Formátování negativních, dlouhých a speciálních čísel v aplikaci Excel

01 ze dne 04

Formátování čísel v přehledu aplikace Excel

Informace o konkrétních formátech čísel naleznete na následujících stránkách:

Strana 1: Negativní čísla (níže);
Strana 2: Zobrazení desetinných čísel jako zlomků;
Strana 3: Zvláštní čísla - zipy a formátování telefonních čísel;
Stránka 4: Formátování dlouhých čísel - jako jsou čísla kreditních karet - jako text.

Formátování čísel v aplikaci Excel slouží ke změně vzhledu čísla nebo hodnoty v buňce v listu.

Formátování čísel je připojeno k buňce a nikoli k hodnotě v buňce. Jinými slovy, formátování čísel nezmění skutečné číslo v buňce, ale jen tak, jak se zobrazí.

Například formátování měny, procent nebo čísel na data je viditelné pouze v buňce, kde se nachází číslo. Kliknutím na tuto buňku se zobrazí v řádkovém poli nad tabulkou čisté neformátované číslo.

Obecné nastavení

Výchozí formát pro buňky obsahující všechna data je obecný styl. Tento styl nemá žádný konkrétní formát a ve výchozím nastavení zobrazuje čísla bez znaménka v dolaru nebo čárkami a smíšené čísla - čísla obsahující zlomkovou složku - nejsou omezeny na určitý počet desetinných míst.

Formátování čísel lze použít na jednu buňku, celé sloupce nebo řádky, výběr rozsahu buněk nebo celý list .

Negativní formátování čísel

Ve výchozím nastavení jsou záporná čísla identifikována pomocí záporného znaku nebo pomlčky (-) nalevo od čísla. Aplikace Excel má několik dalších možností formátování pro zobrazení záporných čísel umístěných v dialogovém okně Formát buňky . Tyto zahrnují:

• červený text
• kulaté závorky
• kulaté závorky a červený text

Zobrazování záporných čísel v červené barvě může usnadnit jejich nalezení - zejména pokud jsou výsledkem vzorců, které mohou být obtížné sledovat ve velkém pracovním listu.

Konzoly se často používají pro snadnější identifikaci negativních čísel pro data, která mají být vytištěna černobíle.

Změna formátování záporných čísel v dialogovém okně Formát buněk

1. Zvýrazněte data, která mají být formátována
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
3. Klikněte na spouštěč dialogového okna - malou směřující šipku dolů v pravém dolním rohu skupiny ikon čísel na pásu karet otevřete dialogové okno Formát buňky
4. V části Kategorie v dialogovém okně klikněte na číslo
5. Vyberte volbu pro zobrazení záporných čísel - červené, závorky nebo červené a závorky
6. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a vrátíte se do pracovního listu
7. Záporné hodnoty ve vybraných datech by měly být nyní formátovány s vybranými možnostmi

02 z 04

Formátování čísel jako zlomků v aplikaci Excel

Zobrazit desetinná čísla jako zlomky

Formát zlomek použijte k zobrazení čísel jako skutečných zlomků, spíše než desetinných míst. Jak je uvedeno ve sloupci Popis ve výše uvedeném obrázku, dostupné možnosti pro zlomky zahrnují:

• zobrazování desetinných čísel jako jedné, dvou nebo třímístných frakcí v části jmenovatele čísla;
• zobrazující desetinná čísla jako běžně používané zlomky - např. jedna polovina a jedna čtvrtina.

Formát nejprve data sekunda

Obvykle je nejlepší, abyste před vložením dat do buněk použili formát zlomků, aby se předešlo neočekávaným výsledkům.

Například pokud jsou do buňek s obecným formátem vloženy frakce s čitateli mezi 1 a 12 - například 1/2 nebo 12/64 - čísla budou změněna na data jako:

• 1/2 bude vrácena jako 2-Jan
• 12/64 bude vrácen jako Jan-64 (leden, 1964)

Také frakce s čitateli větším než 12 budou převedeny na text a mohou způsobit problémy, pokud se použijí ve výpočtech.

Formátovat čísla jako zlomky v dialogovém okně Formát buňky

1. Zvýrazněte buňky, které chcete formátovat jako zlomky
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
3. Klikněte na spouštěč dialogového okna - malou směřující šipku dolů v pravém dolním rohu skupiny ikon čísel na pásu karet otevřete dialogové okno Formát buňky
4. Kliknutím na zlomek v sekci Kategorie v dialogovém okně zobrazíte seznam dostupných formátů zlomků na pravé straně dialogového okna
5. Vyberte formát pro zobrazení desetinných čísel jako zlomků ze seznamu
6. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a vrátíte se do pracovního listu
7. Desetinná čísla zadaná do formátovaného rozsahu by měla být zobrazena jako zlomek

03 ze dne 04

Formátování speciálních čísel v aplikaci Excel

Obecné a omezení formátu čísel

Používáte-li aplikace Excel k ukládání identifikačních čísel - například poštovní směrovací čísla nebo telefonní čísla - může být číslo změněno nebo zobrazeno s neočekávanými výsledky.

Ve výchozím nastavení všechny buňky v listu aplikace Excel používají obecný formát a vlastnosti tohoto formátu zahrnují:

• vedoucí nuly v číslech jsou odstraněny,
• Čísla s více než 11 číslicemi jsou převedena na vědeckou (nebo exponenciální) notaci.

