Dos a Dont zadávání dat v aplikaci Excel

01 z 08

Přehled dat aplikace Excel

Tento tutoriál zahrnuje některé ze základních DO a DON'Ts zadávání dat do tabulek programů, jako je Excel, Google Spreadsheets a Open Office Calc.

Správné zadávání dat poprvé můžete vyhnout problémům později a usnadnit použití mnoha nástrojů a funkcí aplikace Excel, jako jsou vzorce a grafy.

DO a DON'Ts jsou:

1. Naplánujte tabulku
2. Nenechávejte prázdné řádky nebo sloupce při zadávání souvisejících dat
3. Uložit často a uložit do dvou míst
4. Nepoužívejte čísla jako sloupce a nezahrnujte jednotky s daty
5. Použijte odkazy na buňky a pojmenované rozsahy ve vzorcích
6. Nenechávejte buňky obsahující vzory odemčené
7. Do řazení dat

Naplánujte tabulku

Pokud jde o zadávání dat do aplikace Excel, je dobré udělat trochu plánování, než začnete psát.

Vědět, co bude použit pro pracovní list, data, která bude obsahovat, a co bude s těmito daty velice ovlivněno konečným rozložením listu.

Plánování před zadáním textu by mohlo šetřit čas později, pokud má být tabulka znovu uspořádána, aby byla efektivnější a snadnější pracovat.

Body k úvahám

• Jaký je účel tabulky?
• Kolik údajů bude tabulka obsahovat?
• Potřebujete grafy?
• Bude tištěna tabulka?

Jaký je účel tabulky?

• Účel tabulky pomůže určit umístění dat, protože nejdůležitější informace musí být viditelné a snadno dostupné.
• Jaké výpočty se vyžadují? Výpočty ovlivňují, jaké vzorce a funkce jsou potřebné a kde budou umístěny.

Kolik dat bude tabulka držet?

Množství dat, které bude tabulka nejdříve držet a kolik bude přidáno později, ovlivní počet použitých pracovních listů.

• Nevystavujte své údaje příliš, protože mohou určitou informaci těžko nalézt a výpočty zahrnující více listů nebo sešitů mohou začít ovlivňovat výkon aplikace Excel.
• U velkých listů je někdy užitečné zobrazovat důležité nadpisy sloupců nad nadpisy sloupců, než aby uživatelé donutili procházet do dolní části listu, aby zobrazili informace.

Potřebujete grafy?

Pokud má být celá nebo část dat zobrazena v grafu nebo grafech, může to mít vliv na uspořádání informací,

• V závislosti na typu grafu je možné, že data budou muset být seskupena různě - například pomocí souhrnné oblasti pro tabulkové grafy.
• U velkých tabulek lze grafy přesunout na samostatné stránky, aby se usnadnilo přeplňování

Bude tabulka vytištěna?

Jak jsou data uspořádána, mohou být ovlivněny, pokud budou vytištěna všechna nebo některá data, v závislosti na tom, zda je vybráno zobrazení na výšku nebo na šířku a počet listů potřebných.

• Je-li použito zobrazení na výšku na běžném papíru formátu letter (8 1/2 X 11), zvažte umístění většiny dat do řádků pod několika sloupci tak, aby byly všechny nadpisy viditelné na jednom listu.
• Pokud je zapotřebí více listů, zvažte tisku hlaviček sloupců v horní části každé stránky, abyste usnadnili čtení dat.
• Pokud je potřeba vytisknout mnoho sloupců dat, uspořádání na šířku může obsahovat všechny položky na jedné stránce. Opět platí, že pokud jsou zapotřebí více listů, vytiskněte záhlaví sloupců v horní části každé stránky.
• Chcete-li vytisknout grafy, přesunout je na samostatný list může zjednodušit úkol.

