Jedna nevýhoda použití hromadné korespondence k vytváření dokumentů spočívá v tom, že vystavujete větší riziko vzniku více chyb, než kdybyste jednotlivé dokumenty vytvořili jednotlivě. Pokud nejste příliš obeznámeni s hromadnou korespondencí, riziko vzniku katastrofických chyb, které by mohly zkroutit všechny tištěné dokumenty, je mnohem vyšší.
To neznamená, že zkušenosti s fúzí pošty nebudou potřeba opravovat své dokumenty. Následující položky představují 5 nejčastějších chyb hromadné korespondence, které je třeba zkontrolovat před jejich dokončením a odesláním k tisku.
1. Komplexnost
Důležité je, abyste dvakrát zkontrolovali, zda jste vložili všechny potřebné informace potřebné pro úspěšnou hromadnou korespondenci . Při vytváření dokumentu je snadné přehlédnout pole. Věnujte zvláštní pozornost adresám a co je důležitější, PSČ. Měli byste také zajistit, aby řádky pozdravů nebo jiné oblasti, kde jste vložili několik polí za sebou, byly vyplněny správně.
2. Přesnost
Zatímco to může vypadat jako zdravý rozum, budete překvapeni, kolik lidí se rozpadá, protože jejich pošta nefunguje, protože nekontrolují přesnost. Chcete-li zajistit přesnost hromadné korespondence, musíte se ujistit, že jste vložili správná pole do správných umístění. Máte-li pole s podobnými názvy, je příliš snadné vložit špatnou. Pokud zjistíte, že často děláte tuto chybu, je vhodné přehodnotit názvy, které dáváte polím, aby se zabránilo budoucímu zmatku.
3. Rozteč
Rozpětí nemusí vypadat jako nejdůležitější při práci se sloučením pošty, ale rozestupy hrají významný faktor. Někdy je obtížné zjistit, kolik míst jste zadali do dokumentu. Použití polí hromadné korespondence dělá ještě obtížnější rozpoznat, zvláště když jsou blízko sebe. Možná dokonce zjistíte, že jste zcela vynechali prostory. Je důležité zkontrolovat dokument, aby bylo zajištěno, že máte mezery mezi všemi políčky, jinak bude konečným produktem jen několik masivních nečitelných run-on slov.
4. Punctuation
Stejně jako rozestup, mnoho lidí přehlíží hodnotu a důležitost interpunkce při práci se sloučením pošty. Je snadné přehlédnout interpunkci při práci s políčkami hromadné korespondence kvůli rozestupu. Všimnete si, že často dochází k potlačování interpunkce, úplné vynechání nebo přidání dvojité interpunkce, pokud máte několik řádků sloučení pošty.
5. Formátování
Formátování textu je jednou z klíčových chyb, které vedou k vyhledávání Google, které nefunguje. Je důležité, abyste zkontrolovali správnost formátování použitého v polích hromadné korespondence. Ať už jste fúzí pošty nebo jste dokončili stovky sloučení pošty, je důležité zkontrolovat pole hromadné korespondence pro kurzívu, podtržení a tučné formátování a opravit je před dokončením hromadné korespondence.
Obalování nahoru
To v žádném případě není vyčerpávající seznam chyb, které můžete zavést do procesu hromadné korespondence, ale je to dobré místo pro začátek. A je samozřejmé, že byste měli prokázat další chyby, jako jsou typy a pravopisné chyby, které se mohou vyskytnout v jakémkoli dokumentu. Nikdo není dokonalý; někteří lidé jsou jen lepší předstírat, že jsou!
Autor: Martin Hendrikx