Vzhledem k tomu, že do aplikace Word jsou přidávány více a více funkcí, dochází ke zvýšenému nebezpečí vystavení informací, které by se raději nesdílely s uživateli, kteří obdrží dokument elektronicky. Informace o tom, kdo pracovali na dokumentu, kdo komentoval dokument , směrovací listy a hlavičky e-mailů, jsou nejlépe soukromí.
Použití možností soukromí pro odebrání osobních údajů
Samozřejmě, že by se zbláznil pokus o ruční odstranění všech těchto informací. Společnost Microsoft tedy zahrnula do aplikace Word možnost, která před odebráním osobních údajů z dokumentu odstraní s ostatními:
- V nabídce Nástroje vyberte příkaz Možnosti
- Klepněte na kartu Zabezpečení
- Ve skupinovém rámečku Možnosti ochrany soukromí zaškrtněte políčko Odstranit osobní údaje ze souboru při uložení
- Klepněte na tlačítko OK
Po dalším uložení dokumentu budou tyto informace odstraněny. Nezapomeňte však, že budete chtít počkat až do dokončení dokumentu před odstraněním osobních údajů, zejména pokud spolupracujete s ostatními uživateli, protože jména přidělená k komentářům a verzím dokumentů se změní na "Autor", takže je obtížné zjistit který provedl změny dokumentu.