Excel Krok za krokem Základní výukový program

Použití aplikace Excel není tak těžké, jak se zdá

Excel je elektronický tabulkový procesor (aka software ), který slouží k ukládání, organizování a manipulaci s daty.

Data jsou uložena v jednotlivých buňkách, které jsou obvykle uspořádány v řadě sloupců a řádků v listu. Tato sbírka sloupců a řádků je označována jako tabulka. Tabulky používají nadpisy v horním řádku a vlevo od tabulky pro identifikaci dat uložených v tabulce.

Aplikace Excel může také provádět výpočty dat pomocí vzorců . K usnadnění vyhledávání a čtení informací v listu má aplikace Excel mnoho formátovacích funkcí, které lze použít na jednotlivé buňky, řádky a sloupce nebo na celé tabulky dat.

Protože každý list v nejnovějších verzích aplikace Excel obsahuje miliardy buněk na jeden list, každá buňka má adresu známou jako odkaz na buňku, takže může být odkazována ve vzorcích, grafech a dalších funkcích programu.

Tento tutoriál zahrnuje kroky nezbytné k vytvoření a formátování základní tabulky obsahující tabulku dat, vzorce a formátování, které jsou vidět na obrázku výše.

Témata zahrnutá v tomto tutoriálu jsou:

• Zadání dat do tabulky
• Rozšíření sloupců jednotlivých pracovních listů
• Přidání aktuálního data a pojmenovaného rozsahu do listu
• Přidání vzorce dedukce
• Přidání vzorce čisté mzdy
• Kopírování vzorců pomocí rukojeti naplnění
• Přidání formátování čísel na data
• Přidání formátování buňky

01 z 08

Spuštění tabulky dat

Zadávání dat do buněk pracovního listu je vždy proces tří kroků.

Tyto kroky jsou:

1. Klikněte na buňku, ve které chcete data procházet.
2. Zadejte data do buňky.
3. Stiskněte klávesu Enter na klávesnici nebo klikněte myší na jinou buňku.

Jak bylo uvedeno, každá buňka v listu je identifikována adresou nebo odkazem na buňku , která se skládá ze sloupcového písmena a čísla řádku, které se protínají v místě buňky.

Při psaní odkazu na buňku je písmeno sloupce vždy zapsáno nejdříve, za nímž následuje číslo řádku - např. A5, C3 nebo D9.

Při zadávání údajů pro tento tutoriál je důležité zadat data do správných buněk pracovního listu. Vzorce zadané v následujících krocích využívají odkazy na buňky vložených dat.

Zadání výukového data

1. Chcete-li postupovat podle této příručky, použijte odkazy na buňky, které jsou uvedeny v obrázku výše, a zadejte všechna data do prázdného listu aplikace Excel.

02 z 08

Rozšíření sloupců v aplikaci Excel

Šířka buňky ve výchozím nastavení umožňuje před zobrazením dat do další buňky napravo pouze osm znaků jakékoli položky dat.

Je-li buňka nebo buňky vpravo prázdné, zadané údaje se zobrazují v listu, jak je vidět v hlavičce pracovního listu Výpočty odečtu pro zaměstnance zadané do buňky A1.

Pokud však buňka napravo obsahuje data, obsah první buňky je zkrácen na prvních osm znaků.

Několik datových buněk zadaných v předchozím kroku, jako je například rychlost odečtu štítku : vložené do buňky B3 a Thompson A., které byly vloženy do buňky A8, jsou zkráceny, protože buňky vpravo obsahují data.

Chcete-li tento problém vyřešit, aby byly údaje plně viditelné, sloupce obsahující tyto údaje je třeba rozšířit.

Stejně jako u všech programů společnosti Microsoft existuje několik způsobů rozšíření sloupců . Níže uvedené kroky zahrnují způsob rozšíření sloupců pomocí myši.

Rozšíření sloupců jednotlivých pracovních listů

1. Umístěte ukazatel myši na řádek mezi sloupci A a B v záhlaví sloupce .
2. Ukazatel se změní na šipku s dvojitou hlavou.
3. Klepnutím a podržením levého tlačítka myši a přetáhněte dvojitou šipku doprava pro rozšíření sloupce A, dokud se nezobrazí celý záznam Thompson A.
4. Rozšiřte další sloupce tak, aby zobrazovaly údaje podle potřeby.

Šířky sloupců a názvy pracovních listů

Vzhledem k tomu, že název listu je tak dlouhý ve srovnání s ostatními štítky ve sloupci A, pokud byl tento sloupec rozšířen tak, aby se zobrazil celý název v buňce A1, list by nejen vypadal nepatrně, ale způsobil by obtížnost použití listu kvůli mezery mezi štítky vlevo a ostatními sloupci dat.

