Jak vytvořit databázi v aplikaci Excel

Sledovat kontakty, sbírky a další data s databází aplikace Excel

Občas musíme sledovat informace a dobré místo je v databázi Excel. Ať už se jedná o osobní seznam telefonních čísel, seznam kontaktů pro členy organizace nebo týmu nebo sbírku mincí, karet nebo knih, soubor databáze aplikace Excel usnadňuje zadávání, ukládání a vyhledávání konkrétních informací.

Program Microsoft Excel je vybaven nástroji, které vám pomohou sledovat data a hledat konkrétní informace, pokud je chcete. Stejně tak se svými stovkami sloupců a tisíců řádků tabulka Excel může uchovávat obrovské množství dat .

Zadání dat

Základní formát pro ukládání dat v databázi aplikace Excel je tabulka.

Jakmile je tabulka vytvořena, lze pomocí datových nástrojů aplikace Excel vyhledávat, třídit a filtrovat záznamy v databázi a vyhledávat konkrétní informace.

Chcete-li pokračovat spolu s tímto tutoriálem, zadejte data tak, jak je uvedeno na obrázku výše.

Zadejte ID studentů rychle:

1. Zadejte první dva identifikátory - ST348-245 a ST348-246 do buňky A5 a A6 .
2. Zvýrazněte dvě identifikační čísla a vyberte je.
3. Klikněte na rukojeť a přetáhněte ji dolů do buňky A13 .
4. Zbytek Student ID by měl být správně vložen do buněk A6 až A13.

Zadávání údajů správně

Při zadávání dat je důležité zajistit, aby byly zadány správně. Jiný než řádek 2 mezi názvem tabulky a nadpisy sloupců nenechávejte žádné jiné prázdné řádky při zadávání dat. Také se ujistěte, že nenecháte žádné prázdné buňky.

Chyby dat způsobené nesprávným zadáním dat jsou zdrojem mnoha problémů týkajících se správy dat. Pokud jsou data správně zadána na začátku, je pravděpodobné, že program vám poskytne požadované výsledky.

Řádky jsou záznamy

Každý jednotlivý řádek dat v databázi je znám jako záznam . Při zadávání záznamů dodržujte tyto pokyny:

• V vytvořené tabulce neopouštějte prázdné řádky. To zahrnuje NENÍ opuštění prázdného řádku mezi nadpisy sloupců a prvním řádkem dat.
• Záznam může obsahovat údaje o pouze jedné konkrétní položce.
• Záznam musí také obsahovat VŠECHNY data v databázi o dané položce. Nemohou být informace o položce ve více než jednom řádku.

Sloupce jsou pole

Zatímco řady v databázi aplikace Excel jsou označovány jako záznamy, sloupce jsou známé jako pole . Každý sloupec potřebuje název pro identifikaci dat, které obsahuje. Tyto nadpisy se nazývají názvy polí.

• Názvy polí se používají k zajištění toho, aby data pro každý záznam byla zadána ve stejném pořadí.
• Zkontrolujte, zda jsou všechny údaje ve sloupci zadány ve stejném formátu. Pokud začnete zadávat čísla jako číslice (například 10 nebo 20), držte je. Nezměňujte se částečně a začněte zadávat čísla jako slova (například deset nebo dvacet). Být konzistentní.
• Nenechávejte prázdné sloupce v tabulce.

Vytvoření tabulky

Po zadání dat je možné jej převést na tabulku . Udělat to tak:

1. Zvýrazněte buňky A3 až E13 v listu.
2. Klikněte na kartu Domovská stránka .
3. Kliknutím na možnost Formát jako tabulka na pásu karet otevřete rozbalovací nabídku.
4. Zvolte modrý styl Stolní styl 9 pro otevření dialogového okna Formát jako tabulka .
5. Zatímco dialogové okno je otevřené, buňky A3 až E13 v listu by měly být obklopeny pochodujícími mravenci.
6. Pokud pochodové mravence obklopují správný rozsah buněk, klepněte na tlačítko Ok v dialogovém okně Formát jako tabulka .
7. Pokud pochodující mravenci neobklopují správný rozsah buněk, zvýrazněte správný rozsah v listu a klepněte na tlačítko Ok v dialogovém okně Formát jako tabulka .
8. Tabulka by měla obsahovat šipky rozbalovacího seznamu přidávaných vedle každého názvu pole a řádky tabulky by měly být formátovány střídavě a tmavě modře.

Použití databázových nástrojů

Jakmile vytvoříte databázi, můžete pomocí nástrojů umístěných pod rozbalovacími šipkami vedle každého názvu pole třídit nebo filtrovat data.

Třídění dat

1. Klikněte na rozbalovací šipku vedle názvu pole Název poslední.
2. Klepnutím na možnost Třídit A až Z můžete abecedně řadit databázi.
3. Po roztřídění by Graham J. měl být prvním stolem v tabulce a Wilson. R by měla být poslední.

