Nastavte Auto-Odpovědět mimo kancelář v aplikaci Outlook

Nastavte odezvu mimo kancelář v aplikaci Outlook a program odpoví na všechny nové e-mailové zprávy, které obdržíte, když jste pryč.

Užívání e-mailu s vámi je snadné; Co je těžké, opouští to

Ať jste kdekoli, můžete si s sebou vzít všechny své e-maily v malém, praktickém balíčku. Ponechat ho na velkém, objemném počítači je těžká a často rozumná věc.

Pokud toužíte po rozumu, aplikace Outlook zde pomáhá: ačkoli budete mít dovolenou z každodenního záplavy e-mailu, aplikace Outlook automaticky reaguje na příchozí zprávy, přičemž tuto zátěž z vašich ramen i po návratu.

Outlook by samozřejmě nikdy nemohl odpovídat tak soudržným, uceleným a stručným způsobem, jaký byste mohli osobně, ale bude to pečlivě reagovat a nechat odesílatele vědět, že jste mimo kancelář, možná když se vrátíte, a zda by se měli následovat - (pokud je to stále relevantní) nebo je přesměrovat na jiný kontakt, pokud jde o záležitosti vyžadující okamžitější reakci.

Nastavte mimo kancelář Vacation Auto-Reply v aplikaci Outlook pro účet POP a IMAP

Chcete-li nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook pro e-mailový účet IMAP nebo POP (pro Exchange viz dále), nejprve nastavte zprávu použitou pro odpověď:

1. Vytvořte novou zprávu (klepněte na Nový e-mail ) v aplikaci Outlook.
2. Zadejte požadovaný předmět a zprávu pro automatickou odpověď aplikace Outlook mimo kancelář.
   • Pokud je to možné a relevantní, nezapomeňte, že pokud lidé odesílají poštu, můžete očekávat osobní odpověď nebo vůbec očekávat odpověď vůbec. Může to být nějaký čas poté, co se vrátíte.
   • Můžete také přidat kopie každé jednotlivé automatické odpovědi pomocí příkazů Cc: a Bcc: recipients .
   • Pokud nastavíte automatickou odpověď aplikace Outlook mimo kancelář, která bude odeslána v odpovědi na všechny příchozí pošty (namísto pouze zpráv vybraných kontaktů), nezapomeňte, že odhalení příliš velkého množství informací volně představuje riziko .
3. Klepněte na soubor (nebo soubor ).
4. Zvolte Uložit jako na listu, který se zobrazí.
5. Ujistěte se, že šablona aplikace Outlook je vybrána v části Uložit jako:.
6. Volitelně zadejte název šablony pod položkou Název souboru: (Ve výchozím nastavení vybraný objekt šablony).
7. Klikněte na tlačítko Uložit .

Pokračujte v vytváření pravidlo automatického odmítnutí v aplikaci Outlook:

1. V zobrazení pošty aplikace Outlook klepněte na soubor (nebo soubor ).
2. Zkontrolujte, zda je kategorie Info otevřená.
3. Klikněte na možnost Spravovat pravidla a upozornění v části Informace o účtu .
4. Ujistěte se, že jste na kartě Pravidla e-mailu v okně Pravidla a upozornění .
5. Nyní se ujistěte, že účet, pro který chcete vytvořit odpověď na dovolenou, je vybrán v části Použít změny v této složce :.
   • Pravidlo můžete použít na všechny účty snadno; viz níže krok 21.
6. Klikněte na nové pravidlo ...
7. Ujistěte se, že v položce Spustit z prázdného pravidla je vybráno pravidlo Použít pravidla pro zprávy, které obdržím .
8. Klikněte na tlačítko Další> .
9. Ujistěte se, že v kroku 1 je zaškrtnuto políčko Moje jméno v poli Krok: Vyberte podmínky .
   • Všechny nezaškrtnuté políčka můžete ponechat neoprávněně a odpověď na automatickou odpověď aplikace Outlook mimo kancelář odpovědět na všechny příchozí pošty nebo můžete zaškrtnout políčko Kde je moje jméno v poli Komu nebo Kopie obsahující e-maily, z nichž jste pouze příjemcem účtu.
10. Klikněte na tlačítko Další> .
11. Zkontrolujte, zda je v kroku 1 zaškrtnuto odpověď pomocí konkrétní šablony : Zvolte akci (y) .
12. Klepněte na konkrétní šablonu v kroku 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu) .

