Možnosti ověření dat aplikace Excel zahrnují vytvoření rozevíracího seznamu, který omezuje data, která mohou být zadána do konkrétní buňky, na přednastavený seznam položek.
Pokud do buňky přidáte rozevírací seznam, vedle něj se zobrazí šipka. Klepnutím na šipku se otevře seznam a umožní vám vybrat jednu z položek seznamu, která se dostanete do buňky.
Data použitá v seznamu mohou být umístěna:
Výukový program: Použití dat uložených v jiném sešitu
V tomto tutoriálu vytvoříme rozbalovací seznam pomocí seznamu položek umístěných v jiném sešitu.
Výhody použití seznamu položek umístěných v jiném sešitu zahrnují centralizaci dat seznamu, pokud je používána více uživateli a ochrana dat před náhodnou nebo úmyslnou změnou.
Poznámka: Pokud jsou data seznamu uložena v samostatném sešitu, musí být sešity otevřeny, aby byl seznam funkční.
Postupujte podle kroků uvedených níže v tématech tutoriálu, abyste vytvořili, používali a změnili rozevírací seznam podobný tomu, který je vidět na obrázku výše.
Tyto pokyny k výuce však neobsahují kroky formátování pracovních listů.
To neovlivní dokončení tutoriálu. Váš pracovní list bude vypadat jinak než příklad na straně 1, ale rozevírací seznam vám poskytne stejné výsledky.
Tutorial Témata
- Otevírání souborů a ukládání dat tutoriálu
- Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
- Otevření dialogového okna Ověření dat
- Zadání zdroje dat a dokončení seznamu sestupných položek
- Změna položek seznamu
- Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
01 z 06
Zadání výukového data
Otevření dvou pracovních sešitů aplikace Excel
Jak bylo uvedeno, pro tento výukový program budou data pro rozevírací seznam umístěny v rozbalovacím seznamu v jiném sešitu.
Pro tento výukový kurz postupujte takto:
- Otevřete dva prázdné sešity aplikace Excel
- Uložte jeden sešit s názvem data-source.xlsx - tento sešit bude obsahovat data pro rozevírací seznam
- Uložte druhý sešit s názvem drop-down-list.xlsx - tento sešit bude obsahovat rozevírací seznam
- Nechte obě sešity otevřené po uložení.
Zadání výukového data
- Zadejte níže uvedené údaje do buněk A1 až A4 sešitu dat-source.xlsx, jak je vidět na obrázku výše.
- A1 - Perník A2 - Citron A3 - Ovesná kaše Raisin A4 - Čokoládový čip
- Uložte sešit a nechte jej otevřený
- Zadejte níže uvedená data do buněk B1 sešitu drop-down-list.xlsx .
- B1 - typ cookie:
- Uložte sešit a nechte jej otevřený
- Rozbalovací seznam bude přidán do buňky C1 tohoto sešitu
02 ze dne 06
Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
Pojmenovaný rozsah umožňuje odkazovat na určitý rozsah buněk v sešitu aplikace Excel.
Pojmenované rozsahy mají mnoho použití v aplikaci Excel včetně jejich použití ve vzorcích a při vytváření grafů.
Ve všech případech se použije pojmenovaný rozsah namísto řady odkazů na buňky, které označují umístění dat v listu.
Při použití v rozevíracím seznamu umístěném v jiném sešitu je třeba použít dva pojmenované rozsahy.
- Jeden je vytvořen pro položky seznamu v sešitu, kde jsou data umístěna
- Druhá je vytvořena v sešitu, kde je umístěn rozbalovací seznam. Tento druhý pojmenovaný rozsah odkazuje na pojmenovaný rozsah v prvním sešitu
Tutorial Kroky
První pojmenovaný rozsah
- Vyberte buňky A1 - A4 sešitu dat-source.xlsx a zvýrazněte je
- Klikněte na pole Název nad sloupcem A
- Do pole Název zadejte "Cookies" (bez uvozovek)
- Stiskněte klávesu ENTER na klávesnici
- Buňky A1 až A4 ze sešitu dat-source.xlsx mají nyní název oblasti Cookies
- Uložte sešit
Druhý pojmenovaný rozsah
Tento druhý pojmenovaný rozsah nepoužívá odkazy na buňky z sešitu drop-down-list.xlsx .
Spíše to bude, jak bylo uvedeno, odkazovat na název rozsahu souborů "Cookies" v sešitu dat-source.xlsx .
To je nutné, protože aplikace Excel nebude přijímat odkazy na buňky z jiného sešitu pro pojmenovaný rozsah. Bude to však s výjimkou jiného názvu oblasti.
Vytvoření druhého pojmenovaného rozsahu proto není provedeno pomocí pole Název, ale pomocí možnosti Správce jmen umístěné na kartě Vzorce karet.
