávání dat krok za krokem

Použití vestavěného datového formuláře aplikace Excel je rychlý a snadný způsob zadávání dat do databáze Excel.

Pomocí formuláře můžete:

• spustit novou databázovou tabulku nebo přidat nové záznamy do existující databáze
• procházet záznamy dat jednou po druhém
• hledání záznamů obsahujících konkrétní informace
• upravit nebo odstranit jednotlivé záznamy podle potřeby

O přidání ikony formuláře pro zadání dat do panelu nástrojů Rychlý přístup

Formulář pro zadávání dat je jedním z vestavěných datových nástrojů aplikace Excel. Chcete-li použít vše, co musíte udělat, je poskytnout nadpisy sloupců, které mají být použity ve vaší databázi, klepněte na ikonu formuláře a aplikace Excel udělá zbytek.

Chcete-li však dělat věci mnohem náročnější, od verze 2007 se Microsoft rozhodl nezahrnout ikonu Form na pásu karet.

Prvním krokem k použití formuláře pro zadání dat je přidat ikonu formuláře na panel nástrojů Rychlý přístup, abychom jej mohli použít.

Jedná se o jednorázovou operaci. Po přidání zůstane ikona formuláře dostupná na panelu nástrojů Rychlý přístup.

Hledání tlačítka formuláře pro zadání dat

Panel nástrojů Rychlý přístup slouží k ukládání zástupců často používaných funkcí v aplikaci Excel. Také můžete přidat zkratky do funkcí aplikace Excel, které nejsou k dispozici na pásu karet.

Jednou z těchto funkcí je formulář pro zadávání dat.

Datový formulář je rychlý a snadný způsob, jak přidat data do tabulky databáze aplikace Excel.

Z nějakého důvodu se však společnost Microsoft rozhodla nepřidat formulář na jednu z karet pásky od aplikace Excel 2007.

Níže jsou uvedeny kroky, které vám ukážou, jak přidat ikonu formuláře na panel nástrojů Rychlý přístup.

Přidejte datový formulář na panel nástrojů Rychlý přístup

1. Klepnutím na šipku dolů na konci panelu nástrojů Rychlý přístup otevřete rozbalovací nabídku.
2. Zvolte Další příkazy ze seznamu a otevřete dialogové okno Upravit lištu Rychlý přístup.
3. Klepnutím na šipku dolů na konci příkazu Zvolit z řádku otevřete rozbalovací nabídku.
4. Zvolte příkaz Všechny příkazy ze seznamu a zobrazte všechny příkazy dostupné v aplikaci Excel 2007 v levém podokně.
5. Chcete-li vyhledat příkaz Form, procházejte tímto abecedním seznamem.
6. Klepnutím na tlačítko Přidat mezi příkazovými panely přidáte příkaz Form do panelu nástrojů Rychlý přístup.
7. Klepněte na tlačítko OK .

Tlačítko formuláře by nyní mělo být přidáno do panelu nástrojů Rychlý přístup.

Přidání názvů polí databáze

Jak již bylo dříve uvedeno, stačí, abychom použili formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel, je poskytnout názvy sloupců nebo názvy polí, která mají být použita v naší databázi.

Nejjednodušší způsob přidání názvů polí do formuláře je zadat do buněk v listu. Do formuláře můžete zahrnout až 32 názvů polí.

Do buněk A1 až E1 zadejte následující položky:

StudentID
Příjmení
Počáteční
Stáří
Program

Otevření formuláře pro zadání dat

Otevření formuláře pro zadání dat

1. Klepnutím na buňku A2 ji vytvoříte jako aktivní buňku .
2. Klepněte na ikonu formuláře, která byla přidána do panelu nástrojů Rychlý přístup na stránce 2.
3. Kliknutím na ikonu formuláře se zobrazí okno s informacemi z aplikace Excel obsahující množství možností souvisejících s přidáním nadpisů do formuláře.
4. Vzhledem k tomu, že jsme již zadali názvy polí, které chceme použít jako záhlaví, stačí, abychom v okně se zprávou klikli na tlačítko OK .
5. Formulář obsahující všechny názvy polí by se měl zobrazit na obrazovce.

Přidání datových záznamů pomocí formuláře

Přidání datových záznamů do formuláře

Jakmile byly do formuláře přidány záznamy do databáze, byly údaje vloženy do databáze, je to jen otázka zadání dat do správného pořadí do polí formuláře.

Příklad záznamů

Do databází přidejte následující záznamy zadáním údajů do polí formuláře vedle správných záhlaví. Po zadání prvního záznamu klikněte na tlačítko Nový , abyste vymazali pole pro druhý záznam.

