Funkce hromadné korespondence společnosti Microsoft umožňuje odeslat stejný dokument s malými změnami velkému počtu příjemců. Termín "sloučení" pochází ze skutečnosti, že jeden dokument (např. Dopis) je sloučený s dokumentem zdroje dat , například tabulkou .
Funkce hromadné korespondence aplikace Word pracuje bezchybně s daty z aplikace Excel. Zatímco Word také umožňuje vytvářet vlastní zdroj dat, možnosti použití těchto dat jsou omezené. Dále, pokud již máte data v tabulce, nemá smysl přepsat všechny informace do zdroje dat aplikace Word.
Příprava dat pro hromadné korespondence
Teoreticky můžete použít libovolný list aplikace Excel ve funkci hromadné korespondence aplikace Word bez zvláštní přípravy. Doporučuje se však určitý čas na přípravu listu pro optimalizaci procesu hromadné korespondence .
Zde je několik pokynů pro sledování, které pomohou proces hromadné korespondence fungovat hladce.
Uspořádat data tabulky
Pokud byste chtěli říci, že je zřejmé, vaše data by měla být uspořádána úhledně do řádků a sloupců. Přemýšlejte o každém řádku jako o jednom záznamu a o každém sloupci jako o poli, které chcete vložit do dokumentu. (Pokud potřebujete doplněk, podívejte se na tutoriál aplikace Excel pro zadávání dat .)
Vytvořte řádek záhlaví
Vytvořte řádek záhlaví listu, který hodláte použít pro hromadnou korespondenci. Řádek záhlaví je řádek obsahující popisky, které identifikují data v buňkách níže. Aplikace Excel může být někdy někdy o rozlišení mezi daty a štítky, takže je jasné pomocí tučného textu, okrajů buněk a stínování buněk, které jsou jedinečné pro řádek záhlaví. To zajistí, že aplikace Excel ji odlišuje od ostatních dat.
Později, když slučujete data s hlavním dokumentem, se štítky objeví jako jména sloučovacích polí, takže nebudete mít žádnou záměnu o tom, jaké údaje vkládáte do dokumentu. Dále je dobré označit sloupce, protože pomáhá zabránit chybě uživatele.
Vložte všechna data do jednoho listu
Údaje, které hodláte použít pro hromadné korespondence, musí být na jednom listu. Pokud je rozložen na více listů, budete muset kombinovat listy nebo provádět více sloučení pošty. Také se ujistěte, že listy jsou jasně pojmenované , protože budete muset vybrat list, který chcete používat, aniž byste je měli prohlížet.
Přidružení zdroje dat v hromadné korespondenci
Dalším krokem procesu hromadné korespondence je přidružit vaši připravenou tabulku aplikace Excel do dokumentu aplikace Word.
- Na panelu nástrojů Hromadná korespondence klepněte na tlačítko Otevřít zdroj dat .
- V dialogovém okně Vybrat zdroj dat přejděte do složek, dokud nenajdete sešit aplikace Excel. Pokud nemůžete najít soubor aplikace Excel, ujistěte se, že v rozbalovací nabídce označené jako "Soubory typu" je vybrána možnost "Všechny zdroje dat".
- Poklepejte na zdrojový zdrojový zdrojový zdroj aplikace Excel nebo jej vyberte a klepněte na Otevřít .
- V dialogovém okně Vybrat tabulku vyberte list aplikace Excel, která obsahuje data, která chcete sloučit s vaším dokumentem.
- Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko "První řádek dat obsahuje hlavičky sloupců".
- Klepněte na tlačítko OK .
Nyní, když byl zdroj dat přiřazen k hlavnímu dokumentu, můžete začít psát text a / nebo upravovat dokument aplikace Word. Nemůžete však provádět změny ve zdroji dat v aplikaci Excel; pokud potřebujete provést změny dat, musíte zavřít hlavní dokument v aplikaci Word před otevřením zdroje dat v aplikaci Excel.
Vložení sloučených polí do dokumentu je snadné, a to podle následujících kroků:
- Klepněte na tlačítko Vložit sloučení pole na panelu nástrojů hromadné korespondence. Zobrazí se dialogové okno Vložit sloučení.
- Zvýrazněte název pole, které chcete vložit ze seznamu, a klikněte na Vložit .
- Krabice zůstane otevřená a umožní vám vložit další pole. Pokud vložíte více než jedno pole za sebou, aplikace Word automaticky nepřidá místo mezi políčky v dokumentu; musíte to provést sami po zavření dialogového okna. Ve vašem dokumentu uvidíte název pole obklopený dvojitými šipkami.
- Po dokončení klikněte na tlačítko Zavřít .
Vkládání bloků adres a pozdravů - Používejte opatrně
Společnost Microsoft nedávno přidala funkci hromadné korespondence, která umožňuje vkládat adresové bloky a řádky pozdravů. Kliknutím na příslušné tlačítko na panelu nástrojů vám aplikace Word umožní vložit několik polí najednou, uspořádaných ve společných variantách.
Tlačítko bloku adresy vložte je tlačítko vlevo; vložená linka pro pozdravy je vpravo.
