Databázový výukový program aplikace Excel 2003

01 ze dne 09

Přehled databáze aplikace Excel 2003

Občas musíme sledovat informace a dobré místo je v databázi Excel. Ať už se jedná o osobní seznam telefonních čísel, seznam kontaktů pro členy organizace nebo týmu nebo sbírku mincí, karet nebo knih, soubor databáze aplikace Excel usnadňuje zadávání, ukládání a vyhledávání konkrétních informací.

Aplikace Excel vytvořila nástroje, které vám pomohou sledovat data a hledat konkrétní informace, pokud je chcete. Stejně tak se svými stovkami sloupců a tisíců řádků tabulka Excel může uchovávat obrovské množství dat.

Viz též související tutoriál: Excel 2007/2010/2013 Krok za krokem Výukový manuál.

02 ze dne 09

Tabulky dat

Základní formát pro ukládání dat v databázi aplikace Excel je tabulka. V tabulce se data zadávají do řádků. Každý řádek je známý jako záznam .

Jakmile je tabulka vytvořena, lze pomocí datových nástrojů aplikace Excel vyhledávat, třídit a filtrovat záznamy v databázi a vyhledávat konkrétní informace.

Ačkoli existuje řada způsobů, jak tyto datové nástroje použít v aplikaci Excel, nejjednodušší způsob, jak toto provést, je vytvoření seznamu, který je z dat v tabulce.

Postupujte podle těchto pokynů:

• zadejte data, jak je uvedeno na obrázku výše.

Tip - Rychlé zadání identifikátoru studenta:

1. Zadejte první dva ID - ST348-245 a ST348-246 do buňky A5 a A6.
2. Zvýrazněte dvě identifikační čísla a vyberte je.
3. Klikněte na rukojeť a přetáhněte ji dolů do buňky A13.
4. Zbytek Student ID by měl být správně vložen do buněk A6 až A13.

03 ze dne 09

Zadávání údajů správně

Při zadávání dat je důležité zajistit, aby byly zadány správně. Jiný než řádek 2 mezi názvem tabulky a nadpisy sloupců nenechávejte žádné jiné prázdné řádky při zadávání dat. Také se ujistěte, že nenecháte žádné prázdné buňky.

Chyby dat způsobené nesprávným zadáním dat jsou zdrojem mnoha problémů týkajících se správy dat. Pokud jsou data správně zadána na začátku, je pravděpodobné, že program vám poskytne požadované výsledky.

04 ze dne 09

Řádky jsou záznamy

Jak bylo uvedeno, řady dat v databázi jsou známé jako záznamy. Při zadávání záznamů dodržujte tyto pokyny:

• Nevystavujte prázdné řádky v vytvořené tabulce, a to ani mezi nadpisy a prvním řádkem dat.
• Záznam může obsahovat údaje o pouze jedné konkrétní položce.
• Záznam musí také obsahovat VŠECHNY data v databázi o dané položce. Nemohou být informace o položce ve více než jednom řádku.
  

05 ze dne 09

Sloupce jsou pole

Zatímco řady v databázi aplikace Excel jsou označovány jako záznamy, sloupce jsou známé jako pole . Každý sloupec potřebuje název pro identifikaci dat, které obsahuje. Tyto nadpisy se nazývají názvy polí.

• Názvy polí se používají k zajištění toho, aby data pro každý záznam byla zadána ve stejném pořadí.
• Zkontrolujte, zda jsou všechny údaje ve sloupci zadány ve stejném formátu. Pokud začnete zadávat čísla jako číslice (například 10 nebo 20), držte je. Nezměňujte se částečně a začněte zadávat čísla jako slova (například deset nebo dvacet). Být konzistentní.
• V tabulce neponechávejte žádné prázdné sloupce.

