Vytvořte vlastní šablony aplikace Word, abyste ušetřili čas, ale naplánujte je nejprve
Pokud často vytváříte dokumenty, které obsahují stejné specializované formátování, ale ne vždy obsahují stejný text - například faktury, balíčky, formuláře atd. - můžete proces automatizovat a ušetřit si značné množství času vytvořením šablony v aplikaci Word.
Co je to šablona?
Pro ty, kteří nejsou obeznámeni s šablonami, je to rychlé vysvětlení: Šablona aplikace Microsoft Word je typ dokumentu, který při jeho otevření vytváří kopii sebe sama. Tato kopie má veškerý návrh a formátování šablony, například loga a tabulky, ale můžete ji upravit zadáním obsahu bez změny původní šablony.
Šablonu můžete otevřít tolikrát, kolikrát chcete, a pokaždé, když vytvoří novou kopii pro nový dokument. Vytvořený soubor je uložen jako standardní typ souboru Word (např. .docx).
Šablona aplikace Word může obsahovat formátování, styly, textové pole, makra , hlavičky a zápatí, stejně jako vlastní slovníky , panely nástrojů a položky Automatický text .
Plánování šablony slov
Než vytvoříte šablonu aplikace Word, je vhodné vytvořit seznam podrobností, které chcete do ní zahrnout. Čas strávený plánováním vám ušetří více času z dlouhodobého hlediska.
Zde je několik tipů, jak přidat:
- Jakýkoli text, který by měl být ve všech dokumentech založen na šabloně.
- Formátování jako sloupce, okraje, zarážky tabulátorů, poznámky pod čarou atd.
- Makra, které budete chtít použít, ale jsou specifické pro tento dokument.
- U písmen vložte pole data, které se automaticky aktualizuje při každém otevření šablony.
- Také u dopisů uveďte adresu a kontaktní informace.
- Použijte pole nebo AutoText pro informace, které se mohou změnit, ale budou vždy obsahovat stejný typ informací (např. Čísla stránek, název dokumentu, cesta k souboru atd.). Tento typ informací je často v záhlaví a zápatí.
- Pokud dokument obsahuje sekce s různým formátováním, můžete použít popisný zástupný text, například TITLE nebo HEADING, který můžete zadat do kopie vytvořené z šablony. Tímto způsobem bude mít formátování specifické pro danou sekci.
Jakmile budete mít obrys toho, co chcete, umístěte prototyp dokumentu do prázdného dokumentu aplikace Word. Zahrnout všechny prvky, které jste uvedli, a návrh, který chcete pro své dokumenty.
Uložení nové šablony
Uložte dokument jako šablonu podle následujících kroků:
Word 2003
- Klikněte na soubor v horní nabídce.
- Klepněte na tlačítko Uložit jako ...
- Přejděte na místo, kam chcete šablonu uložit. Word začíná ve výchozím místě ukládání šablon. Mějte na paměti, že šablony uložené v jiných umístěních než výchozí umístění se při vytváření nových dokumentů nezobrazí v dialogovém okně Šablony.
- Do pole "Název souboru" zadejte rozpoznatelný název souboru šablony.
- Klikněte na rozbalovací seznam "Uložit jako typ" a vyberte položku Šablony dokumentů .
- Klikněte na tlačítko Uložit .
Word 2007
- Klepněte na tlačítko Microsoft Office vlevo nahoře.
- Umístěte ukazatel myši na položku Uložit jako .... V sekundární nabídce, která se otevře, klepněte na položku Šablona aplikace Word .
- Přejděte na místo, kam chcete šablonu uložit. Word začíná ve výchozím místě ukládání šablon. Mějte na paměti, že šablony uložené v jiných umístěních, než je výchozí umístění, se nezobrazí v dialogovém okně Šablony.
- Do pole "Název souboru" zadejte rozpoznatelný název souboru šablony.
- Klikněte na tlačítko Uložit .
Word 2010 a novější verze
- Klepněte na kartu Soubor.
- Klepněte na tlačítko Uložit jako ...
- Přejděte na místo, kam chcete šablonu uložit. Word začíná ve výchozím místě ukládání šablon. Mějte na paměti, že šablony uložené v jiných umístěních než výchozí umístění se při vytváření nových dokumentů nezobrazí v dialogovém okně Šablony.
- Do pole "Název souboru" zadejte rozpoznatelný název souboru šablony.
- Klikněte na rozbalovací seznam "Uložit jako typ" a vyberte položku Šablony dokumentů .
- Klikněte na tlačítko Uložit .
Váš dokument je nyní uložen jako šablona s příponou .dot nebo .dotx, kterou lze použít k vygenerování nových dokumentů založených na něm.