1. Ujistěte se, že šablony uživatelů v systému souborů jsou vybrány v sekci Look In:.
2. Zvýrazněte dříve vytvořenou šablonu.
3. Klikněte na Otevřít .
4. Nyní klikněte na Další> .
5. Ujistěte se, že s výjimkou automatické odpovědi je zaškrtnuto v kroku 1: Vyberte výjimku (případně) .
6. Klikněte na tlačítko Další> .
7. Zadejte požadovaný název filtru s automatickým odebíráním podle kroku 1: Zadejte název tohoto pravidla .
8. Ujistěte se, že je zapnuto Zapnout toto pravidlo, chcete-li povolit dovolenou odpověď najednou; můžete zrušit zaškrtnutí Zapnout toto pravidlo samozřejmě a zapnout automatickou odezvu pouze v případě potřeby.
   • Chcete-li filtr kdykoli povolit, otevřete okno Pravidla a výstrahy, jak je uvedeno výše, a ujistěte se, že pravidlo odmítnutí dovolené je kontrolováno na kartě Pravidla e-mailu .
9. Případně povolte možnost Vytvořit toto pravidlo ve všech účtech .
   • Mějte však na paměti, že filtry nemusí pracovat s určitými typy účtů (pro které aplikace Outlook nevytvoří je dokonce ani s tímto políčkem zaškrtnuto).
10. Klepněte na tlačítko Dokončit .
11. Klepněte na tlačítko OK .

Vypnout pravidlo odpovědi na dovolenou Outlook

Chcete-li zakázat automatickou odezvu mimo kancelář, kterou jste v aplikaci Outlook nastavili (a aktivovali):

1. Vyberte soubor (nebo soubor ) v pohledu aplikace Outlook.
2. Přejděte do kategorie Info .
3. Klikněte na možnost Spravovat pravidla a upozornění (vedle pravidel a upozornění ).
4. Zkontrolujte, zda je vybrána karta Pravidla e-mailu .
5. Zvolte účet, pro který chcete zakázat automatickou odpověď, je vybrána v části Použít změny v této složce: ( Pro každou účet budete muset zakázat odpověď na dovolenou zvlášť.)
6. Ujistěte se, že pravidlo automatického odmítnutí, které jste vytvořili pro povolení odpovědi, není zaškrtnuto v seznamu pravidel.
7. Klepněte na tlačítko OK .

Alternativa: Doplňky Outlook Responder Response

Namísto ručního nastavení pravidla v aplikaci Outlook můžete použít nástroj jako Email Responder (FreeBusy) nebo Auto Reply Manager. Tyto nástroje jsou obvykle také inteligentní, pokud jde o odeslání pouze nezbytných mimo kancelářských automatických odpovědí.

Vezměte v úvahu, že samotný program Outlook odešle automatickou odpověď na každou adresu pouze jednou za relaci; druhá automatická odpověď může být odeslána pouze po ukončení a znovu otevření aplikace Outlook. Aplikace Outlook také automaticky neodpoví na odesílatele dvěma různými zprávami.

Nastavte mimo kancelář dovolenou Auto-Reply v aplikaci Outlook pro účet Exchange

Pokud používáte aplikaci Outlook s účtem Exchange, můžete nastavit automatickou odpověď mimo kancelář přímo na serveru:

1. Klepněte na SOUBOR v hlavním okně aplikace Outlook.
2. Otevřete kategorii Info .
3. Klikněte na položku Automatické odpovědi .
4. Zkontrolujte, zda je vybrána možnost Odeslat automatické odpovědi .
5. Chcete-li autoresponder spustit a zastavit automaticky:
   1. Ujistěte se, že během tohoto časového pásma odesíláte pouze: je zaškrtnuto.
   2. Zvolte požadovaný datum a čas pro spuštění funkce automatického odposlechu v části Začátek:.
   3. Zvolte požadovaný konečný datum a čas v části Konec:.
6. Zadejte zprávu o automatické odpovědi mimo kancelář pod položkou Inside My Organization .
   • Tento e-mail bude zaslán osobám ve vaší společnosti.
7. Chcete-li odeslat automatické odpovědi i osobám mimo vaši společnost:
   1. Otevřete kartu Mimo organizace .
   2. Ujistěte se, že v případě, že jste v pořádku s ohroženými bezpečnostními riziky, zkontrolujte možnost Auto-odpověď na osoby mimo svou organizaci .
   3. Zadejte zprávu odeslanou osobám mimo vaši společnost.
8. Klepněte na tlačítko OK .

Chcete-li udržovat odpovědi mimo kancelář více centrálně na serveru Exchange (včetně šablon představujících pole sloučené se službou Active Directory), můžete vyzkoušet Symprex Out-of-Office Manager.

(Testováno s aplikací Outlook 2013 a Outlook 2016)