6 způsobů řazení dat v aplikaci Excel

Tato sada tipů pokrývá různé metody třídění dat v aplikaci Excel. Konkrétní informace naleznete na následujících stránkách:

  1. Rychlé řazení na jediném sloupci pomocí funkce Řazení a filtr nebo Hot Keys
  2. Seřadit na více sloupců
  3. Seřadit podle dat nebo časů
  4. Třídit podle dnů týdne, měsíců nebo jiných uživatelských seznamů
  5. Řadit podle řádků - Změnit sloupce

Výběr dat, které mají být seřazeny

Než je možné data třídit, aplikace Excel potřebuje znát přesný rozsah, který má být roztříděn, a obvykle Excel je velmi dobrý při výběru oblastí souvisejících dat - tak dlouho, jakmile byly zadány,

  1. žádné prázdné řádky nebo sloupce nezůstaly v oblasti souvisejících dat;
  2. a prázdné řádky a sloupce byly ponechány mezi oblastmi souvisejících dat.

Aplikace Excel dokonce přesně určí, zda má datová oblast názvy polí a vyloučit tento řádek ze záznamů, které mají být seřazeny.

Nicméně umožnění programu Excel vybrat rozsah, který má být roztříděn, může být riskantní - zejména s velkým množstvím dat, které je těžké kontrolovat.

Aby bylo zajištěno, že jsou vybrány správné údaje, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění.

Pokud má být stejný rozsah opakovaně tříděn, nejlepším přístupem je poskytnout mu jméno .

01 z 05

Řadit klíč a řazení

Rychlé řazení na jeden sloupec v aplikaci Excel. © Ted French

Třídění vyžaduje použití třídícího klíče a pořadí řazení.

Třídicí klíč jsou údaje ve sloupci nebo sloupcích, které chcete třídit. Identifikuje se podle záhlaví sloupce nebo názvu pole. Na výše uvedeném obrázku jsou možné třídní klávesy Student ID, Name , Age , Program a Month Started

V rychlém třídění stačí klepnutím na jednu buňku ve sloupci obsahujícím klávesu řazení, aby se programu Excel ukázalo, jaký je klíč řazení.

U textových nebo číselných hodnot jsou dvě možnosti řazení pořadí vzestupné a sestupné .

Při použití tlačítka Řazení a filtr na kartě Domů pásky se v rozevíracím seznamu mění pořadí řazení v závislosti na typu dat ve vybraném rozsahu.

Rychlé řazení pomocí třídění a filtrování

V aplikaci Excel lze provádět rychlé řazení pomocí tlačítka Seřadit a filtrovat na kartě Domů pásky .

Postupy pro rychlé řazení jsou:

  1. Klikněte na buňku ve sloupci obsahujícím tlačítko řazení
  2. Pokud je to nutné, klikněte na kartu Domov
  3. Klepnutím na tlačítko Seřadit a filtr otevřete rozbalovací nabídku možností řazení
  4. Klepněte na jednu ze dvou možností řazení podle vzestupného nebo sestupného pořadí
  5. Zkontrolujte, zda jsou data správně seřazeny

Třídit data pomocí klávesových zkratek

Pro třídění dat v aplikaci Excel neexistuje kombinace klávesových zkratek.

K dispozici jsou klávesové zkratky, které umožňují použít klávesové zkratky namísto ukazatele myši pro výběr stejných voleb uvedených na kartě Domovská stránka karet.

Seřadit ve vzestupném pořadí pomocí klávesových zkratek

  1. Klikněte na buňku ve sloupci řazení
  2. Stiskněte následující klávesy na klávesnici:
  3. Alt HSS
  4. Tabulka dat by měla být tříděna A až Z / nejmenší na největší podle vybraného sloupce

Horké klávesy se překládají do:
Klávesa "Alt"> karta "Domů"> možnost "Úpravy"> "Seřadit a filtrovat"> možnost "Řídit nejmenší na největší".

Seřadit v sestupném pořadí pomocí klávesových zkratek

Kroky pro třídění v sestupném pořadí pomocí klávesových zkratek jsou stejné jako u vzestupného řazení, kromě kombinace klávesových zkratek:

Alt HSO

Horké klávesy se překládají do:
Klávesa "Alt"> karta "Domů"> možnost "Úpravy"> "Seřadit a filtrovat"> možnost "Seřadit největší na nejmenší".

02 z 05

Seřadit na více sloupců dat v aplikaci Excel

Třídění dat na více sloupcích. © Ted French

Kromě rychlého třídění založeného na jediném sloupci dat umožňuje funkce vlastního řazení služby Excel třídění na více sloupců definováním více třídicích klíčů.

