Jak vytvořit seznam dat v aplikaci Excel 2003

01 z 08

Správa dat v aplikaci Excel

Občas musíme sledovat informace. Mohl by to být osobní seznam telefonních čísel, seznam kontaktů pro členy organizace nebo týmu nebo sbírku mincí, karet nebo knih.

Ať už máte jakékoliv údaje, tabulka , jako Excel, je skvělé místo pro uložení. Aplikace Excel vytvořila nástroje, které vám pomohou sledovat data a hledat konkrétní informace, pokud je chcete. Stejně tak se svými stovkami sloupců a tisíců řádků tabulka Excel může uchovávat obrovské množství dat .

Aplikace Excel je také jednodušší než plnohodnotný databázový program, jako je Microsoft Access. Data lze snadno zadat do tabulky a pomocí několika kliknutí myší můžete rozdělit data a najít to, co chcete.

02 z 08

Vytváření tabulek a seznamů

Základní formát pro ukládání dat v aplikaci Excel je tabulka. V tabulce se data zadávají do řádků. Každý řádek je známý jako záznam .

Jakmile je tabulka vytvořena, lze pomocí datových nástrojů aplikace Excel vyhledávat, třídit a filtrovat záznamy a najít konkrétní informace.

Přestože existuje řada způsobů, jak tyto nástroje dat v aplikaci Excel používat, nejjednodušší způsob je to, že vytvoříte takzvaný seznam dat z tabulky.

03 ze dne 08

Zadávání údajů správně

Prvním krokem při vytváření tabulky je zadání dat. Při tom je důležité zajistit správné zadání.

Chyby dat způsobené nesprávným zadáním dat jsou zdrojem mnoha problémů týkajících se správy dat. Pokud jsou data správně zadána na začátku, je pravděpodobné, že program vám poskytne požadované výsledky.

04 ze dne 08

Řádky jsou záznamy

Jak bylo uvedeno, řady dat jsou známé jako záznamy. Při zadávání záznamů dodržujte tyto pokyny:

• Nevystavujte prázdné řádky v vytvořené tabulce, a to ani mezi nadpisy a prvním řádkem dat.
  
• Záznam může obsahovat údaje o pouze jedné konkrétní položce.
  
• Záznam musí také obsahovat VŠECHNY údaje v seznamu o této položce. Nemohou být informace o položce ve více než jednom řádku.
  
• Chcete-li vytvořit seznam, tabulka dat musí obsahovat alespoň dvě datové záznamy.

05 z 08

Sloupce jsou pole

Zatímco řádky v tabulce jsou označovány jako záznamy, sloupce jsou známé jako pole . Každý sloupec potřebuje název pro identifikaci dat, které obsahuje. Tyto nadpisy se nazývají názvy polí.

• Názvy polí se používají k zajištění toho, aby data pro každý záznam byla zadána ve stejném pořadí.
  
• Zkontrolujte, zda jsou všechny údaje ve sloupci zadány ve stejném formátu. Pokud začnete zadávat čísla jako číslice (například 10 nebo 20), držte je. Nezměňujte se částečně a začněte zadávat čísla jako slova (například deset nebo dvacet). Být konzistentní.
  
• V tabulce neponechávejte žádné prázdné sloupce.
  
• Chcete-li vytvořit seznam, tabulka musí mít alespoň dva sloupce.

06 z 08

Vytvoření seznamu

Po zadání dat do tabulky je možné ji převést na seznam . Udělat to tak:

1. V tabulce vyberte libovolnou buňku .
   
2. Zvolte Seznam> Vytvořit seznam z nabídky a otevřete dialog Vytvořit seznam .
   
3. Dialogové okno zobrazuje rozsah buněk, které mají být zahrnuty do seznamu. Pokud tabulka byla vytvořena správně, aplikace Excel obvykle zvolí správný rozsah .
   
4. Pokud je výběr rozsahu správný, klepněte na tlačítko OK .

07 z 08

Pokud je rozsah seznamu nesprávný

Pokud je rozsah zobrazení v dialogovém okně Vytvoření seznamu pravděpodobně nesprávný, budete muset znovu vybrat rozsah buněk, které chcete použít v seznamu.

Udělat to tak:

1. Klepnutím na tlačítko návratu v dialogovém okně Vytvořit seznam se vrátíte na pracovní list.
   
2. Dialogové okno Vytvoření seznamu se zmenší na malou krabičku a aktuální rozsah buněk může být viděn na listu obklopeném pochodujícími mravenci.
   
3. Přetáhněte výběr pomocí myši a vyberte správný rozsah buněk.
   
4. Klepnutím na tlačítko návratu v dialogovém okně Vytvoření seznamu se vrátíte k normální velikosti.
   
5. Klepnutím na tlačítko OK seznam dokončíte.

08 z 08

Seznam

Po vytvoření,

• seznam bude mít kolem něj tmavý okraj.
  
• K dispozici budou šipky směrem dolů vedle každého názvu pole, který otevře rozbalovací nabídky při klepnutí.
  
• Rozbalovací nabídky obsahují možnosti třídění seznamu podle libovolného názvů polí a vyhledávání seznamu pro záznamy, které odpovídají určitým kritériím.
  
• V dolní části seznamu je přidán prázdný řádek obsahující hvězdičku. Do tohoto seznamu můžete přidat další údaje pomocí tohoto nového řádku.