02 z 08

Nenechávejte prázdné řádky nebo sloupce v souvisejících datech

Necháte-li prázdné řádky nebo sloupce v tabulkách dat nebo v souvisejících oblastech dat, může být velmi obtížné správně používat řadu vlastností aplikace Excel, jako jsou grafy, kontingenční tabulky a určité funkce.

Dokonce i prázdné buňky v řádku nebo sloupci obsahujícím data mohou způsobit problémy, jak je znázorněno na obrázku výše.

Nepřítomnost prázdných prostorů také usnadní aplikaci Excel zjistit a vybrat všechny související údaje v rozsahu, pokud jsou používány funkce jako třídění , filtrování nebo Automatické vyhledávání .

Spíše než ponechat prázdné řádky nebo sloupce, použijte ohraničení nebo formátování nadpisů a štítků pomocí tučného nebo podtrženého textu, aby bylo možné rozdělit data a usnadnit jejich čtení.

Pokud je to možné, zadejte sloupec dat.

• Při sestavování tabulky umístěte popisný nadpis v horní části prvního sloupce tabulky s údaji uvedenými níže.
• Pokud existuje více než jedna datová řada, seznamte je jedna za druhou ve sloupcích (zleva doprava) s nadpisem pro každou datovou řadu v horní části.

Udržujte nesouvisející údaje oddělená

Při zachování souvisejících údajů je důležité, a zároveň může být užitečné zachovat samostatné rozsahy dat.

Necháte-li prázdné sloupce nebo řádky mezi různými datovými rozsahy nebo jinými daty v listu, bude to pro Excel znovu usnadněno správným rozpoznáním a výběrem souvisejících rozsahů nebo tabulek dat.

03 ze dne 08

Ušetříte často

Důležitost uložení vaší práce často nelze přehánět - nebo je to příliš často.

Samozřejmě, pokud používáte webovou tabulku - například Tabulky Google nebo Excel Online -, ukládání není problém, protože program nemá možnost uložit, ale pracuje s funkcí automatického ukládání.

U počítačových programů se však po dvou nebo třech změnách - ať už jde o přidání dat, změnu formátování nebo zadání vzorce - uložte pracovní list.

Pokud se to zdá příliš mnoho, uložte alespoň každé dvě nebo tři minuty.

Přestože se v posledních několika letech dramaticky zlepšila stabilita počítačů a počítačového softwaru, software stále havaruje, stále dochází k výpadkům napájení a jiní lidé někdy vypouštějí napájecí kabel a vytáhnou jej ze zásuvky.

A když k tomu dojde, ztráta libovolného množství dat - velkých nebo malých - zvyšuje pouze pracovní zátěž, když se snažíte rekonstruovat to, co jste již udělali.

Aplikace Excel má funkci automatického ukládání , která obvykle funguje velmi dobře, ale nemělo by se na ně spoléhat. Zvykněte si zajistit vlastní data s častými šetřeními.

Klávesová zkratka pro ukládání

Uložení nemusí být náročným úkolem přemísťování myši na pásu karet a kliknutím na ikony, můžete si uložit pomocí kombinace klávesových zkratek :

Ctrl + S

Uložte dvě místa

Dalším aspektem úspory, který nelze nadhodnotit, je důležitost ukládání dat ve dvou různých místech.

Druhé místo je samozřejmě záloha a mnohokrát to bylo řečeno: "Zálohování je jako pojištění: mít jednu a pravděpodobně ji nebudete potřebovat, nemáte jednu a nejspíš ano."

Nejlepším zálohováním je ten, který je v jiném fyzickém umístění než původní. Koneckonců, co znamená mít dvě kopie souboru, pokud ano

• jsou na stejném pevném disku, který selže?
• na stejném počítači, který je ukraden?
• ve stejné budově, která hoří na zem?

Zálohování na webu

Znovu zálohování nemusí být náročné nebo časově náročné.

Pokud bezpečnost není problém - list je seznam vašich DVD - zaslání e-mailu pomocí kopie pomocí webové pošty, takže kopie zůstane na serveru pravděpodobně postačující.