Ve více sloupcích jsou třídní klíče identifikovány výběrem záhlaví sloupců v dialogovém okně řazení.

Stejně jako u rychlého řazení jsou třídní klíče definovány identifikací záhlaví sloupců nebo názvů polí v tabulce obsahující klávesu řazení.

Seřadit na více sloupců Příklad

Ve výše uvedeném příkladu byly použity následující kroky k řazení dat v rozmezí H2 až L12 na dva sloupce dat - nejprve podle názvu a potom podle věku.

  1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit
  2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet .
  3. Klepnutím na ikonu řazení a filtr na pásu karet otevřete rozevírací seznam.
  4. Klepnutím na položku Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvoláte dialogové okno Seřadit
  5. Pod záhlavím sloupce v dialogovém okně vyberte v rozevíracím seznamu název a nejprve zoradit data podle sloupce Název
  6. Volba Sort On je vlevo nastavena na hodnotu Values -, protože třídění je založeno na skutečných datech v tabulce
  7. Pod nadpisem Řadit objednávku z rozbalovacího seznamu zadejte Z do A pro řazení dat v sestupném pořadí
  8. V horní části dialogového okna klikněte na tlačítko Přidat úroveň a přidejte druhou možnost řazení
  9. U druhého třídícího klíče, v záhlaví sloupce , vyberte položku Věk z rozevíracího seznamu pro řazení záznamů s duplicitními názvy ve sloupci Věk
  10. Pod nadpisem Řadit objednávku vyberte v rozevíracím seznamu možnost Největší na nejmenší a zoradit údaje o věku v sestupném pořadí
  11. Klepnutím na tlačítko OK v dialogovém okně zavřete dialogové okno a zoradíte data

V důsledku definice druhého třídícího klíče ve výše uvedeném příkladu byly dvě záznamy s identickými hodnotami pro pole Jméno dále seřazeny v sestupném pořadí pomocí pole Věk , což vedlo k záznamu pro studenta A. Wilsona starší 21 let rekord pro druhého A. Wilsona ve věku 19 let.

První řádek: Názvy sloupců nebo údaje?

Rozsah dat vybraných pro třídění ve výše uvedeném příkladu zahrnoval nadpisy sloupců nad prvním řádkem dat.

Aplikace Excel zjistila, že tento řádek obsahoval data, která se lišila od dat v následujících řádcích, takže předpokládala, že první řádek bude nadpisy sloupců a upraví dostupné možnosti v dialogovém okně řazení, aby je zahrnoval.

Jedním z kritérií, které používá aplikace Excel k určení, zda první řádek obsahuje záhlaví sloupců, je formátování. Ve výše uvedeném příkladu je text v prvním řádku odlišné písmo a je odlišná barva od dat ve zbývajících řádcích. Je také oddělen od řádků níže silným okrajem.

Excel používá takový rozdíl při určování toho, zda první řádek je řádek záhlaví, a je to docela dobrý v tom, že je to správné - ale není to neomylné. V případě, že dojde k chybě, dialogové okno Seřadit obsahuje zaškrtávací políčko Moje údaje má záhlaví, které lze použít k automatickému přepínání tohoto výběru.

Pokud první řádek neobsahuje nadpisy, aplikace Excel použije písmeno sloupce - například sloupec D nebo sloupec E - jako volby ve sloupci v dialogovém okně řazení .

03 ze dne 05

Třídit data podle data nebo času v aplikaci Excel

Třídění podle data v aplikaci Excel. © Ted French

Kromě třídění textových dat v abecedním pořadí nebo čísel z největších na nejmenší, možnosti třídění aplikace Excel zahrnují data řazení.

Řádové objednávky k dispozici pro data jsou:

Dialogové okno Rychlé řazení a řazení

Vzhledem k tomu, že data a časy jsou pouze formátované číselné údaje, pro druhy v jednom sloupci - například Datum zapůjčené v příkladu na výše uvedeném obrázku - metoda rychlého řazení může být použita úspěšně.

U tříd zahrnujících více sloupců dat nebo časů je třeba použít dialogové okno Seřadit - stejně jako při třídění na více sloupcích čísel nebo textových dat.

Třídit podle data Příklad

Chcete-li provést rychlé řazení podle data ve vzestupném pořadí - nejstarší na nejnovější - například u výše uvedeného obrázku, kroky by byly:

  1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit
  2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
  3. Klepnutím na ikonu Seřadit a filtr na pásu karet otevřete rozevírací seznam
  4. Klepnutím na možnost Řazení nejstarší na nejnovější v seznamu můžete data řadit ve vzestupném pořadí
  5. Záznamy by měly být tříděny s nejstaršími daty ve sloupci Vypůjčené v horní části tabulky

Data a časy uložené jako text

Pokud se výsledky třídění podle data nevyvíjejí podle očekávání, data ve sloupci obsahujícím klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoliv jako čísla (data a časy jsou pouze formátované číselné údaje).