Podobně je formát čísel omezen na zobrazování čísel o délce 15 číslic. Jakékoliv číslice za tento limit jsou zaokrouhleny na nuly

Aby se předešlo problémům se speciálními čísly, mohou být v závislosti na typu čísla uloženého v listu použity dvě možnosti:

• kategorii speciálního formátu v dialogovém okně Formát buňky (viz níže);
• formátovat čísla jako text (další stránka).

Abyste zajistili správné zobrazení správných čísel, zformátujte buňku nebo buňky pomocí jednoho z následujících dvou formátů před zadáním čísla.

Kategorie zvláštního formátu

Zvláštní kategorie v dialogovém okně Formát buňky automaticky použije speciální formátování na čísla, jako jsou:

• telefonní čísla - uzavírá první tři čísla deseti místných čísel v závorkách a odděluje zbývajících sedm číslic do dvou skupin oddělených pomlčkou. Například: (800) 555-1212
• Čísla sociálního pojištění - odděluje devět čísel do skupin tří, dvou a čtyř oddělených pomlčkami. Například: 555-00-9999

• poštovní směrovací čísla - uchovává přední nuly v číslech - které jsou odstraněny běžnými číselnými formáty. Například: 00987

• PSČ + 4 : odděluje devět číslic do pěti čísel a čtyři oddělené pomlčkou. Také si zachovává všechny přední nuly. Příklad: 00987-5555

Místní citlivá

Rozbalovací seznam v poli Locale poskytuje možnosti formátování speciálních čísel vhodných pro konkrétní země. Například pokud je lokální jazyk změněn na angličtinu (Kanada), jsou k dispozici možnosti Telefonní číslo a číslo sociálního pojištění - což jsou běžně používané speciální čísla pro danou zemi.

Použití speciálního formátování čísel v dialogovém okně Formát buněk

1. Zvýrazněte buňky, které chcete formátovat jako zlomky
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
3. Klikněte na spouštěč dialogového okna - malou směřující šipku dolů v pravém dolním rohu skupiny ikon čísel na pásu karet otevřete dialogové okno Formát buňky
4. Klepnutím na položku Zvláštní v sekci Kategorie v dialogovém okně zobrazíte seznam dostupných speciálních formátů na pravé straně dialogového okna
5. V případě potřeby klikněte na možnost Locale pro změnu umístění
6. Vyberte jednu z možností formátu pro zobrazení zvláštních čísel ze seznamu
7. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a vrátíte se do pracovního listu
8. Vhodná čísla zadaná do formátovaného rozsahu by měla být zobrazena jako u vybraného speciálního formátu

04 ze dne 04

Formátování čísel jako text v aplikaci Excel

Obecné a omezení formátu čísel

Chcete-li zajistit, aby při zadávání byly správně zobrazeny dlouhé čísla - například 16 číslic platební karty a čísla bankovních karet, zformátujte buňku nebo buňky pomocí formátu Text - nejlépe před zadáním dat.

Ve výchozím nastavení všechny buňky v listu aplikace Excel používají obecný formát a jedna z vlastností tohoto formátu je, že čísla s více než 11 číslic jsou převedena na vědeckou (nebo exponenciální) notaci - jak je uvedeno v buňce A2 na obrázku výše.

Podobně je formát čísel omezen na zobrazování čísel o délce 15 číslic. Jakékoliv číslice za tento limit jsou zaokrouhleny na nuly.

V buňce A3 výše se číslo 1234567891234567 změní na 123456789123450, když je buňka nastavena pro formátování čísel.

Použití textových dat ve vzorcích a funkcích

Naopak při formátování textu - buňka A4 výše - stejné číslo se zobrazí správně a vzhledem k tomu, že počet znaků na buňku pro textový formát je 1,024, jsou pravděpodobně jen iracionální čísla jako Pi (Π) a Phi (Φ) které nelze zobrazit v plném rozsahu.

Kromě toho, že je toto číslo stejné jako jeho zadání, mohou být čísla formátovaná jako text stále použity ve vzorcích pomocí základních matematických operací - například přidávání a odečítání, jak je uvedeno v buňce A8 výše.

Nemohou být však použity ve výpočtech s některými funkcemi aplikace Excel - například SUM a AVERAGE , protože buňky obsahující údaje jsou považovány za prázdné a vrátí se:

• výsledek nula pro SUM - buňku A9
• hodnota chyby # DIV / 0! pro průměrnou - buňku A10

Kroky k formátování buňky pro text

Stejně jako u jiných formátů je důležité před zadáním čísla formátovat buňku pro textová data - jinak bude ovlivněna aktuálním formátováním buňky.

1. Klikněte na buňku nebo vyberte rozsah buněk, které chcete převést do formátu textu
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
3. Klikněte na šipku dolů vedle pole Formát čísel - ve výchozím nastavení se zobrazí možnost Obecné - otevřete rozbalovací nabídku možností formátování
4. Přejděte do dolní části nabídky a klikněte na možnost Text - pro textový formát nejsou žádné další možnosti

Text vlevo, čísla vpravo

Vizuální klíč, který vám pomůže určit formát buňky, je podívat se na zarovnání dat.

Ve výchozím nastavení v aplikaci Excel jsou textová data zarovnána vlevo v buňkách a číselných datech vpravo. Pokud výchozí zarovnání pro rozsah formátovaný jako text nebyl změněn, čísla uvedená do tohoto rozsahu by měla být zobrazena na levé straně buněk, jak je uvedeno v buňce C5 na obrázku výše.

Kromě toho, jak je uvedeno v buňkách A4 až A7, čísel formátující jako text zobrazí také malý zelený trojúhelník v levém horním rohu buňky, což znamená, že data mohou být nesprávně formátována.