Vložit odkazy pro data, grafy a vzorce v aplikaci Excel, Word, PowerPoint

01 z 02

Vložit odkazy mezi soubory aplikace Excel a Word

Vkládání odkazů Přehled

Kromě toho, že jednoduše kopírujete a vkládáte data z jednoho souboru aplikace Excel do jiného nebo do souboru aplikace Microsoft Word, můžete také vytvořit propojení mezi dvěma soubory nebo sešity, které aktualizují zkopírované údaje ve druhém souboru, pokud se původní data změní.

Je také možné vytvořit propojení mezi tabulkou umístěnou v sešitu aplikace Excel a skriptem aplikace PowerPoint nebo v dokumentu aplikace Word.

Příklad je uveden na obrázku výše, kde byla data z souboru aplikace Excel propojena s dokumentem aplikace Word, který lze použít v sestavě.

V příkladu jsou data vložena do dokumentu jako tabulka, která může být formátována pomocí všech formátovacích funkcí aplikace Word.

Tento odkaz je vytvořen pomocí možnosti vložení odkazu . Pro operace paste link je soubor obsahující původní data známý jako zdrojový soubor a druhý soubor nebo sešit obsahující vzorec odkazu je cílový soubor .

Propojení jednotlivých buněk v aplikaci Excel se vzorcem

Odkazy lze také vytvořit mezi jednotlivými buňkami v samostatných sešitech aplikace Excel pomocí vzorce. Tato metoda může být použita k vytvoření živého odkazu pro vzorce nebo data, ale pracuje pouze pro jednotlivé buňky.

1. Klikněte na buňku v cílovém sešitu, kde se mají data zobrazovat.
2. Stiskněte znaménko ( = ) na klávesnici pro spuštění vzorce;
3. Přepněte do zdrojového sešitu, klepněte na buňku s daty, které chcete propojit;
4. Stiskněte klávesu Enter na klávesnici - aplikace Excel by měla přepnout zpět do cílového souboru s propojenými daty zobrazenými ve vybrané buňce;
5. Zmáčknutí na propojených datech zobrazí vzorec odkazu - například = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 ve vzorci nad listem .

Poznámka : znaky dolaru v buňce reference - $ A $ 1 - naznačují, že jde o absolutní referenci buňky.

Vložte možnosti odkazu do aplikace Word a Excel

Při vkládání odkazu na data vám aplikace Word umožňuje zvolit, zda chcete formátovat propojená data pomocí aktuálních nastavení pro zdrojové nebo cílové soubory. Aplikace Excel tyto možnosti nenabízí, ale automaticky použije aktuální nastavení formátování v cílovém souboru.

Propojení dat mezi Word a Excel

1. Otevřete sešit aplikace Excel obsahující data, která má být propojena ( zdrojový soubor)
2. Otevřete cílový soubor - buď sešit aplikace Excel nebo dokument aplikace Word;
3. Ve zdrojovém souboru zvýrazněte data, která mají být zkopírována;
4. Ve zdrojovém souboru klikněte na tlačítko Kopírovat na kartě Domů na pásu - vybrané údaje budou obklopeny mravenčími mravenci.
5. V cílovém souboru klikněte na ukazatel myši v místě, kde se zobrazí propojená data - v aplikaci Excel klepněte na buňku, která se nachází v levém horním rohu vložených dat;
6. Jak je vidět na obrázku výše, kliknutím na malou šipku v dolní části tlačítka Vložit na kartě Domů na pásu karet otevřete rozbalovací nabídku Možnosti vkládání
7. V závislosti na cílovém programu se budou možnosti odkazu na vložení lišit:
   • Pro aplikaci Word se odkaz vložit nachází pod volbou Vložit v nabídce;
   • V aplikaci Excel se odkaz vložit nachází v nabídce Další možnosti vložit .
8. Zvolte příslušnou možnost Vložit odkaz ;
9. Připojené údaje by se měly objevit v cílovém souboru.

