Tam je spousta e-mailových aplikací , a to nemusí být vždy stejné. Chcete-li zprávu otevřít a přečíst, musíte použít formát zprávy, který podporuje aplikace příjemce. Aplikace Microsoft Outlook má 3 různé formáty zpráv, které potřebujete pro různé situace.
3 Formáty zpráv v aplikaci Outlook a kdy použít
Každý formát zprávy má různé možnosti, ten, který zvolíte, určuje, zda lze přidat formátovaný text, například tučné písmo, barevné písmo a odrážky, a zda můžete přidat obrázky do těla zprávy. Co je však důležité, je výběr, že příjemce bude moci vidět - je skvělé mít formátování a obrázky, ale některé e-mailové aplikace nepodporují formátované zprávy nebo obrázky.
Pomocí aplikace Outlook můžete posílat zprávy ve třech různých formátech.
Prostý text
Plain Text odesílá e-maily pouze pomocí znaků prostého textu. Všechny e-mailové aplikace podporují prostý text. Tento formát je skvělý, pokud nejste závislí na žádném fantazijním formátování a zajistí maximální kompatibilitu. Každý, kdo má e-mailový účet, bude moci číst vaši zprávu. Plain text nepodporuje tučné, kurzíva, barevné písmo nebo jiné formátování textu. Nepodporuje také obrázky, které se zobrazují přímo v těle zprávy, ačkoli je možné obrázky přidat jako přílohy. Měli byste si uvědomit, že Hubspot zjistil, že zprávy o obyčejném textu mají vyšší otevřenou a vyšší rychlost než zprávy ve formátu HTML.
HTML
HTML umožňuje používat formátování HTML. Toto je výchozí formát zprávy v aplikaci Outlook. Je také nejlepším formátem pro použití, když chcete vytvářet zprávy, které jsou podobné tradičním dokumentům, s různými fonty, barvami a seznamy odrážky. Text můžete vyniknout kurzívou, například změnou písma. Můžete dokonce zahrnout obrázky, které se zobrazí inline a používat další nástroje pro formátování, aby vaše zprávy byly hezčí a přehlednější. Dnes většina lidí s e-mailem může přijímat správné zprávy ve formátu HTML (i když někteří dávají přednost čistému textu z důvodu čistoty). Ve výchozím nastavení, když vyberete jednu z možností, které umožňují formátování (HTML nebo Rich Text), je zpráva odeslána ve formátu HTML. Takže když používáte HTML, víte, že to, co posíláte, je to, co příjemce uvidí.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text je formát vlastní zprávy aplikace Outlook. RTF podporuje formátování textu, včetně odrážek, zarovnání a propojených objektů. Aplikace Outlook automaticky převede zprávy ve formátu RTF do formátu HTML ve výchozím nastavení, když je odešlete příjemci Internetu, aby bylo zachováno formátování zpráv a přílohy byly přijaty. Aplikace Outlook také automaticky formátuje požadavky na schůzky a úkoly a zprávy s hlasovacími tlačítky tak, aby tyto položky mohly být odeslány neporušeným přes Internet ostatním uživatelům aplikace Outlook bez ohledu na výchozí formát zprávy. Pokud je zpráva s vazbou na Internet úkolem nebo žádostí o schůzku, musíte použít RTF. Aplikace Outlook jej automaticky převede na formát Kalendář Internet, což je společný formát pro položky kalendáře v Internetu, takže ji mohou podporovat jiné aplikace elektronické pošty. RTF můžete použít při odesílání zpráv v rámci organizace, která používá Microsoft Exchange; doporučujeme však použít formát HTML. Toto je formát společnosti Microsoft, který podporuje pouze následující aplikace elektronické pošty: Klient Microsoft Exchange verze 4.0 a 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 a 2002
Jak nastavit výchozí formát
Postupujte podle pokynů a zjistěte, jak nastavit výchozí formát v aplikaci Outlook.