Pokud je bezpečnost problémem, webová úložiště je stále volbou - i když se společnost, která se specializuje na takové věci, a za to poplatek účtuje.

V případě tabulek online pravděpodobně vlastníci programu zálohují své servery - a to zahrnuje všechna uživatelská data. Chcete-li být v bezpečí, stáhněte si kopii souboru do svého počítače.

04 ze dne 08

Nepoužívejte čísla jako sloupce a nezahrnujte jednotky s daty

Použijte nadpisy v horní části sloupců a na začátku řádků k identifikaci vašich dat, protože dělají operace, jako je třídění, mnohem jednodušší, ale nepoužívejte čísla, jako je - 2012, 2013 a tak dále.

Jak je vidět na obrázku, nadpisy sloupců a řádků, které jsou pouze čísly, mohou být neúmyslně zahrnuty do výpočtů. Pokud vaše vzorce obsahují funkce, jako například:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

které automaticky vybírají rozsah dat pro argument funkce.

Obvykle jsou tyto funkce nejprve vyhledávány pro sloupce čísel nad jejich umístěním a poté doleva pro řadu čísel a do vybraného rozsahu budou zahrnuty všechny nadpisy, které jsou pouze čísly.

Čísla používaná jako záhlaví řádků mohou být také mylná jako jiná datová řada, pokud jsou vybrána jako součást rozsahu pro graf, nikoli jako označení os.

Formátovat čísla v buňkách jako text nebo vytvářet textové štítky před předáním každého čísla pomocí apostrof (') - například' 2012 a '2013. Apostrof se v buňce nezobrazuje, ale změní číslo na textová data.

Udržujte jednotky v záhlaví

Nevkládejte do každé buňky čísla měny, teploty, vzdálenosti nebo jiných jednotek.

Pokud tak učiníte, je velká šance, že aplikace Excel nebo tabulky Google zobrazují všechna vaše data jako text.

Namísto toho umístěte jednotky do záhlaví v horní části sloupce, což se v případě, že se stane, zajistí, že tyto nadpisy jsou alespoň text a nevytvoří problém popsaný výše.

Text vlevo, čísla vpravo

Rychlý způsob, jak zjistit, zda máte textová nebo číselná data, je zkontrolovat zarovnání dat v buňce. Ve výchozím nastavení jsou textová data zarovnána doleva v aplikaci Excel a tabulky Google a čísla čísel jsou zarovnány vpravo v buňce.

Přestože toto výchozí zarovnání může být snadno změněno, formátování se normálně nepoužívá, dokud nebudou zadána všechna data a vzorce, takže výchozí zarovnání vám může poskytnout informace o tom, že v pracovním listu je něco špatného.

Procentuální a měnové symboly

Nejlepším způsobem, jak zadat všechna data do listu, je zadat pouze obyčejné číslo a poté formátovat buňku tak, aby se číslo zobrazilo správně - a to zahrnuje procentuální hodnoty a částky měn.

Excel a tabulky Google však připouštějí procentní symboly, které jsou zadány do buňky společně s číslem a oba také rozpoznávají symboly společné měny, jako je znak dolaru ($) nebo symbol britské libry (£), pokud jsou napsány do buňka spolu s číselnými údaji, ale jiné symboly měny, jako například Jihoafrický rand (R), budou pravděpodobně interpretovány jako text.

Chcete-li se vyhnout potenciálním problémům, postupujte podle uvedených osvědčených postupů a zadejte částku a poté zformátujte buňku pro měnu namísto zadání symbolu měny.

05 z 08

Použijte odkazy na buňky a pojmenované rozsahy ve vzorcích

Jak odkazy na buňky, tak pojmenované rozsahy mohou být a měly by být použity ve vzorcích, aby se urychlilo a usnadnilo zachování vzorců a rozšíření celého listu bez chyb a aktuálnosti.