Na výše uvedeném snímku skončil rekord pro A. Petersona ve spodní části seznamu, kdy na základě data vypůjčení - 5. listopadu 2014 - měl být rekord umístěn nad rekord pro A. Wilsona, který také má dlužník 5. listopadu.

Důvodem neočekávaných výsledků je, že datum zapůjčení pro A. Petersona bylo uloženo jako text, nikoliv jako číslo

Smíšené údaje a rychlé řazení

Při použití metody rychlého třídění, pokud jsou záznamy obsahující údaje o textech a číslech smíchány dohromady, program Excel třídí číslo a textová data samostatně - umístění záznamů s textovými daty ve spodní části seřazeného seznamu.

Excel také může obsahovat záhlaví sloupců ve výsledcích řazení - interpretovat je pouze jako jiný řádek textových dat namísto názvů polí pro datovou tabulku.

Třídit varování - Třídit dialogové okno

Jak je znázorněno na obrázku výše, pokud je použito dialogové okno řazení , i pro třídění na jednom sloupci, aplikace Excel zobrazí zprávu, která vás upozorní, že se setkala s daty uloženými jako text a umožňuje vám vybrat:

Pokud zvolíte první možnost, aplikace Excel se pokusí umístit textová data do správného umístění výsledků třídění.

Vyberte druhou možnost a aplikace Excel umístí záznamy obsahující textová data do dolní části výsledků řazení - stejně jako u rychlých třídění.

04 z 05

Třídění dat podle dnů týdne nebo měsíců v aplikaci Excel

Třídit podle vlastních seznamů v aplikaci Excel. © Ted French

Seřadit podle dnů v týdnu nebo měsíce v roce pomocí stejného vestavěného vlastního seznamu, který aplikace Excel přidá dny nebo měsíce do listu pomocí popisovače výplně .

Tento seznam umožňuje třídění podle dnů nebo měsíců chronologicky spíše než v abecedním pořadí.

Ve výše uvedeném příkladu byly údaje seřazeny podle měsíce, kdy studenti zahájili on-line studijní program.

Stejně jako u jiných třídících možností lze třídění hodnot podle vlastního seznamu zobrazit ve vzestupné (neděle až sobotu / leden až prosinec) nebo sestupně (od soboty do neděle / prosinec do ledna).

Na výše uvedeném obrázku byly provedeny následující kroky k třídění datového vzorku v rozmezí H2 až L12 podle měsíců v roce:

  1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit
  2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet .
  3. Klepnutím na ikonu řazení a filtr na pásu karet otevřete rozevírací seznam.
  4. Klepnutím na položku Vlastní řazení v rozevíracím seznamu zobrazíte dialogové okno Seřadit
  5. Pod záhlavím sloupce v dialogovém okně vyberte v rozevíracím seznamu Měsíc začátek a zoradit data podle měsíců roku
  6. Volba Sort On je vlevo nastavena na hodnotu Values -, protože třídění je založeno na skutečných datech v tabulce
  7. Pod nadpisem Pořadí řazení klepněte na šipku dolů vedle výchozí možnosti A až Z a otevřete rozevírací nabídku
  8. V nabídce vyberte Vlastní seznam a otevřete dialog Vlastní seznamy
  9. V levém okně dialogového okna klikněte jednou na seznam: leden, únor, březen, duben ... a vyberte jej
  10. Klepnutím na tlačítko OK potvrďte výběr a vraťte se do dialogového okna Seřadit

  11. Vybraný seznam - leden, únor, březen, duben - se zobrazí pod položkou objednávky

  12. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a tříděte data podle měsíců v roce

Poznámka : Ve výchozím nastavení se vlastní seznam zobrazí v vzestupném pořadí v dialogovém okně Vlastní seznamy . Chcete-li třídit data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu poté, co jste vybrali požadovaný seznam tak, aby byl zobrazen pod hlavičkou objednávky v dialogovém okně Třídění :

  1. Klikněte na šipku dolů vedle zobrazeného seznamu - například leden, únor, březen, duben ... pro otevření rozevírací nabídky
  2. V nabídce vyberte možnost vlastního seznamu, která se zobrazí v sestupném pořadí - například v prosinci, listopadu, říjnu, září ...
  3. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a zoradit data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu

05 z 05

Řádek podle řádků sloučit sloupce v aplikaci Excel

Řadit podle řádků, které chcete změnit sloupce. © Ted French

Jak je ukázáno u předchozích možností řazení, data jsou obvykle seřazeny podle názvů sloupců nebo názvů polí a výsledkem je přeskupování celých řádků nebo záznamů dat.

