Umístění podpisu je pravděpodobně nejjednodušší částí redakce e-mailů a není to jen proto, že pro tuto část e-mailové etikety neexistují jasná pravidla.
Umístění podpisu e-mailu
Vložte svůj e-mailový podpis přímo pod konec textových odpovědí, stejně jako v nových zprávách. Dělejte to jak v e-mailu, který posíláte profesionálně, tak i přátelům.
- Zvažte však, že v soukromých zprávách vůbec nepoužíváte podpis, protože soukromá korespondence může být důvěrnější než formalizované zprávy pomocí vysoce strukturovaného podpisu.
- V odpovědi žádný dobrý podpis ani kondenzace nejsou také dobré; příjemce vás koneckonců už ví.
V praxi se umístění podpisu e-mailu liší podle předvolby, které jste nastavili v e-mailovém programu:
- Pokud obsahujete původní zprávy pomocí odsazení a selektivní citace , váš podpis se obvykle objeví ve spodní části zprávy.
- Pokud citově citujete tím, že svou zprávu umístíte na původní (nerozdělený) originální zprávu, váš podpis bude zpravidla mezi vaší zprávou a původní zprávou, kterou citujete, těsně nad řádkem "--Original Message -".
Rozdíl mezi lazy citací a selektivní citací je často funkcí e-mailového klienta, který používáte, nebo standardy své profese. Linuxoví profesionálové se například často spoléhají na selektivní citování, zatímco Microsoft Outlook je definující lazy citací.
Emailové chyby při podpisu byste se měli vyvarovat
Uvedení vašeho podpisu tam, kde nepatří, je sotva závažným přestupem proti etiketě, ale přesto byste se měli vyvarovat běžných chyb v umístění, abyste omezili zmatek.
- Podpis v horní části, odpovězte níže uvedeným řádkem : čtenáři jsou podmíněni, aby se nezdáli daleko za jakoukoli podpis, se kterou se setkávají. Je-li váš e-mailový program nebo služba nastavena tak, aby váš podpis navázal na citovaný text v odpovědi a dopředu, nezapisujte nic do citovaného textu. Je pravděpodobné, že příjemci skrývají Vaši prázdnou odpověď - ale možná ne tak dlouho, aby našli vaše odpovědi v citované části. Místo toho odpovězte nad podpisem nebo přesuňte podpis na úplné dolní místo.
- Podpis na úplném dolním rohu, odpovězte všemi nahoře : pokud odpovíte nahoře, ale podpis vašeho e-mailu je v dolní části, příjemci buď nikdy neuvidí podpis, nebo pokud to uvidí, podpis jim může poslat lov na in-line odpovědět na text, který možná zmeškali. Namísto toho přesuňte podpis nad citovanou část a pod odpověď.
Podpisy v obecně
Váš e-mailový podpis není delší než čtyři nebo pět řádků textu a obsahuje standardní oddělovač podpisů . Váš podpis není širší než 75 znaků. Vyhněte se tam, kde je to možné, včetně obrázků, protože některé e-mailové programy zpracovávají vložené obrázky jako přílohy a vytahují je ze samotné zprávy.
Postscripts
Samozřejmě, umísťování podpisu na navrhovaných místech vám dává možnost zahrnout postscripts přímo pod ním. Je však třeba poznamenat, že některé e-mailové programy a služby zacházejí s ničím, co je pod podpisovým oddělovačem sas součástí samotného podpisu. Takže, jako alternativu, zahrnuj svůj postscript pod "podpis" hlavního textu zprávy se svým jménem, ale nad podpisem e-mailu.