Dále, když klepnete na jedno z tlačítek, aplikace Word zobrazí dialogové okno, které vám poskytne některé možnosti, na kterých polích chcete vložit, jak chcete, aby byly uspořádány, jakou interpunkci mají být a ostatní. Zatímco to zní dost dobře - a to je, pokud používáte zdroj dat vytvořený v aplikaci Word - může být matoucí, pokud používáte list aplikace Excel.
Nezapomeňte na doporučení týkající se přidání řádku záhlaví do listu na stránce 1 tohoto článku? Pokud jste pojmenovali nějaké pole jiné než to, co aplikace Word používá jako název pole pro podobné údaje, aplikace Word by mohla pole nesprávně odpovídat.
Co to znamená, pokud používáte blok adresy vložte nebo vkládejte tlačítka s pozvánkovým řádkem , data se mohou zobrazit v jiném pořadí než zadáte - jednoduše proto, že štítky neodpovídají. Microsoft naštěstí na to očekával a postavil ve funkci Match Fields, která vám umožní přizpůsobit názvy vašich polí těm, které Word používá v blocích.
Použití polí odpovídajících pro správné mapování polních štítků
Chcete-li pole odpovídat, postupujte takto:
- Klikněte na tlačítko Přizpůsobit pole na panelu nástrojů.
- V dialogovém okně Shoda polí se vlevo zobrazí seznam názvů polí programu Word. Na pravé straně pole se zobrazí sloupec rozbalovacích políček. Název v každém rozevíracím seznamu je pole, které aplikace Word používá pro každé příslušné pole v bloku adres nebo bloku řádků. Chcete-li provést nějaké změny, jednoduše vyberte název pole z rozbalovacího pole.
- Po provedení změn klikněte na tlačítko OK .
Můžete také vyvolat dialogové pole Match Fields kliknutím na tlačítko Match Fields v dolní části dialogového okna Insert Address Block nebo Greeting Line, které se objeví po kliknutí na příslušné tlačítko na panelu nástrojů.
Zobrazení dokumentů hromadné korespondence
Než začneme prohlížet a tisknout sloučené dokumenty, poznámka o formátování: Při vkládání sloučených polí do dokumentu aplikace Word nenahrává formátování dat ze zdroje dat.
Použití speciálního formátování z tabulky zdrojů
Pokud chcete použít speciální formátování, například kurzíva, tučné nebo podtržené, musíte tak učinit v aplikaci Word. Pokud zobrazujete dokument s polí, musíte vybrat dvojité šipky na obou stranách pole, ke kterému chcete formátovat. Pokud zobrazujete sloučené údaje v dokumentu, jednoduše zvýrazněte text, který chcete změnit.
Nezapomeňte, že každá změna bude probíhat ve všech sloučených dokumentech, nikoliv pouze v jednotlivých.
Zobrazení sdružených dokumentů
Chcete-li zobrazit náhled sloučených dokumentů, klepněte na tlačítko Zobrazit sloučená data na panelu nástrojů Hromadná korespondence. Toto tlačítko funguje jako přepínací přepínač, takže pokud se chcete vrátit k zobrazení pouze polí a nikoli dat, které obsahují, klikněte znovu na něj.
Pomocí sloučených dokumentů můžete navigovat pomocí navigačních tlačítek na panelu nástrojů Hromadná korespondence. Jsou to zleva doprava: první záznam , předchozí záznam , přechod na záznam , další záznam , poslední záznam .
Než spojíte své dokumenty, měli byste je zobrazit všechny, nebo co nejvíce, abyste ověřili, že vše bylo správně sloučeno. Věnujte zvláštní pozornost věcem, jako jsou interpunkce a mezery kolem sloučených dat.
Dokončit dokument hromadné korespondence
Když jste připraveni sloučit dokumenty, máte dvě možnosti.
Sloučit do tiskárny
První je sloučit je s tiskárnou. Pokud zvolíte tuto možnost, dokumenty budou odeslány na tiskárnu bez jakýchkoliv změn. K tiskárně se můžete připojit jednoduše klepnutím na tlačítko Sloučit na panel tiskárny .
Sloučit do nového dokumentu
Pokud potřebujete nějaké nebo všechny dokumenty přizpůsobit (třebaže by bylo rozumné přidat pole poznámky do zdroje dat pro přizpůsobené poznámky) nebo provést jiné změny před tiskem, můžete je sloučit s novým dokumentem; pokud sloučíte do nového dokumentu, hlavní dokument hromadné korespondence a zdroj dat zůstane neporušený, ale budete mít druhý soubor obsahující sloučené dokumenty.
Chcete-li to provést, jednoduše klepněte na tlačítko Sloučit k novému panelu nástrojů.
Nezávisle na zvolené metodě, zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete aplikaci Word sdružit ke sloučení všech záznamů, aktuálního záznamu nebo rozsahu záznamů.
Klepněte na tlačítko možnosti vedle požadované volby a potom klepněte na tlačítko OK .
Chcete-li sloučit rozsah, musíte před klepnutím na tlačítko OK nastavit počáteční číslo a konečné číslo pro záznamy, které chcete zahrnout do sloučení.
Pokud jste vybrali pro tisk dokumentů, zobrazí se po zobrazení dialogového okna dialogové okno Tisk. S ním můžete komunikovat stejně jako u jiných dokumentů.