• Odkazy na buňky jsou kombinací písmena sloupce a čísla řádku buňky - například A1, B23 a W987 - a slouží k identifikaci umístění dat v pracovním listu.
• Pojmenovaný rozsah nebo definovaný název je podobný odkazu na buňku v tom, že se používá k identifikaci buňky nebo rozsahu buněk v listu.

Referenční data ve vzorcích

Vzorce se používají v aplikaci Excel k provádění výpočtů - například přidání nebo odečítání.

Pokud jsou skutečná čísla zahrnuta ve vzorcích - například:

= 5 + 3

Pokaždé, když se data změní - např. Na 7 a 6, je nutné upravit vzorec a čísla se změní tak, aby se vzorec stane:

= 7 + 6

Pokud místo toho jsou data vložena do buněk v listu, odkazy na buňky - nebo názvy oblastí - lze použít ve vzorci spíše než v číslech.

Pokud je číslo 5 zadáno do buňky A 1 a 3 do buňky A2, vzorec se stává:

= A1 + A2

Chcete-li aktualizovat data, změňte obsah buněk A1 a A2, ale vzorec zůstane stejný - Excel automaticky aktualizuje výsledky vzorce.

Úspora času a úsilí se zvyšuje, pokud list obsahuje složitější vzorce a více vzorců odkazuje na tytéž údaje, jelikož data je třeba změnit pouze na jednom místě a všechny vzorce, které odkazují, budou aktualizovány.

Použití odkazů na buňky nebo pojmenovaných rozsahů také zvyšuje bezpečnost pracovního listu, neboť umožňuje chránit vzorce před náhodnými změnami, zatímco ponecháváte datové buňky, které jsou přístupné.

Ukazuje na údaje

Další funkcí aplikace Excel a Google Spreadsheets je, že umožňují zadávat odkazy na buňky nebo názvy oblastí do vzorců pomocí polohování - což zahrnuje kliknutí na buňku pro vložení odkazu do vzorce.

Polohování snižuje možnost chyb způsobených zadáním špatného odkazu na buňku nebo nesprávným napsáním názvu rozsahu.

Použijte pojmenované oblasti pro výběr dat

Poskytnutí názvu souvisejícího názvu dat může mnohem usnadnit výběr dat při provádění třídění nebo filtračních operací.

Pokud se velikost datové oblasti změní, rozsah názvu lze jednoduše upravit pomocí Správce jmen .

06 z 08

Nenechávejte buňky obsahující vzorky nechráněné

Poté, co jsme strávili tolik času, jak dostanou správné vzorce a používají správné odkazy na buňky, mnozí lidé učiní chybu, že zanechali tyto vzorce náchylné k náhodným nebo úmyslným změnám.

Umístěním dat do buněk v pracovním listu a následným odkazem na tato data ve vzorcích umožňuje, aby buňky obsahující vzorce byly uzamčeny av případě potřeby chráněny heslem, aby se udržely v bezpečí.

Současně mohou být buňky, které obsahují data, ponechány odemčené, aby bylo možné snadno zadat změny, aby tabulka byla aktuální.

Ochrana pracovního listu nebo sešitu je dvoufázový proces:

1. Zkontrolujte, zda jsou správné buňky uzamčené
2. Použijte volbu ochranného listu - a v případě potřeby přidejte heslo

07 z 08

Do řazení dat

Smažte data po dokončení zadání.

Práce s malým množstvím netříděných dat v aplikaci Excel nebo ve službě Google Spreadsheets obvykle není problém, ale vzhledem k tomu, že počet dat se zvětšuje, je potřeba pracovat s nimi efektivně.

Sortiment dat je snazší pochopit a analýza a některé funkce a nástroje, jako jsou VLOOKUP a SUBTOTAL vyžadují tříděná data, aby se vrátily správné výsledky.