Filtrování dat

1. Klikněte na rozbalovací šipku vedle názvu pole Program .
2. Zaškrtnutím políčka vedle možnosti Vybrat vše zrušte zaškrtnutí všech políček.
3. Klepnutím na zaškrtávací políčko vedle možnosti Obchodní přidáte zaškrtnutí do pole.
4. Klepněte na tlačítko OK .
5. Pouze dva studenti - G. Thompson a F. Smith by měli být vidět, protože jsou jediní dva zapsáni do obchodního programu.
6. Chcete-li zobrazit všechny záznamy, klikněte na šipku vedle pole Název programu .
7. Klikněte na volbu Vymazat filtr z možnosti "Program" .

Rozšíření databáze

Přidání dalších záznamů do databáze:

• Umístěte ukazatel myši na malou tečku v pravém dolním rohu tabulky.
• Ukazatel myši se změní na dvouhlavou šipku.
• Když k tomu dojde, klepněte a podržte pravé tlačítko myši a přetáhněte ukazatel směrem dolů a přidejte prázdný řádek do dolní části databáze.
• Do tohoto nového řádku přidejte následující údaje:
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Věda

Dokončení formátování databáze

1. Zvýrazněte buňky A1 až E1 v listu.
2. Klikněte na kartu Domovská stránka .
3. Klepnutím na možnost Sloučení a centrum pásu klepnete na střed titulu.
4. Kliknutím na barvu výplně (vypadá jako barva plechovky) na pásu karet otevřete rozbalovací seznam barev výplně.
5. Zvolte Modrý, Akcent 1 ze seznamu a změňte barvu pozadí v buňkách A1 - E1 na tmavě modrou.
6. Klepnutím na ikonu Barva písma na panelu nástrojů Formátování (velká písmena "A") otevřete rozbalovací seznam barev písma.
7. Zvolte bílou ze seznamu, chcete-li změnit barvu textu v buňkách A1 - E1 na bílou.
8. Zvýrazněte buňky A2 - E2 v listu.
9. Klepnutím na barvu výplně na pásu karet otevřete rozbalovací seznam barev výplně.
10. Chcete-li změnit barvu pozadí v buňkách A2 - E2 na světle modrou, vyberte možnost Modrý, Akcent 1, Zapalovač 80 .
11. Zvýrazněte buňky A4 - E14 v listu.
12. Klepněte na možnost Střed na pásu klepnutím na střed zarovnat text v buňkách A14 na E14.
13. V tomto okamžiku, pokud jste následovali všechny kroky tohoto kurzu správně, tabulka by se měla podobat tabulce na obrázku v kroku 1 tohoto tutoriálu.

Databázové funkce

Syntaxe : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Kde funkce D je jedna z následujících:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Typ : Databáze

Funkce databáze jsou obzvláště užitečné, když se tabulky Google používají k udržování strukturovaných dat, například databáze. Každá funkce databáze, Dfunction , vypočítá odpovídající funkci na podmnožině buněčného rozsahu považovaného za databázovou tabulku. Funkce databáze mají tři argumenty:

• Database_arr je rozsah, vložené pole nebo pole generované výrazem pole, který je strukturován tak, že každý řádek za řádek 1 je záznam databáze a každý sloupec je pole databáze. Řádek 1 obsahuje štítky pro každé pole.
• Field_str | num označuje, který sloupec (pole) obsahuje hodnoty, které mají být zprůměrovány. To může být vyjádřeno buď jako název pole (textový řetězec) nebo číslo sloupce, kde sloupec vlevo sloužil jako 1.
• Criteria_arr je rozsah, vložené pole nebo pole generované výrazem pole, který je strukturován tak, že první řádek obsahuje názvy polí, ke kterým bude použito kritérium (kritéria), a následující řádky obsahují podmíněný test (y) .

První řádek v kritériích určuje názvy polí. Každý další řádek v kritériích představuje filtr, což je soubor omezení příslušných polí. Omezení jsou popsána pomocí notace dotazu podle příkladu a mohou obsahovat hodnotu pro porovnání nebo porovnávací operátor s následnou porovnávací hodnotou. Příklady omezení jsou: "Čokoláda", "42", "> = 42", "<> 42". Prázdná buňka neznamená žádné omezení příslušného pole.

Filtr odpovídá řádu databáze, pokud jsou splněna všechna omezení filtru (omezení v řádku filtru). Databáze řádek (záznam) splňuje kritéria, pokud a pouze pokud se jej shoduje alespoň jeden filtr. Název pole se může objevit více než jednou v rozsahu kritérií, aby bylo možné použít více omezení současně (například teplota> = 65 a teplota <= 82).

DGET je jediná databázová funkce, která nehromadí hodnoty. DGET vrátí hodnotu pole zadaného v druhém argumentu (podobně jako VLOOKUP) pouze tehdy, když přesně jeden záznam odpovídá kritériím; v opačném případě se vrátí chyba, která označuje žádné shody nebo více shod