01 z 08
Spuštění dokumentu hromadné korespondence
Klepněte na tlačítko Spustit korespondenci na pásu Korespondence a vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit.
Můžete například vybrat písmena, obálky nebo štítky. Nebo vyberte Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem pro další pomoc při vytváření dokumentu.
02 z 08
Výběr příjemců pro dopisy hromadné korespondence
Klepnutím na tlačítko Vybrat příjemci na pásu k odeslání poštovních zásilek přidáte příjemci do mailingu.
Můžete si zvolit vytvoření nové databáze příjemců. Můžete také zvolit použití existujícího seznamu nebo kontaktů aplikace Outlook.
03 ze dne 08
Přidání příjemců do databáze hromadné korespondence
Do pole Nový seznam adres začněte zadávat kontakty.
Tlačítkem Tab můžete přesunout mezi políčky. Každá sada polí je označována jako položka. Chcete-li přidat další příjemce, klepněte na tlačítko Nový záznam. Chcete-li položku smazat, vyberte ji a klikněte na Odstranit záznam. Klepnutím na tlačítko Ano potvrďte odstranění.
04 ze dne 08
Přidání a odstranění polí sloučení pošty
Možnosti odstranění nebo přidání typů polí do dokumentu hromadné korespondence.
Můžete to udělat snadno. Stačí kliknout na tlačítko Upravit sloupce. Otevře se dialogové okno Přizpůsobit sloupce. Potom klepnutím na tlačítko Přidat, Odstranit nebo Přejmenovat změňte typy polí. Pomocí tlačítek Posunout nahoru a Přesunout dolů můžete také uspořádat pořadí polí. Po dokončení klikněte na tlačítko OK.
Jakmile přidáte všechny příjemce, klepněte na tlačítko OK v dialogovém okně Nový seznam adres . Název zdroje dat a klepněte na tlačítko Uložit.
05 z 08
Vložení pole sloučení do dokumentu
Chcete-li do dokumentu vložit pole, klepněte na pole Vložit korespondenci na pásek Korespondence. Vyberte pole, které chcete vložit. Název pole se zobrazí tam, kde máte umístěn kurzor v dokumentu.
Můžete upravovat a formátovat text v okolí. Formáty aplikované na pole budou převedeny na váš hotový dokument. Do dokumentu můžete dále přidávat pole.
06 z 08
Náhled náhledu písem
Než vytisknete své dopisy, měli byste si je prohlédnout a zkontrolovat jejich chyby. Zejména věnujte pozornost rozestupům a interpunkci kolem polí. Také se budete chtít ujistit, že jste vložili správná pole na správná místa.
Chcete-li zobrazit náhled písmen, klikněte na tlačítko Náhled výsledků na pásu Korespondence. Pomocí šipek můžete procházet písmeny.
07 z 08
Oprava chyb v polích sloučení pošty
Můžete si všimnout chyby v datech pro jeden z vašich dokumentů. Tyto údaje nelze změnit v dokumentu hromadné korespondence. Místo toho je nutné opravit v zdroji dat.
Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Upravit seznam příjemců na pásu Korespondence. V poli, které se otevře, můžete změnit údaje pro všechny příjemce. Můžete také omezit příjemce. Jednoduše zrušte zaškrtnutí políčka vedle jména příjemců, abyste je vynechali z operace sloučení. Po dokončení klikněte na tlačítko OK.
08 z 08
Dokončení dokumentů hromadné korespondence
Po kontrole dokumentů jste připraveni dokončit jejich dokončení. Klepněte na tlačítko Dokončit a sloučit na pásu Korespondence.
Můžete se rozhodnout upravit jednotlivé dokumenty, vytisknout dokumenty nebo je poslat e-mailem. Pokud se rozhodnete vytisknout nebo poslat e-mailem dokumenty, budete vyzváni k zadání rozsahu. Můžete se rozhodnout pro tisk všech, jedné nebo sady souvislých písmen. Slovo vás provede celým procesem.