Také řazení dat různými způsoby vám usnadní zjištění trendů, které nejsou zřejmé.

Výběr dat, které mají být seřazeny

Předtím, než je možné data třídit, aplikace Excel potřebuje znát přesný rozsah, který má být roztříděn, a většinou je aplikace Excel docela dobrá při výběru oblastí souvisejících dat - tak dlouho, jakmile byla zadána,

1. žádné prázdné řádky nebo sloupce nezůstaly v oblasti souvisejících dat;
2. a prázdné řádky a sloupce byly ponechány mezi oblastmi souvisejících dat.

Aplikace Excel dokonce přesně určí, zda má datová oblast názvy polí a vyloučit tento řádek ze záznamů, které mají být seřazeny.

Nicméně umožnění programu Excel vybrat rozsah, který má být roztříděn, může být riskantní - zejména s velkým množstvím dat, které je těžké kontrolovat.

Použití jmen pro výběr dat

Aby bylo zajištěno, že jsou vybrány správné údaje, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění.

Pokud je třeba opakovaně třídit stejný rozsah, nejlepším přístupem je dát název aName.

Pokud je název definován pro oblast, která má být tříděna, zadejte název do pole Název nebo jej vyberte z přidruženého rozbalovacího seznamu a program Excel automaticky zvýrazní správný rozsah dat v listu.

Skryté řádky a sloupce a třídění

Skryté řádky a sloupce dat se při třídění nepohybují, a proto je třeba je ještě předtím, než se uskuteční řazení, nechat vyčkat .

Například pokud je řádek 7 skrytý a je součástí řady dat, která jsou tříděna, zůstane jako řádek 7 spíše než aby se přesunula na správné místo jako výsledek třídění.

Totéž platí pro sloupce dat. Třídění podle řádků zahrnuje přeskupování sloupců dat, ale pokud je sloupec B skrytý před třídou, zůstane jako sloupec B a nebude znovu uspořádán s ostatními sloupci v tříděném rozsahu.

08 z 08

Všechny čísla by měly být uloženy jako čísla

Problém: Zkontrolujte, zda jsou všechna čísla uložena jako čísla. Pokud výsledky nejsou tak, jak jste očekávali, sloupec může obsahovat čísla uložená jako text, nikoliv jako čísla. Například negativní čísla importovaná z některých účetních systémů nebo číslo zadané s předním '(apostrof) jsou uloženy jako text.

Když rychle zoradíte data pomocí tlačítka AZ nebo ZA, může to být strašně špatné. Pokud je v rámci dat prázdný řádek nebo prázdné sloupce, část dat může být tříděna, zatímco ostatní data jsou ignorována. Představte si, jaký nepořádek budete mít, jestliže jména a telefonní číslo již neodpovídají, nebo pokud objednávky směřují ke špatným zákazníkům!

Nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby byl správný rozsah dat vybrán před třídou, je poskytnout mu jméno.

Druhý předpoklad ovlivňuje přesně to, co Excel třídí. Pokud máte vybránu jednu buňku, program Excel rozšiřuje výběr výběru rozsahu (stejně jako stisknutí klávesy Ctrl + Shift + 8) ohraničený jedním nebo více prázdnými sloupci a řádky. Potom zkontroluje první řádek ve zvoleném rozsahu a zjistí, zda obsahuje informace o hlavičce nebo ne.

Toto je místo, kde se třídění s nástroji na panelu nástrojů může stát problematickým - vaše záhlaví (za předpokladu, že máte jednu) musí splňovat některé velmi přísné pokyny, aby aplikace Excel rozpoznala jako hlavičku. Například pokud jsou v řádku záhlaví prázdné buňky, může si aplikace Excel myslet, že to není záhlaví. Stejně tak, pokud je řádek hlavičky formátován stejně jako ostatní řádky v datovém rozsahu, nemusí jej rozpoznat. Také, pokud se vaše datová tabulka skládá výhradně z textu a váš hlavičkový řádek neobsahuje nic než text, aplikace Excel - prakticky po celou dobu - nerozpozná řádek záhlaví. (Řádek vypadá jako jiný řádek dat do aplikace Excel.)

