Úvod do funkcí a základů
Jste ohromen velkým množstvím dat, která je třeba sledovat ve vaší organizaci? Možná právě používáte systém papírového archivu, textové dokumenty nebo tabulku pro sledování důležitých informací. Pokud hledáte flexibilnější systém správy dat, databáze může být jen spásu, kterou hledáte a Microsoft Access 2013 poskytuje vynikající volbu.
Co je to databáze?
Na nejzákladnější úrovni je databáze jednoduše organizovaná sbírka dat. Systém správy databází (DBMS), jako jsou aplikace Microsoft Access, Oracle nebo SQL Server, vám poskytuje softwarové nástroje, které potřebujete pro flexibilní uspořádání dat. Obsahuje zařízení pro přidávání, úpravu nebo vymazání dat z databáze, zadávání dotazů (nebo dotazů) o datech uložených v databázi a vytváření přehledů shrnujících vybraný obsah.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 poskytuje uživatelům jednu z nejjednodušších a nejpružnějších řešení DBMS na trhu dnes. Pravidelní uživatelé produktů společnosti Microsoft se budou těšit na známý vzhled a pocit Windows, stejně jako těsné spojení s ostatními produkty řady Microsoft Office. Další informace o rozhraní Access 2010 naleznete v naší příručce Access 2013 User Interface .
Pojďme se nejprve podívat na tři hlavní součásti aplikace Access, které se většina uživatelů databáze setká - tabulky, dotazy a formuláře. Pokud nemáte již databázi aplikace Access, můžete si přečíst o vytvoření databáze Access 2013 od nuly nebo vytvoření databáze Access 2013 ze šablony.
Tabulky aplikace Microsoft Access
Tabulky představují základní stavební kameny jakékoli databáze. Pokud jste obeznámeni s tabulkami, najdete databázové tabulky velmi podobné.
Společná databázová tabulka může obsahovat informace o zaměstnancích, včetně vlastností jako jméno, datum narození a titul. Může být strukturován takto:
- ID zaměstnance
- Příjmení
- Jméno
- Titul
- Oslovení
- Datum narození
Zkontrolujte konstrukci tabulky a zjistíte, že každý sloupec tabulky odpovídá konkrétní charakteristiky zaměstnanců (nebo atributu v databázovém termínu). Každý řádek odpovídá jednomu konkrétnímu zaměstnanci a obsahuje jeho informace. To je vše! Pokud to pomůže, přemýšlejte o každém z těchto tabulek jako tabulkový seznam informací. Další informace naleznete v části Přidání tabulky do databáze Access 2013
Načítání informací z databází aplikace Access
Je zřejmé, že databáze, která ukládá informace pouze, by byla zbytečná - potřebujeme také metody k získání informací. Pokud chcete jednoduše vyvolat informace uložené v tabulce, aplikace Microsoft Access umožňuje otevřít tabulku a procházet záznamy obsažené v ní. Reálná síla databáze však spočívá v její schopnosti odpovídat na složitější požadavky nebo dotazy. Přístupové dotazy umožňují kombinovat data z více tabulek a umístit specifická data na načtená data.
Představte si, že vaše organizace vyžaduje jednoduchou metodu k vytvoření seznamu těch produktů, které aktuálně prodávají nad svou průměrnou cenu. Pokud jste jednoduše vybrali tabulku informací o produktu, splnění této úlohy by vyžadovalo velké množství třídění dat a provádění výpočtů ručně. Výkon dotazu však umožňuje jednoduše požadovat, aby přístup pouze vrátil záznamy, které splňují výše uvedené průměrné cenové podmínky. Dále můžete pokyn databáze uvést pouze název a jednotkovou cenu položky.
Další informace o síle databázových dotazů v aplikaci Access naleznete v tématu Vytvoření jednoduchého dotazu v aplikaci Microsoft Access 2013.
Vkládání informací do databáze aplikace Access
Zatím jste se naučili pojetí uspořádání informací v databázi a získávání informací z databáze. Stále potřebujeme mechanismy, které umisťují informace do tabulky! Aplikace Microsoft Access poskytuje dva primární mechanismy k dosažení tohoto cíle. První metodou je jednoduše vyvolat tabulku v okně poklepáním na ni a přidáním informací do jejího spodku, stejně jako jedna by přidala informace do tabulky.
Přístup také poskytuje uživatelsky přívětivé rozhraní formulářů, které umožňuje uživatelům zadávat informace v grafické podobě a tyto informace transparentně předávat do databáze. Tato metoda je pro obsluhu zadávání dat méně zastrašující, ale potřebuje trochu více práce administrátora databáze. Další informace naleznete v článku Vytváření formulářů v aplikaci Access 2013
Zprávy aplikace Microsoft Access
Zprávy poskytují schopnost rychle vytvářet atraktivní formátované souhrny údajů obsažených v jedné nebo více tabulkách a / nebo dotazech. Prostřednictvím použití zkratkových triků a šablon mohou uživatelé databáze vytvářet zprávy doslova za několik minut.
Předpokládejme, že chcete vytvořit katalog pro sdílení informací o produktu se současnými i budoucími klienty. V předchozích částech jsme se dozvěděli, že tento druh informací lze získat z naší databáze prostřednictvím rozumného používání dotazů. Připomeňme si však, že tyto informace byly předloženy v tabulkové podobě - nikoliv přesně ten nejatraktivnější marketingový materiál! Zprávy umožňují zahrnutí grafiky, atraktivního formátování a stránkování. Další informace naleznete v tématu Vytváření sestav v aplikaci Access 2013.