- Klepněte na buňku C1 v sešitu drop-down-list.xlsx
- Klepnutím na Formule> Správce jmen na pásu karet otevřete dialogové okno Správce jmen
- Klepnutím na tlačítko Nový otevřete dialogové okno Nový název
- V řádku Název řádku: Data
- Ve sloupci Refers to line: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Klepnutím na tlačítko OK dokončete pojmenovaný rozsah a vraťte se do dialogového okna Správce názvů
- Klepnutím na tlačítko Zavřít zavřete dialogové okno Správce jmen
- Uložte sešit
03 ze dne 06
Otevření dialogového okna Ověření dat
Otevření dialogového okna Ověření dat
Veškeré možnosti ověřování dat v aplikaci Excel včetně rozbalovacích seznamů se nastavují pomocí dialogového okna Ověření dat.
Kromě přidávání rozbalovacích seznamů do listu lze ověření dat v aplikaci Excel také použít k řízení nebo omezení typu dat, které lze zadat do konkrétních buněk v listu.
Tutorial Kroky
- Klepnutím na buňku C1 sešitu drop-down-list.xlsx ji vytvoříte jako aktivní buňku, kde bude umístěn rozbalovací seznam
- Klikněte na kartu Údaje v nabídce pásu nad pracovním listem
- Klepnutím na ikonu Ověření dat na pásu karet otevřete rozbalovací nabídku
- Klepnutím na volbu Ověření dat v nabídce otevřete dialog Ověření dat
- Nechte dialogové okno otevřít pro další krok v tutoriálu
04 z 06
Použití seznamu pro ověření dat
Výběr seznamu pro ověření dat
Jak bylo zmíněno, existuje řada možností pro validaci dat v aplikaci Excel kromě rozbalovacího seznamu.
V tomto kroku vybereme možnost List jako typ ověření dat, který bude použit pro buňku D1 listu.
Tutorial Kroky
- V dialogovém okně klikněte na kartu Nastavení
- Klepnutím na šipku dolů na konci řádku Povolit otevřete rozbalovací nabídku
- Klepnutím na seznam vyberte rozbalovací seznam pro ověření dat v buňce C1 a aktivujte zdrojový řádek v dialogovém okně
Zadání zdroje dat a dokončení seznamu sestupných položek
Vzhledem k tomu, že zdroj dat pro rozbalovací seznam je umístěn v jiném sešitu, druhý název pojmenovaného rozsahu vytvořeného dříve bude zadán v řádku Zdroj v dialogovém okně.
Tutorial Kroky
- Klikněte na zdrojový řádek
- Do zdrojového řádku zadejte "= Data" (bez uvozovek)
- Klepnutím na tlačítko OK dokončete rozevírací seznam a zavřete dialog Ověření dat
- Malá ikona šipky dolů umístěná na pravé straně buňky C1
- Klepnutím na šipku dolů otevřete rozbalovací seznam obsahující čtyři jména souborů cookie zadaných do buněk A1 až A4 sešitu dat-source.xlsx
- Kliknutím na jedno z názvů byste tento název měli zadat do buňky C1
05 ze dne 06
Změna seznamu skládání
Změna položek seznamu
Chcete-li aktualizovat rozbalovací seznam aktualizací změn v našich datech, může být nutné pravidelně měnit volby v seznamu.
Vzhledem k tomu, že používáme pojmenovaný rozsah jako zdroj pro naše položky seznamu namísto skutečných názvů seznamů, změna názvů souborů cookie v uvedeném rozsahu umístěných v buňkách A1 až A4 sešitu dat-source.xlsx okamžitě změní názvy v rozbalovací nabídce seznam.
Pokud jsou data zadána přímo do dialogového okna, změna seznamu znamená vrátit se do dialogového okna a upravit zdrojový řádek.
V tomto kroku změníme Lemon na Shortbread v rozbalovacím seznamu změnou dat v buňce A2 pojmenovaného rozsahu v sešitu dat-source.xlsx .
Tutorial Kroky
- Klepnutím na buňku A2 v sešitu dat-source.xlsx (Lemon) ji vytvoříte jako aktivní buňku
- Zadejte zkrátka do buňky A2 a stiskněte klávesu Enter na klávesnici
- Klepněte na šipku dolů pro rozbalovací seznam v buňce C1 v sešitu drop-down-list.xlsx a otevřete seznam
- Položka 2 v seznamu by měla nyní přečíst kobylku místo citronu
06 z 06
Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
Vzhledem k tomu, že se naše data nacházejí na jiném pracovním listu z rozevíracího seznamu, dostupné možnosti k ochraně dat v seznamu zahrnují:
- Chraňte pracovní list, který zahrnuje blokování buněk A1 až A4 na listu 2
- Vyžaduje heslo pro úpravu sešitu
- Sešit se otevře jako pouze pro čtení