06 z 09

Vytvoření seznamu

Po zadání dat do tabulky je možné ji převést na seznam . Udělat to tak:

1. Zvýrazněte buňky A3 až E13 v listu.
2. Kliknutím na položku Data> Seznam> Vytvořit seznam v nabídce otevřete dialog Vytvořit seznam .
3. Zatímco dialogové okno je otevřené, buňky A3 až E13 v listu by měly být obklopeny pochodujícími mravenci.
4. Pokud pochodující mravence obklopují správný rozsah buněk, klepněte na tlačítko Ok v dialogovém okně Vytvořit seznam .
5. Pokud pochodující mravenci neobklopují správný rozsah buněk, zvýrazněte správný rozsah v listu a klepněte na tlačítko Ok v dialogovém okně Vytvořit seznam .
6. Stůl by měl být obklopen tmavým okrajem a měly by být přidány šipky dolů vedle každého názvu pole.

07 ze dne 09

Použití databázových nástrojů

Jakmile vytvoříte databázi, můžete pomocí nástrojů umístěných pod rozbalovacími šipkami vedle každého názvu pole třídit nebo filtrovat data.

Třídění dat

1. Klepněte na šipku rozbalovací nabídky vedle pole Název posledního názvu.
2. Klepnutím na možnost Řadit vzestupnost můžete databázi řadit abecedně od A do Z.
3. Po roztřídění by Graham J. měl být prvním stolem v tabulce a Wilson R. by měl být poslední.

Filtrování dat

1. Klepněte na šipku rozbalovací nabídky vedle pole Název programu .
2. Klepnutím na možnost Obchod můžete filtrovat všechny studenty, nikoli v obchodním programu.
3. Klepněte na tlačítko OK.
4. Pouze dva studenti - G. Thompson a F. Smith by měli být vidět, protože jsou jediní dva zapsáni do obchodního programu.
5. Chcete-li zobrazit všechny záznamy, klikněte na šipku rozbalovací nabídky vedle pole Název programu .
6. Klikněte na možnost Vše .
   

08 z 09

Rozšíření databáze

Přidání dalších záznamů do databáze:

• Při spuštění databáze se přidá prázdný řádek obsahující hvězdičku (buňky A14 až E14) do dolní části databáze.
• Do tohoto souboru lze přidat další data pomocí tohoto prázdného řádku.
• Přidejte následující údaje:
  
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Věda

09 z 09

Dokončení formátování databáze

Poznámka : Tento krok zahrnuje použití ikon umístěných na panelu nástrojů Formátování , který je obvykle umístěn v horní části obrazovky aplikace Excel 2003. Pokud není k dispozici, přečtěte si, jak najít panely nástrojů aplikace Excel, které vám pomohou najít jej.

1. Zvýrazněte buňky A1 až E1 v listu.
2. Klepnutím na ikonu Sloučení a centrum na panelu nástrojů pro formátování centralizujte titul.
3. Po vybrání buněk A1 až E1 klikněte na ikonu Vyplnit barvu na panelu nástrojů pro formátování (vypadá jako malba) a otevřete rozbalovací seznam barvy pozadí.
4. Zvolte položku Zelená mořská ze seznamu a změňte barvu pozadí buněk A1 - E1 na tmavě zelenou barvu.
5. Klepnutím na ikonu Barva písma na panelu nástrojů pro formátování (velká písmena "A") otevřete rozbalovací seznam barev písma.
6. Zvolte bílou ze seznamu, chcete-li změnit barvu textu v buňkách A1 - E1 na bílou.
7. Zvýrazněte buňky A2 - E2 v listu.
8. Kliknutím na ikonu Výplň barvy na panelu nástrojů pro formátování otevřete rozbalovací seznam barvy pozadí.
9. Zvolte možnost Světle zeleně ze seznamu, chcete-li změnit barvu pozadí buněk A2 - E2 na zelenou.
10. Zvýrazněte buňky A3 - E14 v listu.
11. Zvolte Formát> Automatický formát z nabídek a otevřete dialogové okno Automatický formát .
12. Zvolte seznam 2 ze seznamu možností formátování buněk A3 - E14.
13. Zvýrazněte buňky A3 - E14 v listu.
14. Klepnutím na možnost Centericon na panelu nástrojů pro formátování můžete zarovnat text v buňkách A3 až E14.
15. V tomto okamžiku, pokud jste následovali všechny kroky tohoto kurzu správně, tabulka by se měla podobat tabulce na obrázku v kroku 1 tohoto tutoriálu.