Jak používat kategorie kontaktů jako distribuční seznamy v aplikaci Outlook

Alternativa ke skupinám a distribučním seznamům

Distribuční seznamy aplikace Outlook jsou užitečné pro rychlé odeslání skupině lidí. Jsou také nemožné hledat, obtížně spravovat a trochu fiktivně zavádět. Kategorizované kontakty umožňují flexibilní distribuci e-mailových seznamů pomocí hromadné korespondence aplikace Outlook.

Aplikace Outlook umožňuje přiřadit libovolný počet kategorií vašim kontaktům. Adresář můžete potom třídit podle kategorií - a, presto, zde je váš nový elegantní, všestranný a stabilní distribuční seznam.

Použít kategorie kontaktů jako distribuční seznamy v aplikaci Outlook

Můžete vytvořit distribuční nebo poštovní seznam s kategoriemi v aplikaci Outlook pomocí následujících kroků.

1. Otevřete Kontakty v aplikaci Outlook.
   • Například stiskněte Ctrl-3 .
2. Zkontrolujte, zda jsou zvýrazněny všechny kontakty, které chcete přidat do nového distribučního seznamu .
   • Chcete-li přidat uživatele, kteří ještě nejsou ve vašich kontaktech aplikace Outlook , vytvořte je nejprve samozřejmě pomocí klávesy Ctrl-N .
   • Můžete zvýraznit více záznamů podržením klávesy Shift-Ctrl, když je vyberete myší, a rozsah přidržením klávesy Shift sám.
3. Ujistěte se, že je vybrána a rozšiřována domovská páska.
4. V sekci Značky klikněte na Kategorizovat .
5. Z rozevírací nabídky vyberte Všechny kategorie ...
6. Klepněte na tlačítko Nový ... v okně Kategorie barev .
7. Zadejte požadované jméno distribučního seznamu (např. "Přátelé a rodina (Seznam)").
8. Zvolte možnost Žádný v části Barva: nebo, samozřejmě, požadovaná barva.
9. Klepněte na tlačítko OK .
10. Po ověření nové kategorie je v okně Barva kategorií klepněte na tlačítko OK znovu.

Chcete-li přidávat nové členy do distribučního seznamu kdykoli:

1. Přejděte do kontaktů v aplikaci Outlook.
2. Zvýrazněte všechny kontakty, které chcete přidat do seznamu.
3. Ujistěte se, že je páska Domácí rozšiřována.
4. Klepněte na kategorii v sekci Označení pásu karet.
5. Zkontrolujte, zda je vybrána kategorie seznamu.
   • Pokud se kategorie nezobrazuje v nabídce:
     1. Zvolte položku Všechny kategorie ... z nabídky.
     2. Ujistěte se, že ve sloupci Název je zaškrtnuta kategorie seznamu.
     3. Klepněte na tlačítko OK .

Odeslání zprávy do vašeho seznamu distribuce kategorií

Chcete-li sestavit novou zprávu nebo žádost o schůzku všem členům distribučního seznamu spuštěných v kategorii:

1. Přejděte do kontaktů v aplikaci Outlook.
2. Klepněte na tlačítko Hledat kontakty .
   • Můžete také stisknout klávesu Ctrl-E .
3. Ujistěte se, že je vyhledávací páska rozšířena.
4. Klepněte na položku Kategorizováno v sekci Upřesnit vyhledávací pásku.
5. V zobrazené nabídce vyberte požadovanou kategorii.
6. Otevřete domovskou pásku.
7. Klepněte na položku Hromadná korespondence v sekci Akce .
8. Ujistěte se, že v seznamu Kontakty jsou vybrány všechny kontakty v aktuálním zobrazení .
9. Obvykle se ujistěte
   • Formuláře jsou vybrány pod typem dokumentu: a
   • E-mail v části Sloučit na: v části Možnosti sloučení .
10. Zadejte předmět e-mailu v řádku Předmět zprávy :.
11. Klepněte na tlačítko OK .
12. Vytvořte text e-mailu v aplikaci Word.
    • Pomocí nástrojů v sekci Psaní a vkládání polí v pásu Korespondence můžete například přizpůsobit pozdravy pro každého příjemce a vložit nebo použít jiné pole adresáře.
    • Výsledky náhledu vám umožňují vyzkoušet, jaké pole a pravidla budou vytvářet v e-mailovém textu každého příjemce.
13. Klepněte na tlačítko Dokončit a sloučit v sekci Finishing pošty .
14. V nabídce, která se objevila, vyberte možnost Odeslat zprávu ....
15. Ujistěte se, že je v seznamu Komu: pro volby Zprávy vybráno příslušné pole pro e-mailovou adresu (obvykle E-mail ).