1. StudentID : SA267-567
   Příjmení : Jones
   Počáteční : B.
   Věk : 21
   Program : Jazyky
   
   StudentID : SA267-211
   Příjmení : Williams
   Počáteční : J.
   Věk : 19
   Program : Věda

Tip: Při zadávání velice podobných údajů, jako jsou čísla studenta (pouze čísla po pomlčce jsou odlišná), použijte kopírování a vkládání pro urychlení a zjednodušení zadávání dat.

Chcete-li přidat zbývající záznamy do tutoriální databáze, použijte formulář pro zadání ostatních dat nalezených ve výše uvedeném obrázku do buněk A4 až E11.

Přidání datových záznamů pomocí formuláře (con't)

Chcete-li přidat zbývající záznamy do výukové databáze, použijte formulář pro vložení ostatních dat nalezených do obrázku do buňky A4 až E11.

Použití datových nástrojů formuláře

Hlavním problémem s databází je zachování integrity dat při růstu souboru. To vyžaduje:

• opravuje chyby dat nebo aktualizuje jednotlivé záznamy.
• odstranění zastaralých nebo duplicitních záznamů.

Formulář pro zadávání dat obsahuje několik nástrojů na pravé straně, které usnadňují hledání a opravu nebo odstranění záznamů z databáze.

Tyto nástroje jsou:

• Tlačítka Najít předcházející a Najít další - slouží k posunutí vpřed a zpět v databázi po jednom záznamu najednou.
• Tlačítko Odstranit - slouží k odstranění záznamů z databáze.
• Tlačítko Obnovit - Toto tlačítko lze použít k vrácení změn na záznam, který se právě upravuje. Příležitostně provádíme špatné změny záznamu nebo dokonce upravíme špatný záznam úplně. Pokud tomu tak je, lze k obnovení těchto změn použít tlačítko obnovení.
• Poznámka: Tlačítko Obnovit funguje pouze tehdy, pokud ve formuláři existuje záznam. Jakmile získáte přístup k jinému záznamu nebo formulář zavřete, tlačítko obnovení se stává neaktivní.
• Tlačítko Kritéria umožňuje vyhledat v databázi záznamy založené na konkrétních kritériích, jako je název, věk nebo program. Příklad použití tlačítka Kritéria je součástí dalšího kroku tutoriálu.

Vyhledávání záznamů pomocí jednoho názvu pole

Tlačítko Kritéria umožňuje vyhledávat záznamy v databázi pomocí jednoho nebo více názvů polí, jako je název, věk nebo program.

Vyhledávání záznamů pomocí jednoho názvu pole

1. Klepněte na tlačítko Kritéria ve formuláři.
2. Klepnutím na tlačítko Kritéria vymažete všechna pole formuláře, ale neodstraníte žádná data z databáze.
3. Klikněte na pole Program a napište Umění, chcete-li vyhledat všechny studenty zapsané v programu Arts na vysoké škole.
4. Klikněte na tlačítko Najít další . Záznam o H. Thompson by se měl objevit v podobě, kdy je zapsána v programu Arts.
5. Klikněte druhý a třetí čas na tlačítko Najít další a záznamy o J. Grahamovi a W. Hendersonovi by se měly objevit po sobě, protože jsou také zapsány v programu Arts.

Další krok tohoto tutoriálu obsahuje příklad hledání záznamů, které odpovídají několika kritériím.

Vyhledávání záznamů pomocí několika názvů polí

V tomto příkladu budeme hledat všechny studenty, kteří jsou ve věku 18 let a zapsáni do programu Arts na vysoké škole. Pouze záznamy, které odpovídají oběma kritériím, by měly být zobrazeny ve formuláři.

1. Klepněte na tlačítko Kritéria ve formuláři.
2. Klepněte na věkové pole a zadejte 18.
3. Klikněte do pole Program a zadejte umění.
4. Klepněte na tlačítko Najít další . Rekord pro H. Thompsona by se měl objevit ve formě, protože je 18 let stará a zapsána do programu Arts.
5. Klikněte podruhé na tlačítko Najít další a záznam pro J. Grahama by se měl objevit, protože je mu 18 let a zapsal se do programu Umění.
6. Třetýkrát klikněte na tlačítko Najít další a záznam pro J. Grahama by měl být stále viditelný, protože neexistují žádné další záznamy, které by odpovídaly oběma kritériím.

Rekord pro W. Hendersona by v tomto příkladu neměl být zobrazen, protože ačkoli je zapsán do programu Arts, není mu 18 let, takže neodpovídá oběma kritériím vyhledávání.