Jelikož v řádku 1 nejsou žádné další položky, není správné nechat název, protože se rozlévá do buněk napravo. Alternativně má aplikace Excel funkci nazvanou sloučení a centrum, které bude použito v pozdějším kroku k rychlému rozdělení názvu nad tabulku dat.

03 ze dne 08

Přidání data a pojmenovaného rozsahu

Přehled funkčních dat

Je normální přidávat datum do tabulky - poměrně často k označení, kdy byl list naposledy aktualizován.

Aplikace Excel má řadu datových funkcí, které usnadňují zadání data do listu.

Funkce jsou pouze vestavěné vzorce v aplikaci Excel, které usnadňují dokončení běžně prováděných úloh - například přidání data do pracovního listu.

Funkce TODAY je snadno použitelná, protože nemá žádné argumenty - což jsou data, která je třeba dodat do funkce, aby fungovala.

Funkce TODAY je také jednou z nestálých funkcí aplikace Excel, což znamená, že se aktualizuje vždy, když přepočítává - což je obvykle v době otevření pracovního listu.

Přidání data do funkce TODAY

Níže uvedené kroky přidávají funkci TODAY do buňky C2 v listu.

1. Klepnutím na buňku C2 ji vytvoříte jako aktivní buňku
2. Klikněte na kartu Vzorky karet
3. Klepnutím na možnost Datum a čas na pásu karet otevřete seznam funkcí datumu
4. Klepnutím na funkci Dnes vyvoláte dialogové okno funkce
5. Klepnutím na tlačítko OK v dialogovém okně zadáte funkci a vrátíte se do pracovního listu
6. Aktuální datum by mělo být přidáno do buňky C2

Vidět ###### Symboly místo data

Pokud se v buňce C2 objeví řada značek značky hash namísto data po přidání funkce TODAY do této buňky, je to proto, že buňka není dostatečně široká, aby zobrazovala formátovaná data.

Jak již bylo zmíněno výše, neformátovaná čísla nebo textová data se přenášejí na prázdné buňky napravo, pokud jsou pro buňku příliš široké. Údaje, které byly naformátovány jako konkrétní typ čísla - například měna, data nebo čas, se však nepřekládají do další buňky, pokud jsou širší než buňka, ve které se nacházejí. Místo toho zobrazují chybu ######.

Chcete-li problém odstranit, rozšířete sloupec C metodou popsanou v předchozím kroku tutoriálu.

Přidání pojmenovaného rozsahu

Pojmenovaný rozsah je vytvořen, když je k jednomu nebo více bunkám přidělen název, který usnadňuje identifikaci rozsahu. Pojmenované rozsahy mohou být použity jako náhrada za odkazy na buňky, pokud se používají ve funkcích, vzorcích a grafech.

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit pojmenované rozsahy, je použít pole s názvem v levém horním rohu listu nad čísly řádků.

V tomto výukovém kurzu bude měřená hodnota dána buňce C6 k určení sazby odečtení platů zaměstnanců. Uvedený rozsah bude použit ve vzorech dedukce, které budou přidány do buněk C6 až C9 listu.

1. Vyberte buňku C6 v listu
2. Zadejte "rychlost" (bez uvozovek) do pole Název a stiskněte klávesu Enter na klávesnici
3. Cell C6 má nyní název "rychlost"

Tento název se použije pro zjednodušení vytváření vzorců odečtů v dalším kroku tutoriálu.

04 ze dne 08

Zadání vzorců Zaměstnanecké slevy

Přehled formule aplikace Excel

Formule aplikace Excel umožňují provádět výpočty o číselných datech zadaných do listu .

Formuláře aplikace Excel lze použít ke zkrácení základních čísel, například ke sčítání nebo odčítání, stejně jako k složitějším výpočtům, jako je zjištění průměru studentů o výsledcích testů a výpočet plateb hypotéky.

• Vzorce v aplikaci Excel vždy začínají znaménkem rovnosti ( = )
• Rovnoměrný znak je vždy zadán do buňky, kde chcete, aby se odpověď objevila
• Vzorec je dokončen stisknutím klávesy Enter na klávesnici

Použití odkazů buňky ve vzorcích

Obvyklý způsob vytváření vzorců v aplikaci Excel zahrnuje zadání dat vzorců do buněk pracovního listu a poté použití odkazů na buňky pro data ve vzorci namísto samotných dat.

Hlavní výhodou tohoto přístupu je to, že pokud se později stává nutné měnit data , je to prostě záležitost nahrazení dat v buňkách spíše než přepsání vzorce.