Méně známá a proto méně využívaná možnost řazení v aplikaci Excel je řazení podle řádek, což má za následek přeskupení pořadí sloupců zleva doprava v listu

Jedním z důvodů třídění podle řádu je shoda mezi sloupci mezi různými tabulkami dat. Se sloupci ve stejném pořadí vlevo a vpravo je snadnější porovnávat záznamy nebo kopírovat a přesouvat data mezi tabulkami.

Přizpůsobení objednávky sloupců

Velmi zřídka však získává sloupce ve správném pořadí přímou úlohu z důvodu omezení vzestupného a sestupného řazení pořadí hodnot.

Obvykle je nutné použít vlastní pořadí řazení a aplikace Excel obsahuje možnosti třídění podle barvy buňky nebo písma nebo podmíněných formátovacích ikon .

Tyto možnosti, jak jsou uvedeny na konci této stránky, jsou stále spíše náročné na pracovní sílu a nejsou tak snadné.

Pravděpodobně nejjednodušším způsobem, jak říci Excel pořadí sloupců, je přidat řádek nad nebo pod datovou tabulku obsahující čísla 1, 2, 3, 4 ..., která označují pořadí sloupců zleva doprava.

Třídění podle řádků se pak stává jednoduchou záležitostí třídění sloupců nejmenších na největší podle řádku obsahujícího čísla.

Po dokončení třídění lze přidaný řádek čísel snadno odstranit .

Řadit podle řádek Příklad

V datovém vzorku použitém pro tuto sérii v možnostech třídění ve formátu Excel byl sloupec Student ID vždy nejprve vlevo, následovaný názvem a poté obvykle Age .

V tomto případě, jak je znázorněno na obrázku výše, byly sloupce přesunuty tak, aby sloupec Program byl nejprve vlevo, následovaný Měsícem Zahájen , Jméno atd.

Následující kroky byly použity pro změnu pořadí sloupců, jak je vidět na obrázku výše:

  1. Vložte prázdný řádek nad řádek s názvy polí
  2. V tomto novém řádku zadejte počáteční čísla zleva doprava
    sloupec H: 5, 3, 4, 1, 2
  3. Zvýrazněte rozsah H2 až L13
  4. Klikněte na kartu Domov na pásu karet .
  5. Klepnutím na ikonu řazení a filtr na pásu karet otevřete rozevírací seznam.
  6. Klepnutím na položku Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvoláte dialogové okno Seřadit
  7. V horní části dialogového okna klikněte na Možnosti a otevřete dialogové okno Možnosti řazení
  8. V sekci Orientace v tomto druhém dialogovém okně klepněte na příkaz Seřadit vlevo doleva a zoradit pořadí sloupců zleva doprava v listu
  9. Klepnutím na tlačítko OK zavřete toto dialogové okno
  10. Se změnou orientace se záhlaví sloupce v dialogovém okně řazení změní na řádek
  11. Pod nadpisem řádku vyberte řádek 2 - řádek obsahující vlastní čísla
  12. Možnost Sort On je vlevo nastavena na hodnoty
  13. Pod položkou Řadit objednávku vyberte v rozevíracím seznamu možnost Nejmenší na největší a řádek 2 ve vzestupném pořadí
  14. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a tříděte sloupce zleva doprava čísly řádku 2
  15. Pořadí sloupců by mělo začít s programem, po kterém následuje měsíc , jméno , atd.

Použijte volby Vlastní možnosti řazení pro přeskupení sloupců

Jak je uvedeno výše, zatímco vlastní třídění jsou k dispozici v dialogovém okně řazení v aplikaci Excel, tyto možnosti nelze snadno použít, pokud jde o přeskupování sloupců v listu.

Možnosti pro vytvoření vlastního pořadí řazení, které je k dispozici v dialogovém okně řazení, slouží k uspořádání dat podle:

A pokud každý sloupec již nepoužívá jedinečné formátování - například jiné barvy písma nebo buňky, musí být toto formátování přidáno do jednotlivých buněk ve stejném řádku pro každý sloupec, který má být znovu uspořádán.

Chcete-li například změnit barvu písma, změňte uspořádání sloupců ve výše uvedeném obrázku

  1. Klepněte na každý název pole a změňte barvu písma pro každý - například červenou, zelenou, modrou atd.
  2. V dialogovém okně třídění nastavte možnost Třídit na možnost Barva písma
  3. V části Pořadí ručně nastavte pořadí názvů polí, které odpovídají pořadí sloupců
  4. Po třídění obnovte barvu písma pro každý název pole