1. Zvolte prostý text nebo HTML (zahrnuje formátování) ve formátu Mail:.
   • Obvykle je lepší vyhnout se přílohám pro tento výběr; přinese text zprávy jako přílohu aplikace Word, jejíž příjemci obvykle nemohou číst přímo, ale musí se otevřít samostatně.
2. Ujistěte se, že je za položky Odeslat záznamy vybráno Vše .
3. Klepněte na tlačítko OK .
4. Pokud se zobrazí výzva:
   1. Klepněte na tlačítko Povolit v části Program se pokouší získat přístup k informacím o e-mailové adrese uložené v aplikaci Outlook.

Dokument můžete zavřít a zlikvidovat nebo uložit tak, jak chcete.

Použít kategorie kontaktů jako distribuční seznamy v aplikaci Outlook 2007

Vytvoření distribučního nebo poštovního seznamu s kategoriemi v aplikaci Outlook 2007:

• Přejděte do kontaktů v aplikaci Outlook.
• Zvýrazněte všechny kontakty, které chcete přidat do nového distribučního seznamu.
  • Chcete-li přidat uživatele, kteří ještě nejsou ve vašich kontaktech aplikace Outlook, vytvořte je nejprve pomocí kláves Ctrl-N .
• Klikněte na tlačítko Panel nástrojů pro kategorizaci .
  • V nabídce můžete také zvolit Akce> Kategorizovat .
• Z rozevírací nabídky vyberte Všechny kategorie ...
• Klikněte na tlačítko Nový ...
• Zadejte požadované jméno distribučního seznamu (např. "Přátelé a rodina (Seznam)").
• Z rozevírací nabídky Barva: Zvolte Žádný .
• Klepněte na tlačítko OK .
• Po ověření nové kategorie je zaškrtnuto tlačítko OK .

Chcete-li přidat nové členy později, přiřadte jim příslušnou kategorii jednotlivě.

Odeslat zprávu do seznamu distribucí kategorií v aplikaci Outlook 2007

Chcete-li sestavit novou zprávu nebo žádost o schůzku všem členům distribučního seznamu spuštěných v kategorii:

• Přejděte do kontaktů v aplikaci Outlook.
• V nabídce vyberte Zobrazit> Aktuální zobrazení> Podle kategorie .
• Klepněte na požadovanou kategorii seznamu.
• Z nabídky vyberte možnost Akce> Vytvořit> Nová zpráva ke kontaktům nebo Akce> Vytvořit> Nová žádost o kontakt .
• Klepněte na tlačítko OK, pokud aplikace Outlook upozorní, že se vaše akce bude vztahovat na všechny položky ve skupině.
• Klikněte na pole To ....
  • Aplikace Outlook vložila celou adresu do pole Komu : . U seznamových zpráv je obvykle lepší mít všechny adresy v poli Skrytá kopie : aby se zabránilo odhalení adres. Případně můžete adresy ponechat v poli Komu: nebo je přesunout do pole Cc : .
  • Pro kontakty s více e-mailovými adresami aplikace Outlook vložila každý. Nejlepší je odstranit nepotřebné adresy.
• Stiskněte klávesu Ctrl-A .
• Stiskněte klávesu Ctrl-X .
• Ujistěte se, že pole Bcc ... je viditelné.
• Klepněte na pole Bcc ....
• Stiskněte Ctrl-V .
• Do pole Komu ... zadejte svou e-mailovou adresu.
• Pokračujte ve složení zprávy nebo požadavku na schůzku.

(Testováno s aplikacemi Outlook 2007 a Outlook 2016)