Výsledky vzorce se automaticky aktualizují, jakmile se data změní.

Použití pojmenovaných rozsahů ve vzorcích

Alternativou odkazů na buňky jsou použité pojmenované rozsahy - například jmenovitá míra rozsahu vytvořená v předchozím kroku.

Ve vzorci je pojmenovaný rozsah stejný jako odkaz na buňku, ale běžně se používá pro hodnoty, které se používají několikrát v různých vzorcích - jako je například sazba odpočtu pro důchody nebo zdravotní přínosy, sazbu daně nebo vědecký konstanta - zatímco odkazy na buňky jsou praktičtější ve vzorcích, které odkazují na specifická data pouze jednou.

V níže uvedených krocích se při vytváření vzorců používají jak odkazy na buňky, tak pojmenovaný rozsah.

Zadání vzorců Zaměstnanecké slevy

První vzorec vytvořený v buňce C6 vynásobí hrubou mzdu zaměstnance B. Smithovu rychlostí odečtu v buňce C3.

Hotová vzorec v buňce C6 bude:

= Rychlost B6 *

Pomocí polohování zadejte vzorec

I když je možné zadat výše uvedený vzorec do buňky C6 a zobrazí se správná odpověď, je lepší použít směrování pro přidání odkazů na buňky do vzorců, aby se minimalizovala možnost vzniku chyb způsobených zadáním nesprávného odkazu na buňku.

Polohování zahrnuje klepnutí na buňku s daty pomocí ukazatele myši a přidat vzorek buňky nebo pojmenovaný rozsah.

1. Klepněte na buňku C6, abyste vytvořili aktivní buňku
2. Zadejte rovnocenný znak ( = ) do buňky C6 a začněte vzorec
3. Klepnutím na buňku B6 pomocí ukazatele myši přidáte tento odkaz na vzorec po rovnoměrném znaménku
4. Zadejte symbol násobení ( * ) do buňky C6 po odkazu na buňku
5. Klepnutím na buňku C3 pomocí ukazatele myši přidáte pojmenovanou míru rozsahu do vzorce
6. Stisknutím klávesy Enter na klávesnici dokončete vzorec
7. Odpověď 2747.34 by měla být přítomna v buňce C6
8. Přestože odpověď na vzorec je zobrazena v buňce C6, klepnutím na buňku se zobrazí vzorec = B6 * rychlost ve vzorci nad pracovní tabulkou

05 z 08

Zadání vzorce čistého platu

Zadání vzorce čistého platu

Tento vzorec je vytvořen v buňce D6 a vypočítává čistou mzdu zaměstnance odečtením částky odpočtu vypočtené v prvním vzorci z hrubé mzdy .

Hotová vzorec v buňce D6 bude:

= B6-C6

1. Klepnutím na buňku D6 ji vytvoříte jako aktivní buňku
2. Zadejte znaménko ( = ) do buňky D6
3. Klepnutím na buňku B6 pomocí ukazatele myši přidáte tento odkaz na vzorec po rovnoměrném znaménku
4. Zadejte znaménko mínus ( - ) v buňce D6 po odkazu na buňku
5. Klepněte na buňku C6 ukazatelem myši na odkaz buňky na vzorec
6. Stisknutím klávesy Enter na klávesnici dokončete vzorec
7. Odpověď 43 041,66 by měla být přítomna v buňce D6
8. Chcete-li vidět vzorec v buňce D6, klepněte na buňku, chcete-li v řádku vzorců zobrazit vzorec = B6 - C6

Relativní odkazy na buňky a vzorce pro kopírování

Doposud byly vzorky Odpočty a čistá mzda přidány pouze do jedné buňky každé v pracovním listu C6 a D6.

Výsledkem je, že pracovní list je v současné době dokončen pouze pro jednoho zaměstnance - B. Smitha.

Spíše než procházet časově náročným úkolem obnovit každý vzorec pro ostatní zaměstnance, Excel dovoluje, za určitých okolností, vzorce, které mají být kopírovány do jiných buněk.

Tyto okolnosti nejčastěji zahrnují použití konkrétního typu odkazu na buňku - známého jako relativní odkaz buňky - ve vzorcích.

Odkazy na buňky, které byly zadány do vzorců v předchozích krocích, jsou relativní odkazy na buňky a jsou výchozím typem odkazu na buňky v aplikaci Excel, aby byly vzorky kopírování co nejjednodušší.

Další krok v tutoriálu používá funkci Fill Handle, abyste zkopírovali dvě vzorce do řádků níže, abyste mohli vyplnit tabulku dat pro všechny zaměstnance.