Pouze po výběru rozsahu a určení, zda existuje řádek hlavičky, provede aplikace Excel skutečné řazení. Jak jste spokojeni s výsledky, závisí na tom, zda aplikace Excel získala jak správnou volbu rozsahu, tak i určení řádku záhlaví. Například pokud aplikace Excel nemyslí, že máte řádek záhlaví a vy děláte, pak je vaše hlavička roztříděna do těla dat; to je obecně špatná věc.

Chcete-li se ujistit, že rozsah dat je správně rozpoznán, použijte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + 8, abyste zjistili, co Excel vybere; to je to, co bude roztříděno. Pokud neodpovídá vašim očekáváním, je třeba upravit znaky dat v tabulce nebo musíte vybrat rozsah dat před použitím dialogového okna Třídění.

Chcete-li se ujistit, že je vaše pozice správně rozpoznána, použijte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + 8 pro výběr rozsahu dat a potom se podívejte na první řádek. Pokud má záhlaví prázdné buňky mezi těmi, které jste vybrali v prvním řádku nebo v prvním řádku, je formátován stejně jako druhý řádek nebo máte vybráno více řádků záhlaví, pak aplikace Excel předpokládá, že vůbec není řádek hlavičky. Chcete-li to opravit, proveďte změny v řádku záhlaví, abyste se ujistili, že je správně rozpoznán aplikací Excel.

Konečně, všechny sázky mohou být vypnuty, pokud vaše datová tabulka používá víceřádkové záhlaví. Aplikace Excel má těžké rozpoznat je. Problém jste složili, když očekáváte, že do tohoto záhlaví budou zahrnuty prázdné řádky. to prostě nemůže udělat automaticky. Můžete však jednoduše vybrat všechny řádky, které chcete třídit, než provedete řazení. Jinými slovy, být konkrétní v tom, co chcete třídit Excel; nenechte aplikaci Excel předem pro vás.
Data a časy uložené jako text

Pokud se výsledky třídění podle data nevyvíjejí podle očekávání, data ve sloupci obsahujícím klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoliv jako čísla (data a časy jsou pouze formátované číselné údaje).

Na výše uvedeném snímku skončil rekord pro A. Petersona ve spodní části seznamu, kdy na základě data vypůjčení - 5. listopadu 2014 - měl být rekord umístěn nad rekord pro A. Wilsona, který také má dlužník 5. listopadu.

Důvodem neočekávaných výsledků je, že datum zapůjčení pro A. Petersona bylo uloženo jako text, nikoliv jako číslo
Smíšené údaje a rychlé řazení.

Při použití metody rychlého třídění záznamů obsahujících textová a číselná data jsou smíšeny, Excel třídí čísla a textová data samostatně - umístění záznamů s textovými daty v dolní části seřazeného seznamu.

Excel také může obsahovat záhlaví sloupců ve výsledcích řazení - interpretovat je pouze jako jiný řádek textových dat namísto názvů polí pro datovou tabulku.
Třídit varování - Třídit dialogové okno

Jak je znázorněno na obrázku výše, pokud je použito dialogové okno řazení, i pro třídění na jednom sloupci, aplikace Excel zobrazí zprávu, která vás upozorní, že se setkala s daty uloženými jako text a umožňuje vám vybrat:

Seřadit cokoliv, které vypadá jako číslo jako číslo
Seřadit čísla a čísla uložená samostatně jako text

Pokud zvolíte první možnost, aplikace Excel se pokusí umístit textová data do správného umístění výsledků třídění.

Vyberte druhou možnost a aplikace Excel umístí záznamy obsahující textová data do dolní části výsledků řazení - stejně jako u rychlých třídění.