Poznámky :

• Pokud jsou obě soubory otevřené při aktualizaci dat ve zdrojovém souboru, měl by se cílový soubor okamžitě aktualizovat.
• Pokud je cílový soubor při změně zdrojových dat zavřený, data v buňkách cílů se aktualizují při příštím otevření souboru.
• Pokud je zdrojový soubor při otevření cílového souboru zavřený, může se otevřít výstražná schránka s uvedením, že dokument obsahuje odkazy na externí soubory a požádá vás o aktualizaci / neaktualizaci odkazů.

Zobrazení vzorce odkazu v aplikaci Excel

Způsob, jakým je vzorec odkazu zobrazen, se v aplikaci Excel 2007 a novějších verzích programu mírně liší.

• V aplikaci Excel 2010 a novějších verzích programu, pokud klepnete na propojená data v cílovém souboru, vzorec jako = [Book1] Sheet1! A1 se zobrazí ve sloupci vzorců nad tabulkou;
• V aplikaci Excel 2007 je vzorec propojení zobrazen ve tvarové liště: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} .

Poznámky:

• Ve vzorci 2007 je absolutní odkaz na buňku napsán ve stylu R1C1 - což je sloupec 1 řádek 1 a který je ekvivalentní běžnějšímu stylu buněk SAS1
• V obou vzorcích obsahuje kniha 1 název zdrojového souboru

Prohlížení informací o odkazu v aplikaci MS Word

Chcete-li zobrazit informace o propojených datech - například zdrojový soubor, propojená data a způsob aktualizace:

1. Kliknutím pravým tlačítkem na připojená data otevřete kontextovou nabídku.
2. Chcete-li otevřít dialogové okno Odkazy v aplikaci Word, vyberte položku Propojený objekt pracovního listu> Odkazy ...
3. Pokud je v aktuálním dokumentu více odkazů, všechny odkazy budou uvedeny v okně v horní části dialogového okna;
4. Kliknutím na odkaz se v dialogovém okně zobrazí informace o tomto odkazu pod oknem.

02 z 02

Vložte odkaz mezi grafy v aplikaci Excel a PowerPoint

Propojení grafů s vložením odkazu v aplikaci PowerPoint a Word

Jak bylo uvedeno, kromě vytvoření odkazu pro textová data nebo vzorce je také možné použít odkaz pro vložení k připojení tabulky umístěné v jednom sešitu aplikace Excel s kopií ve druhém sešitu nebo v souboru MS PowerPoint nebo Word.

Jakmile jsou propojeny, změny dat v zdrojovém souboru se odrážejí jak v původním grafu, tak v kopii umístěném v cílovém souboru.

Volba formátu zdroje nebo cíle

Při vkládání odkazů mezi grafy aplikace PowerPoint, Word a Excel můžete zvolit, zda chcete formátovat propojený graf pomocí aktuálního motivu formátování pro zdrojové nebo cílové soubory.

Propojení grafů v aplikaci Excel a PowerPoint

Jak je ukázáno na obrázku výše, tento příklad vytváří spojení mezi grafem sešitu aplikace Excel - zdrojovým souborem a snímkem v prezentaci aplikace PowerPoint - cílovým souborem.

1. Otevřete sešit obsahující graf, který chcete zkopírovat;
2. Otevřete cílový prezentační soubor;
3. V sešitu aplikace Excel klepněte na graf a vyberte jej;
4. Klepněte na tlačítko Kopírovat na kartě Domů pásky v aplikaci Excel.
5. Klikněte na snímek v aplikaci PowerPoint, kde se zobrazí propojená grafika;
6. V aplikaci PowerPoint klikněte na malou šipku v dolní části tlačítka pro vložení - jak je znázorněno na obrázku - pro otevření rozbalovacího seznamu;
7. Klepnutím na ikonu Použít cíl nebo ikonu Formátování zdrojového zdroje v rozevíracím seznamu vložte propojenou tabulku do aplikace PowerPoint.

Poznámky:

• Pokud jsou oba soubory obsahující propojené grafy otevřené, změny v zdrojových datech by měly být okamžitě aktualizovány v obou grafech.
  
• Při otevírání prezentace PowerPoint obsahujících propojená data se může otevřít výstražná schránka s upozorněním na potenciální bezpečnostní otázku a zeptá se vás, zda chcete aktualizovat propojená data.