06 z 08

Kopírování vzorců pomocí rukojeti pro plnění

Vyplňte popis rukojeti

Rukojeť výplně je malá černá tečka nebo čtvereček v pravém dolním rohu aktivní buňky .

Rukojeť výplně má řadu použití, včetně kopírování obsahu buňky do sousedních buněk . plnění buněk řadou čísel nebo textových štítků a kopírování vzorců.

V tomto kroku tutoriálu se použije popisovač výplně pro kopírování vzorců Odpočet a čistá mzda z buněk C6 a D6 dolů do buněk C9 a D9.

Kopírování vzorců pomocí rukojeti pro plnění

1. Zvýrazněte buňky B6 a C6 v listu
2. Umístěte ukazatel myši na černý čtverec v pravém dolním rohu buňky D6 - ukazatel se změní na znaménko plus "+"
3. Klepněte a podržte levé tlačítko myši a přetáhněte ovladač výplně dolů do buňky C9
4. Uvolněte tlačítko myši - buňky C7 až C9 by měly obsahovat výsledky odvozovacího vzorce a buňky D7 až D9 vzorce čisté mzdy

07 z 08

Použití formátování čísel v aplikaci Excel

Přehled formátování čísel programu Excel

Formátování čísel znamená přidání symbolů měny, desetinných značek, procentních značek a dalších symbolů, které pomáhají identifikovat typ dat v buňce a usnadnit čtení.

Přidání procentního symbolu

1. Zvolte buňku C3, abyste ji zvýraznili
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet
3. Klepnutím na možnost Obecné otevřete rozbalovací nabídku Formát čísel
4. V nabídce klepněte na volbu Procento pro změnu formátu hodnoty v buňce C3 od 0,06 do 6%

Přidání symbolu měny

1. Zvolte buňky D6 až D9 a zvýrazněte je
2. Na domovské kartě karet klikněte na možnost Obecné a otevřete rozbalovací nabídku Formát čísel
3. Kliknutím na menu Měna v nabídce změníte formátování hodnot v buňkách D6 na D9 na měnu s dvěma desetinnými místy

08 z 08

Použití formátování buněk v aplikaci Excel

Přehled formátování buněk

Formátování buňky se týká možností formátování - například použití tučného formátování na text nebo čísla, změnu zarovnání dat, přidávání hranic do buněk nebo použití funkce sloučení a centra ke změně vzhledu dat v buňce.

V tomto výukovém programu budou výše uvedené buněčné formáty aplikovány na konkrétní buňky v listu tak, aby odpovídaly dokončenému listu, který je uveden na stránce 1 výukového programu.

Přidání výrazného formátování

1. Zvolte buňku A1, abyste ji zvýraznili.
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet .
3. Klepnutím na možnost Bold formátování, jak je uvedeno ve výše uvedeném obrázku, zvýrazníte údaje v buňce A1.
4. Opakujte výše uvedený postup kroků, aby se tučily údaje v buňkách A5 až D5.

Změna nastavení dat

Tento krok změní výchozí zarovnání vlevo několika buněk na zarovnání v centru

1. Zvolte buňku C3, abyste ji zvýraznili.
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet.
3. Klikněte na možnost Zarovnání středu, jak je uvedeno ve výše uvedeném obrázku, abyste vycentrovali data v buňce C3.
4. Opakujte výše uvedený postup kroků, abyste zarovnali data v buňkách A5 až D5.

Sloučit a středové buňky

Kombinace a volba Centrum spojuje množství vybraných do jedné buňky a centrování zadávání dat v levé většině buňky v nové sloučené buňce. Tento krok sloučí a zcentruje název pracovního listu - Výpočty odečtu pro zaměstnance ,

1. Vyberte buňky A1 až D1 a zvýrazněte je.
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet.
3. Klepnutím na možnost Merge a centrum, jak je uvedeno ve výše uvedeném obrázku, sloučíte buňky A1 až D1 a středem tohoto článku přes tyto buňky.

Přidání dolních hranic do buněk

Tento krok přidá spodní hranice do buněk, které obsahují data v řádcích 1, 5 a 9

1. Vyberte sloučenou buňku A1 až D1 a zvýrazněte ji.
2. Klikněte na kartu Domov na pásu karet.
3. Klepnutím na šipku dolů vedle možnosti Hranice, jak je uvedeno ve výše uvedeném obrázku, otevřete rozbalovací nabídku ohraničení.
4. Klepnutím na možnost Boční okraj v nabídce přidejte okraj do dolní části sloučené buňky.
5. Opakujte výše uvedený postup kroků, abyste přidali dolní okraj buňky A5 až D5 a buňky A9 až D9.